Al gestionar un proyecto, la conclusión es saber qué implican los entregables. "Entregables" es un término general que siempre se escucha en los negocios, y sería fácil pensar que se refiere a los productos físicos que se reciben, pero es mucho más amplio que eso.
¿Qué son los entregables?
Esencialmente, los entregables son la salida de un proyecto. Pero hay algunos tipos de entregables: entregas internas y externas, y entregas de proyectos y procesos.
Los entregables externos son los servicios o productos que un cliente o un cliente ha contratado para que una empresa provea. Es algo que su empresa crea en venta para generar ingresos para la empresa.
Los entregables internos son tareas y trabajos completados dentro de la empresa que no están orientados al cliente, pero son un requisito para ejecutar con éxito el negocio. La presentación de impuestos, el papeleo y la gestión de cuentas se consideran internos. Los entregables internos nunca cruzarán el escritorio de un cliente, pero pueden producirse para autoridades como el IRS o los organismos de licencias. Todavía se encuentran dentro (interno) de su empresa, o son necesarios para el funcionamiento de su empresa.
Los entregables del proyecto y los entregables del proceso se encuentran dentro de la categoría de entregables externos, ya que se relacionan con el trabajo basado en el cliente.Los entregables del proyecto son resultados dirigidos por el cliente; cualquier producto o servicio que deba proporcionarse al cliente como resultado del proyecto.
Los entregables del proceso, por otro lado, son parte del trabajo realizado para completar la entrega del proyecto. Son documentos, planos, maquetas, cualquier aclaración sobre el alcance e incluso desgloses de la estructura de trabajo que se crean para el equipo interno.
Entendiendo los entregables del proyecto
Cuando los clientes o clientes se involucran en un negocio para proporcionarles un servicio o venderles un producto, el resultado que reciben es el proyecto que se puede entregar. Puede ser un producto físico, pero también puede ser algo intangible, como un servicio, un informe o un archivo de computadora.
Por ejemplo, cuando una aerolínea contrata a Boeing para que les proporcione un nuevo avión, especificarán lo que requieren del avión, desde el tamaño hasta el asiento y el diseño. El plano se convierte en el entregable. Y si una empresa celebra una conferencia interna y contrata a un transcriptor para que grabe y documente el evento, sus archivos de transcripción también se pueden entregar.
Los entregables pueden ser resultados creativos, hardware, software, documentos, equipos y otros servicios. Pueden ser trabajos a corto plazo o proyectos masivamente complejos a largo plazo.
Cuanto más claramente se definan los entregables en los contratos del proyecto, más fácil será el proceso de entrega.
Definir los entregables del proyecto
No es suficiente decir qué se entregará al final del proyecto. Es esencial tener un alcance, costos y plazos claros establecidos en el contrato de entregables para que ambas partes acuerden qué se entregará, cuándo se entregará y por cuánto.
Por ejemplo, suponga que está contratando la entrega de un nuevo sitio web corporativo para su compañía de ropa. Cuantos más detalles pueda proporcionar para lo que necesita del sitio web, más probabilidades tendrá de tener los entregables que desea.
Por lo tanto, describir los entregables debe incluir una lista de todos los aspectos que necesitará del sitio web:
- Un portal de comercio electrónico dinámico donde los clientes pueden ver la ropa en múltiples vistas con capacidades de acercamiento.
- Los clientes pueden comprar en línea con tarjetas de crédito, PayPal e Interac en múltiples monedas.
- La integración de la agregación de listas de correo se encuentra en la lista de deseos del departamento de marketing.
- El departamento de productos desea que el sitio web se actualice fácilmente con un nuevo producto, pero también debe ajustar el inventario de la compañía las 24 horas, los 7 días de la semana, para que los productos no se vendan en exceso o se dejen sin vender debido al mal seguimiento de datos
Cada uno de estos aspectos se puede detallar en el contrato del proyecto. Luego, los resultados del proceso serán decididos internamente por el equipo del proyecto de manera que el proyecto avance rápidamente para que se puedan cumplir los plazos de entrega externos.
En este caso, puede haber más de un entregable. El primero podría ser la maqueta del diseño del sitio web, y el segundo entregable será el sitio web en funcionamiento o la estructura alámbrica. El primer entregable necesitará aprobación antes de que se pueda crear el segundo entregable, y el contrato deberá tener los criterios de aceptación de los entregables aclarados.
Pasos para definir los entregables
Las dos palabras más importantes que se deben tener en cuenta al definir los entregables son "específicas" y "medibles".
Los detalles específicos vienen en la fase de planificación del proyecto, y es donde se establecerán los detalles para lo que debe ser el resultado; el entregable Una vez que se confirman los detalles, se pueden calcular los costos y la mano de obra, y se puede aprobar un presupuesto del cliente.
Los hitos son parte del aspecto "medible" de los entregables, pero son para uso interno, procesos de entrega, solo un punto de control en el camino para completar el proyecto y liberar el trabajo del cliente.
Otro aspecto de la parte medible de los entregables del proyecto es que deben cumplir con los criterios de aceptación. Para este fin, el cliente debe tener claro lo que necesita durante la redacción del contrato, o puede tener poca recompensa si sus resultados no cumplen con lo que previeron.
Líneas de base y hitos
O estás trabajando en un proyecto que requiere entregables o te estás comprometiendo a recibir entregables. De una forma u otra, el proyecto necesita líneas de base e hitos para garantizar el éxito.
Las líneas de base del proyecto pueden ser la línea de base del alcance, la línea de base del cronograma o la línea de base del costo. Juntas, son líneas de base de medición del desempeño y no se definen hasta que se completa la planificación del proyecto. Deben ser un marco para la supervisión a medida que el proyecto se pone en marcha.
El costo base es el presupuesto esperado. El alcance cubre lo que es la gama completa del proyecto y cuáles deben ser las expectativas y los resultados. El horario es el cronograma de ejecución y entrega. Si, o cuando, los detalles del proyecto cambian, debe anotarse y las líneas de base deberán cambiarse.
En el monitoreo de la precisión de las líneas de base, los hitos son importantes. Los hitos son tareas o logros que, cuando se completan, ayudan a acelerar los resultados finales de cualquier proyecto. Los hitos pueden ser grandes logros, como el encuadre que se completa en un nuevo almacén, o algo así como un contrato que se firma. En general, los hitos son una función interna, un medio para monitorear el progreso que ayuda al equipo del proyecto a mantenerse dentro del objetivo para las fechas de finalización.
Si se pierden los hitos de un proyecto o se cambian las líneas de base, significa que los entregables pueden no cumplir con el plazo.
Gestionar los entregables del proyecto
El avance del alcance puede descarrilar los entregables si el alcance del proyecto se expande después de que las cosas hayan comenzado. Para limitar esto, tenga claro qué entregables están involucrados con el acuerdo inicial del proyecto y acumule tiempo y presupuesto adicionales según sea necesario si se agregan nuevos entregables. Asegúrese de obtener la aprobación de todas las partes interesadas en estos casos.
Los clientes y otras partes interesadas pueden mejorar el éxito del proyecto a través de sus aportes acerca de cuáles deberían ser los criterios de aceptación. Sea claro sobre el uso final previsto de los entregables y cuál es su propósito, para asegurarse de que cumple con las necesidades y los requisitos de los entregables.
Emplee un software de gestión de proyectos para mantener a todos a la vista y actualizados sobre el progreso del proyecto y cuánto trabajo se necesita hacer para completar. Esto puede ser especialmente productivo cuando hay más de un entregable externo. Asegúrese de que los procesos, los plazos y los objetivos sean explícitos y directos, y delegue tareas.
