Las empresas dan cuenta de sus actividades bajo la base de efectivo o la base de acumulación (o devengo). Bajo la base de efectivo, las transacciones se reconocen y se registran cuando el efectivo cambia de manos. De acuerdo con la base de acumulación, las transacciones se reconocen y registran cuando ocurren, por ejemplo, cuando se envían bienes o cuando se incurre en una deuda comercial.
Si bien la base de contabilidad de efectivo es fácil de implementar, la base de acumulación proporciona una mejor imagen de las finanzas de su empresa y de su salud financiera general.
Bienes
Según el Banco Mundial, una de las ventajas de la contabilidad de acumulación es que proporciona la rendición de cuentas de los recursos de la empresa y de cómo se utilizan esos recursos. Por ejemplo, bajo la contabilidad de acumulación, cada cuenta por cobrar se registra en los libros de la compañía desde el momento de su creación, lo que representa flujos futuros de ingresos. Bajo la contabilidad de caja, solo se registran los pagos en efectivo recibidos. Por lo tanto, un usuario de un estado financiero no podría determinar claramente la cantidad de efectivo e ingresos futuros que ingresarán al negocio.
Otras clases de activos, como planta y equipo, se gestionan mejor de acuerdo con la contabilidad de devengo. La administración puede rastrear claramente los activos y determinar más fácilmente cuándo han llegado al final de su vida útil y necesitan ser reemplazados.
Pasivo
Los pasivos también se vuelven más transparentes cuando se registran en la base contable de acumulación (o devengo). O, como lo señaló Ian MacIntosh, Presidente del Consejo de Normas de Contabilidad, la contabilidad de devengo proporciona a los usuarios de los estados financieros una "apreciación total" de las obligaciones futuras de una empresa.
Bajo la contabilidad de efectivo, los pasivos no se registran; más bien, los gastos se reconocen cuando se pagan. El alcance total de las obligaciones futuras no está claro en la base de efectivo. Una ventaja de la base de acumulación de la contabilidad es que los usuarios de los estados financieros pueden identificar claramente todas las obligaciones de la empresa y las fechas en que esas obligaciones vencerán. Esta es una herramienta poderosa para proyectar flujos de efectivo futuros.
Flujo de fondos
Debido a sus ventajas con respecto a los activos y pasivos, la contabilidad basada en valores devengados le permite a la administración controlar más fácilmente el efectivo. La administración puede predecir las entradas y salidas futuras de efectivo e identificar las necesidades de préstamos cuando se anticipa que el flujo de efectivo será bajo o planear ingresos adicionales mediante la inversión del exceso de efectivo.
Igualación de ingresos y gastos
La ventaja más fundamental de la contabilidad de base devengada es que compara los ingresos con los gastos incurridos para generarlos, lo que permite a la administración monitorear su rentabilidad. Según Investopedia, esto es particularmente importante ya que las empresas realizan transacciones financieras que pueden no materializarse físicamente hasta una fecha futura lejana. Por ejemplo, las transacciones de crédito para comprar materias primas pueden reembolsarse en años en lugar de meses, y los productos creados a partir de esos materiales pueden generar flujos de ingresos en el futuro. De acuerdo con la contabilidad de acumulación, ambas transacciones se registran en el período en que ocurren y la administración puede determinar claramente si el efecto neto de la producción fue rentable.
