Las cuentas por pagar son una parte crítica de sus registros financieros y pueden estar sujetos a fraude sin una conciliación y supervisión cuidadosas. Los sólidos procedimientos de auditoría de cuentas por pagar pueden garantizar la exactitud y puntualidad de los pagos de sus facturas. Los mejores procedimientos de auditoría de cuentas por pagar permiten una combinación de controles diarios, controles internos de rutina y procedimientos de auditoría externa.
Procedimientos de rutina
Las cuentas por pagar deben equilibrarse diariamente para conciliar los pagos con las entradas registradas. Cualquier discrepancia entre el monto total pagado y el total registrado debe examinarse y conciliarse de inmediato. La supervisión por parte de la gerencia de cada persona involucrada en las cuentas por pagar debe ser estricta e incluir el monitoreo de rutina de las actividades. Los gerentes deben estar capacitados para observar cualquier señal de mala conducta por parte del personal de cuentas por pagar.
Deben promulgarse procedimientos de aprobación que ayuden a establecer una pista de auditoría. Estas aprobaciones deben incluir una revisión de la administración de las conciliaciones diarias, los informes de discrepancias mensuales y las aprobaciones individuales para transacciones grandes para garantizar que toda la información sea correcta.
Controles internos
Los controles internos para las cuentas por pagar deben incluir requisitos de firma de acuerdo con los montos de pago. Considere implementar varios niveles de requisitos de firma. Por ejemplo, podría requerir la firma de un gerente de contabilidad para artículos de más de $ 5,000, una aprobación ejecutiva para artículos de más de $ 10,000 y un requisito de firma dual para pagos de más de $ 25,000. Haga coincidir sus requisitos de firma con sus totales de ingresos y la susceptibilidad de su negocio al fraude para obtener el máximo beneficio.
Establecer procedimientos de control de rutina para las cuentas por pagar. Incluya controles al azar en los pagos individuales para garantizar la precisión. Por ejemplo, revise cinco cuentas por pagar todos los días y verifique el monto del pago y la información del beneficiario y asegúrese de que los registros contables se hayan completado correctamente.
Durante los procedimientos de cierre de libros al final de un mes o un período financiero, incluya los procedimientos de aprobación para todos los trabajos de cuentas por pagar, incluidos los totales de resumen y las conciliaciones de cuentas. Además, mantenga un informe en ejecución que supervise los niveles de pago desde el procesamiento de las cuentas por pagar. Si los niveles de pago aumentan o disminuyen repentinamente, una investigación automática de las causas puede evitar problemas potenciales.
Auditorias externas
La mayoría de las auditorías externas incluyen cuentas por pagar como un área de prueba. Las auditorías externas deben llevar una lista detallada de cuentas por pagar y trazar los totales de los detalles a través de todos los registros contables hasta el resumen total y deben incluir los retiros bancarios. Los elementos seleccionados deben elegirse para pruebas en profundidad. Se debe contactar a los beneficiarios seleccionados para verificar la recepción de los pagos. Además, las conciliaciones de rutina deben revisarse para determinar la precisión y el procesamiento lógico. Cualquier reconciliación con grandes discrepancias debe investigarse por completo.
Las auditorías externas deben probar los pasivos no registrados. Considere seleccionar todas las facturas por encima de un umbral específico y una selección aleatoria de facturas de rutina para una revisión en profundidad. Consulte los registros de desembolso, los créditos por devoluciones, los bienes recibidos pero no facturados, y las cuentas específicas de la factura. Asegúrese de que cada factura se registra correctamente en el período de tiempo correcto. Revise la cuenta para ver si se registró como un pasivo o si se excluyó adecuadamente del período de tiempo.
