Ya sea que la reunión haya sido con colegas o competidores, siempre está bien aconsejado resumir lo que se discutió y especialmente lo que se decidió, y hacerlo por escrito, tan pronto como sea posible. Puede combinar piezas relevantes de una biblioteca de documentos comerciales, como la de "Inc." Sitio web de la revista.
Artículos que necesitarás
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Notas u otros registros de la reunión.
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Documentos referenciados o distribuidos en la reunión.
Comience con un resumen amistoso pero claro de la fecha, la hora y el lugar de la reunión, a quiénes asistieron en qué capacidades y una breve declaración del propósito de la reunión. Por ejemplo, "Querido Mike: Gracias de nuevo por pasar ayer por la mañana conmigo y con Steve de nuestro departamento de arte, discutiendo los planes para el rediseño de tu empaque".
Revise qué documentos y materiales se presentaron en la reunión y cualquier tema importante de discusión sobre ellos: "Me alegra que le hayan gustado las ideas de Steve tanto como a mí. Estuvimos de acuerdo en que la caja hexagonal le brinda a su producto un cambio significativo al que llamar la atención" Las características que agregará el próximo año, pero construirlo de manera horizontal en el estante serán más estables y nos permitirán hacer ambos extremos ligeramente convexos, en lugar de uno plano y el otro un punto extendido sin una conexión real con el producto."
Proporcione informes sobre todos los elementos de acción acordados en la reunión: "Steve se ha comprometido a tener las nuevas especificaciones de diseño para nuestra unidad de fabricación hoy, y deberían poder darme nuevas cifras de costos para el cartón horizontal para el final de la semana. Steve y ambos me sentiré decepcionado si esas cifras no están al menos un 20 por ciento por debajo de las estimaciones que teníamos ayer para el envase vertical de punta alta, ya que la fabricación será simétrica y menos compleja de ajustar. Sin embargo, necesitaremos una decisión de usted sobre si la hebilla del cinturón se imprimirá o estampará, y si desea tinta metálica, antes de que podamos reafirmar los costos ".
Establezca plazos para los próximos pasos de todas las partes: "Tomé nota de que pensaba que podía tomar esas decisiones tomadas hoy o mañana. Eso nos permitiría contactarlo el lunes de cierre de operaciones con cifras de costos lo suficientemente firmes para que podamos comenzar. Para formalizar un contrato.
Cierre la carta de la manera más amigable que sea apropiada para la naturaleza de la reunión, y replantee los planes para cualquier otra reunión que haya programado: "Siempre es un placer reunirme con usted. Almuerzo el martes en su oficina en mi calendario, Cuando traigo la maqueta, Steve está trabajando. Por favor, avísame si Jan podrá unirse a nosotros ".
Consejos
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El correo electrónico está bien como una forma de enviar el seguimiento de la manera más oportuna, pero siempre es mejor enviar también una copia impresa, especialmente cuando la reunión incluyó varias compañías y asuntos que se formalizarán más adelante en los contratos y órdenes de compra. Envíe copias de la carta de resumen a todos los que asistieron a la reunión o se mencionan en la carta por nombre, función o departamento.
