Las empresas y organizaciones operan de manera sistemática que refleja el tamaño, el propósito, la etapa de desarrollo y los objetivos de la empresa. Un organigrama o organigrama es una representación visual de este sistema y estructura interna que hace que las funciones y los roles de la empresa sean más fáciles de entender. Dado que no todas las organizaciones operan de la misma manera, existen diferentes tipos de estructuras de organigramas, incluyendo funcional, matricial, divisional y flatarchy. Cada uno de estos diseños de organigrama de la empresa tiene una apariencia única y proporciona una instantánea detallada de la estructura de la organización. Los organigramas son una excelente herramienta para visualizar las relaciones de informes y los roles de los equipos dentro de la organización.
Por qué importa la estructura organizativa
Una famosa cita del miembro del Hockey Hall-of-Fame Wayne Gretzky dice que perdemos el 100 por ciento de los tiros que no tomamos, lo que en el contexto del hockey, la vida y los negocios significa que no puede lograr una meta si no toma. acción, o "la oportunidad _". _ La visión y la misión de una empresa pueden ser convincentes, pero sin una estructura claramente definida, una organización no tiene dirección, no tiene objetivos y metas claros sobre los cuales actuar, por lo tanto, pierde el 100 por ciento. De sus oportunidades para lograr el éxito. Por ejemplo, en una organización fortuita, los empleados y departamentos pueden no entender su papel y la importancia de sus contribuciones, lo que puede llevar a una falta de moral y agotamiento. Cuando una empresa define visualmente su estructura organizativa, se aclaran las descripciones de los puestos, las relaciones y los roles de las personas y los departamentos, y el logro de los objetivos se hace mucho más fácil.
A medida que la organización crece, es posible que el organigrama de la organización deba modificarse para reflejar los cambios dentro de la empresa a medida que evoluciona. Por ejemplo, un inicio podría comenzar con un gráfico de jerarquía plana, pero a medida que cobran impulso, pasar a un gráfico divisional a medida que se desarrollan nuevas regiones y marcas secundarias. Cuando su estructura de negocios actual no le permita a sus equipos cumplir con sus objetivos rápidamente, busque orientación para evaluar si la reorganización de su estructura restablecerá el impulso y logrará sus metas más rápidamente.
Tipos de estructuras de organigramas
Un diagrama de estructura organizacional se parece a un mapa de diferentes personas y departamentos dentro de una organización; el equivalente comercial de un genograma familiar que describe las relaciones entre varios miembros de una familia. Al igual que un genograma familiar nos ayuda a comprender la estructura de una familia y los roles de las personas dentro de la familia, un cuadro de estructura organizacional nos ayuda a entender los roles de las personas dentro de una empresa.
Estos son los cuatro tipos principales de estructuras de organigramas que pueden reflejar las operaciones actuales de su empresa o ayudarlo a reestructurar en un modo de operación diferente:
- Funcional: Un organigrama funcional de la empresa describe lo que la mayoría de las personas asociaría con los modos de operación burocráticos o jerárquicos. Esta es una estructura tradicional de arriba hacia abajo con el C-Suite en la parte superior, seguido por otros altos directivos y mandos medios con el mayor poder e influencia en la empresa. Hay relativamente pocos empleados listados en la parte superior del diagrama, con más y más empleados o departamentos listados hacia la parte inferior del diagrama. Cuanto más abajo vas en la organización, menos poder tienen las personas. Las personas se dividen en departamentos según su función o conjunto de habilidades dentro de la empresa. Los ejemplos de organizaciones jerárquicas incluyen los militares, la mayoría de las corporaciones y las religiones organizadas. Una de las principales ventajas de una estructura funcional es la capacidad de cada empleado y departamento para enfocarse solo en lo que hacen mejor, sin preocuparse por las otras partes laborales de la organización. Al mismo tiempo, la falta de comunicación entre los departamentos puede ralentizar el progreso hacia los objetivos generales de la organización, ya que la mano derecha a menudo no tiene idea de lo que está haciendo la mano izquierda.
- Matriz: Un organigrama matricial de la empresa es similar a un organigrama funcional de la empresa, excepto que los empleados informan al menos a dos supervisores, según la situación y el proyecto. Por ejemplo, pueden tener un jefe principal, pero luego diferentes gerentes de proyecto para tres proyectos diferentes en los que están trabajando actualmente. Esto significa que son responsables de informar a cuatro personas diferentes. Si bien este gráfico aún muestra relaciones principalmente de arriba hacia abajo, también verá líneas de relación horizontales entre personas o departamentos en el mismo nivel porque las personas deben informar entre sí sobre proyectos específicos. Una de las ventajas del sistema matricial es que permite una fácil comunicación entre las divisiones. Pero una desventaja de la estructura matricial es que los empleados pueden sentirse confundidos o abrumados al tener que informar a tantos superiores diferentes a la vez, cada uno con su propio estilo y demandas de gestión.
- Divisional (incluye geográfico): Un diagrama de estructura de la compañía divisional se aplica a las grandes empresas que incluyen varias marcas o ubicaciones geográficas bajo su paraguas. The Gap es un excelente ejemplo de una organización divisional. En el ejemplo de su organigrama, The Gap aparece en la parte superior, y luego las marcas que administran aparecen en el segundo nivel del gráfico, que incluye The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta y Hill City. Cada una de estas divisiones tiene su propia estructura funcional en el organigrama. Otra compañía que opera de esta manera es Fabletics, con su nombre en la parte superior del gráfico y luego sus divisiones de marca en la segunda línea, incluyendo JUSTFAB, Shoedazzle y Fabletics y Fabkids, con cada división que tiene su propia estructura funcional. Los gráficos divisionales pueden incluir diferentes tipos de estructuras de organigramas organizativos en cada división. Mientras que una división opera con una estructura funcional, otra puede usar una estructura matricial, mientras que una división de nuevo desarrollo se categoriza mejor como una flatarquía. La fortaleza de la estructura divisional es que las diferentes divisiones dentro de la misma compañía tienen el poder de operar de manera autónoma como organizaciones. Sin embargo, la comunicación entre las divisiones puede ser difícil, y las diferencias en las políticas y procedimientos pueden hacer que las experiencias de los empleados sean radicalmente diferentes de una división a otra.
- Flatarquía: En una jerarquía, los empleados son bienvenidos a aportar nuevas ideas o participar en think tanks, independientemente de la posición. El organigrama aún se asemeja a una jerarquía, ya que hay supervisores, pero los supervisores y los empleados pueden agruparse en categorías denominadas "equipos planos", donde las ideas de todos son igualmente importantes. Compañías como Google, Linkedin y 3M dan la bienvenida a sus empleados a participar en grupos de innovación y brindan tiempo para la creatividad individual y proyectos que podrían beneficiar a toda la organización. En lugar de nuevas ideas que vienen de arriba hacia abajo, las nuevas ideas son bienvenidas desde donde se generan naturalmente. La fuerza de la flatarquía reside en la gran cantidad de posibilidades que se abren para la organización cuando las nuevas ideas no se limitan a las mentes de unos pocos. Sin embargo, se necesita una declaración de misión y visión sólida para mantener a todos en la misma página para evitar seguir ideas en demasiadas direcciones a la vez.
Creación de un organigrama de organización
Una vez que comprenda si su organización funciona con una estructura funcional, matricial, divisional o plana, puede crear un diagrama de estructura organizativa que refleje su modo de operaciones. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw e Insperity OrgPlus son software que ofrecen capacidades de gráficos organizativos que le permiten elegir la estructura que desee y luego simplemente agregar la información adecuada para cada puesto, departamento o división dentro de su organización. Este software crea automáticamente un gráfico que puede utilizar para aumentar la comunicación y la eficiencia en su organización. Las opciones van desde la versión gratuita a la de pago, con las versiones gratuitas más adecuadas para las empresas más pequeñas y las pagas más adecuadas para las organizaciones más grandes o aquellas que desean gráficos altamente personalizados.
Su organigrama finalizado puede ser útil para explicar las funciones a la administración, ayudar a los empleados a comprender los caminos para la promoción dentro de la empresa o comunicar planes para el futuro. Algunas compañías utilizan sus gráficos con un doble propósito como directorio de la empresa, con números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Durante un período de transición organizativa, la elaboración de una variedad de diagramas de estructura organizativa puede ayudarlo a generar ideas mediante la evaluación de cada estructura y cómo podría beneficiar a su empresa, una herramienta invaluable para tomar decisiones informadas en el futuro.
