Las mejores prácticas de gestión de contratos recomiendan auditorías regulares de cumplimiento de contratos. Sin embargo, a diferencia de las auditorías de estados financieros, que normalmente se realizan anualmente, las revisiones de contratos se realizan con mayor frecuencia. Por ejemplo, un calendario de auditoría para los contratos de ingeniería y construcción a menudo incluye auditorías de pagos mensuales, así como auditorías trimestrales, semestrales o anuales para proyectos más largos. Comprender completamente los procedimientos de auditoría de cumplimiento aumenta la posibilidad de que detecte errores que, de lo contrario, podrían resultar en gastos innecesarios y sobrecostos.
Establecer objetivos de auditoria
El lugar donde se realice la revisión dentro del ciclo de vida del contrato determinará los objetivos de la auditoría. Una auditoría de control, que se lleva a cabo en una etapa temprana del ciclo de vida del contrato, generalmente se enfoca en evaluar los procesos y controles internos del contratista. El objetivo es mejorar las comunicaciones e identificar y racionalizar los procesos en riesgo de gastos excesivos. Una auditoría de recuperación, una que se realiza mensualmente o antes de la fecha de vencimiento del pago final del contrato, busca discrepancias en la facturación, como cargos inválidos, exagerados y duplicados. El objetivo es evitar los errores de facturación y recuperar los sobrepagos.
Armar el equipo de auditoria
Al decidir sobre el tamaño y la composición del equipo de auditoría, observe el tamaño y la complejidad del contrato. Como mínimo, los equipos de auditoría de control y recuperación deben incluir al administrador del contrato, un representante del departamento de contabilidad y un tercero neutral. Sin embargo, los contratos grandes o complejos pueden requerir miembros adicionales del equipo que estén familiarizados con la administración de contratos y los procedimientos de auditoría. Si la auditoría descubre actividades fraudulentas, puede ser necesario contratar a un contador forense con experiencia o a un investigador de fraudes.
Procedimientos de auditoria de control
Una auditoría de control se centra principalmente en los procedimientos de facturación y pago y en los controles preventivos. Los procedimientos incluyen una revisión intensiva del contrato y los procedimientos de ingreso de datos de pago y facturación de los contratistas y de las cuentas por pagar. La revisión busca controles internos adecuados, como la separación de funciones, un sistema de autorización y la seguridad de la información. Las pruebas pueden incluir crear, procesar y pagar una factura de muestra, a menudo introduciendo errores intencionales para ver si los controles existentes son efectivos.
Procedimientos de Auditoría de Recuperación
Las auditorías de recuperación mensuales concilian el último informe de costo del trabajo del contratista con los montos facturados durante el período actual. Los auditores comienzan revisando el informe de costo del trabajo y comparándolo con los términos de pago y facturación del contrato. En función de la presencia de banderas rojas, los auditores pueden seleccionar y probar solo unas pocas o muchas muestras de transacciones para diferentes tipos de costos, como mano de obra, materiales, administrativos y costos generales. Las pruebas de transacción generalmente consisten en recálculos y la construcción de pistas de auditoría. De acuerdo con KPMG, una firma de auditoría, impuestos y servicios de asesoría, los auditores buscan discrepancias tales como horas extraordinarias significativas, reclasificaciones de costos, acumulaciones de costos, descripciones de costos inusuales o faltantes, montos en dólares grandes o inusuales, costos incurridos antes de que comience el contrato y gastos generales de la oficina central los costos
Crear un informe de seguimiento
Después de la auditoría, el equipo prepara y envía un informe final al propietario de la empresa y al contratista, generalmente en una reunión cara a cara. Si bien los hallazgos determinan cuánta información contiene el informe, el enfoque está en identificar, explicar y proporcionar recomendaciones para rectificar discrepancias o procedimientos ineficientes. Los auditores también establecen los objetivos, al igual que explican los procedimientos de revisión de contratos y pruebas de auditoría.
