Si está enviando una carta comercial en papel, está más seguro si se adhiere a un formato estándar y tradicional. La Universidad de Purdue sugiere que empieces con tu propio nombre y dirección, a menos que esté en el membrete, y luego la fecha debajo. Debajo de eso, escriba el nombre y la dirección del destinatario, luego el saludo. Si envía muchas cartas, puede ahorrar tiempo configurando una plantilla en su computadora.
Revise sus hechos
Usted no ganará clientes ni influirá en las personas si se equivocan los hechos básicos. El Emily Post Institute dice que debe estar seguro del nombre y la dirección del destinatario, y del nombre exacto de su negocio, antes de enviar la carta por correo. Si el nombre del destinatario es neutral en cuanto al género, como Pat o Sam, averigüe, si puede, si está escribiendo a un hombre o una mujer. Cuando escriba la carta, corríjala para confirmar que escribió todo correctamente.
Escribiendo a extraños
Si le escribe a alguien que no conoce bien, como un posible cliente, mantenga las cosas formales utilizando a la Sra., Al Sr. o al Dr., según corresponda. Si no sabe el género, juegue a lo seguro con "Estimado Pat Smith". Si todo lo que tiene es un título como director de ventas, "Estimado director de ventas" es aceptable. Sin embargo, la revista Inc. dice que si puedes encontrar el nombre correcto, es preferible. Si es alguien que has conocido, "Querida Pat" puede ser aceptable, es una decisión de juicio que tendrás que hacer.
Mantenlo conciso
Cuando esté escribiendo una carta comercial, sea conciso. Si tiene alguna conexión (se reunió en la Cámara de Comercio, un colega la recomendó), querrá mencionarlo, señala Xerox en su sitio web. Luego, dirígete al punto de la carta, que debe ser el contenido para el destinatario. Si se trata de una carta de ventas, por ejemplo, usted desea mencionar las ventajas de comprarle. Sin embargo, no lo aborde como una explosión de correo electrónico, incluso si está enviando una docena de cartas similares, hágalo lo más individual posible.
Elige las palabras con cuidado
Si le escribe a alguien dentro de su compañía, su elección de saludo puede depender no solo de si la ha conocido, sino de si es su supervisor, el CEO o uno de sus subordinados. La firma consultora de Public World dice que debes elegir tus palabras cuidadosamente para evitar que algo vuelva a perjudicar tu carrera. Incluso si está discutiendo un problema o enviando una carta de advertencia, mantenga un tono moderado y cortés; no escriba cuando esté enojado.Supongamos que lo que digas no se mantendrá privado, porque a menudo no lo hará.
