Es posible que los empleados de todos los niveles deban escribir memorandos de anuncios (comúnmente conocidos como memorandos) como parte de sus trabajos. Escribir memos efectivos refleja positivamente en la persona que los escribió, ya que es una señal de tener buenas habilidades de comunicación. Los memos de anuncios brindan noticias positivas y negativas a los empleados en toda la organización. Los anuncios de promoción y apertura de empleos a menudo se reciben con entusiasmo, mientras que los cambios en las políticas y los anuncios reducidos pueden causar ansiedad y estrés. La creación de un mensaje sólido ayuda a entregar mensajes de manera clara y positiva.
Identifique el mensaje clave que está tratando de transmitir. Reflexione sobre si las noticias serán bienvenidas o no, y use esta información para decidir la mejor manera de enmarcar el mensaje que se entrega. Los mensajes negativos necesitarán más información sobre por qué se está haciendo algo, mientras que los mensajes positivos se pueden enfocar en las noticias que se envían sin agregar información de antecedentes detallada sobre por qué ocurrió el evento.
Aprenda cómo los cuatro componentes básicos de una nota. Los mejores memos se adhieren al formato aceptado reconocido en la redacción comercial. Al hacerlo, los escritores de notas se mantienen neutrales en sus anuncios y no parecen estar sesgados. Los memos contienen cuatro secciones clave: título, apertura, cuerpo y conclusión.
Crea tu encabezado. Los títulos incluyen cuatro secciones principales: a, desde, fecha y tema. El campo "Para:" incluye una lista de destinatarios y sus títulos de trabajo. El campo "De:" incluye el nombre y el título de la persona de la que proviene la nota. El campo "Fecha:" es con mayor frecuencia la fecha en que se entrega la nota, en lugar de la fecha en que se redacta o crea. El campo "Asunto:" le dice a los destinatarios el propósito de la nota. Estos campos son similares a los campos que se usan comúnmente en los correos electrónicos y deben aparecer como sigue:
Para: Desde: Fecha: Asunto:
Escribe la apertura de la nota. El párrafo de apertura se centra en el propósito de la comunicación. incluyendo cualquier información de fondo necesaria para ayudar a los destinatarios a comprender el anuncio que se está realizando.
Escribe el cuerpo de la nota. El cuerpo incluye toda la información detallada que los destinatarios deben conocer. Las promociones pueden incluir información sobre el nuevo trabajo y las responsabilidades de un empleado, así como cuándo asumirán su nuevo rol. Los cambios en las políticas deben incluir información sobre cuándo la nueva política entrará en vigencia y cómo afectará a los empleados.
Escriba la conclusión de la nota. Una buena conclusión les dice a los empleados qué deben hacer para prepararse para los cambios.
Tómese un tiempo lejos del memo y luego vuelva a él para editarlo con nuevos ojos. Las notas bien escritas están libres de errores gramaticales y entregan mensajes claros.
