Una carta de solicitud comercial puede ser una forma efectiva de solicitar un pago, solicitar cotizaciones o presupuestos o solicitar información. Las cartas escritas profesionalmente son específicas, detalladas y al punto. También proporcionan toda la información que el destinatario necesita para cumplir con la solicitud de manera oportuna y precisa.
Usa el formato profesional y el lenguaje
Una carta de solicitud comercial debe escribirse en papel con membrete de la empresa y debe ser del individuo o departamento que realiza la solicitud. Por ejemplo, una carta a un candidato potencial para un puesto de trabajo que solicita información adicional debe provenir del gerente de recursos humanos o de contratación, mientras que una carta de solicitud solicitando muestras de productos debe ser del supervisor del departamento de compras. Siga el formato tradicional de las cartas comerciales y utilice un lenguaje formal para transmitir una imagen profesional. Por ejemplo, "Estimada Sra. Smith".
Llegar al punto
Escribe una apertura que le diga al lector lo que necesitas de inmediato. Por ejemplo, "Su cuenta tiene 90 días de vencimiento y requiere una acción inmediata" o "Su currículum es impresionante y me gustaría ver las cartas de recomendación, así como las transcripciones de la universidad". Información superflua para llegar a su punto.
Se específico
Proporcione toda la información que el destinatario necesita para cumplir con su solicitud, como referencias de pedidos de compra o números de cuentas o copias de contratos o políticas. Referencias o archivos adjuntos en el cuerpo de su carta. Por ejemplo, "Como se verá en la copia adjunta de nuestro acuerdo original, la entrega del producto está programada para el primer lunes de cada mes. Esta es una solicitud para cambiar esa fecha al tercer lunes de cada mes ".
Haga su solicitud
Detalle exactamente lo que desea que ocurra a continuación, de modo que no haya lugar para malentendidos por parte del destinatario. Por ejemplo, “Su factura debe pagarse en su totalidad antes del 15 de junio de 2015 o nos veremos obligados a suspender su servicio”. Facilite el cumplimiento al adjuntar un sobre con sello con su dirección y un enlace a la página de opciones de pago del sitio web de su empresa., una etiqueta postal o su dirección postal completa.
Cartas de solicitud de correo electrónico
Si bien el mismo enfoque básico se aplica tanto al correo electrónico como a las cartas de correo ordinario, hay algunas diferencias a tener en cuenta. Utilice el logotipo y la firma electrónica de su empresa y mantenga todos los demás trámites formales de redacción comercial. Además, solicite un recibo para verificar que el destinatario haya recibido su correspondencia.
Mantener registros
Imprima una copia de sus cartas de solicitud para su propia referencia. Esto es especialmente importante si está escribiendo cartas de colección. En el caso de que una deuda deba ser entregada a una agencia de cobranza o un abogado, usted tendrá un registro en papel que indica lo que ha hecho para cobrar la deuda hasta la fecha.
