Escribir una política de compras puede parecer una pérdida de tiempo, especialmente en una pequeña empresa. Sin embargo, tener una política formal que todos los empleados entiendan lo ayudará a asegurarse de que gaste su dinero operativo de manera inteligente. A medida que crezca, las políticas escritas se volverán críticas para su éxito. Escriba su política de compras con aquellos que la usarán en mente. Si no pueden entender la política, o si el proceso es demasiado complicado o difícil de manejar, los empleados se sentirán frustrados y es más probable que cometan errores o que ignoren intencionalmente la política para poder realizar el trabajo.
Decida quién tendrá autoridad para realizar compras en nombre de la compañía. Establezca límites en la autoridad de compra y determine quién aprobará las compras por encima de esos límites.
Escriba las pautas para la selección del vendedor. Determine cómo funcionará el proceso de licitación y cuántas ofertas deben obtenerse para cada oportunidad. Explique todos los criterios que los compradores deben usar para evaluar las ofertas. Los criterios pueden incluir precio, calidad, seguro, duración de la operación del proveedor y más.
Indique las circunstancias bajo las cuales los empleados pueden celebrar un contrato. Describir el proceso para la aprobación del contrato y asignar autoridad para la firma del contrato. Establecer un límite máximo de contrato. Estipular con qué frecuencia deben evaluarse los contratos de servicios regulares.
Establecer reglas sobre la aceptación de regalos y comidas de los proveedores. Algunas compañías permiten comidas pero no regalos, mientras que otras permiten regalos hasta un cierto valor en dólares. Algunas compañías permiten regalos grupales, pero no regalos personales, y algunos prohíben los regalos de proveedores por completo.
Redactar una política de conflicto de intereses. Algunas compañías prohíben que los empleados compren a proveedores en los que tienen un interés: otras extienden la prohibición a compañías en las que un amigo cercano o familiar tiene un interés. Aún otros no aplican tal restricción.
Establecer pautas de confidencialidad. Estipule qué tipo de información se considera confidencial y establezca un período de tiempo durante el cual los empleados que poseen esta información tienen prohibido divulgarla.
Explique su sistema de pedidos. Dar instrucciones sobre cómo escribir y emitir órdenes de compra. Si su sistema informático le permite establecer niveles de stock mínimos y alertas de compra cuando se alcanzan esos niveles, explique cómo hacerlo. Si su empresa almacena productos utilizando un código de barras u otro sistema informático, brinde instrucciones sobre cómo cambiar los productos existentes y cómo configurar nuevos.
Documente la política que otros empleados, como el personal de recepción, utilizará para que los agentes de compras conozcan los envíos faltantes, dañados o incorrectos.
Consejos
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Es posible que desee que un abogado revise cualquier documento contractual antes de firmarlo.
Imprimir políticas en papel de logo.
Advertencia
Las empresas que cotizan en bolsa generalmente tienen políticas estrictas de conflicto de intereses. Consulte a un abogado si está escribiendo una política de compras para una empresa pública.
