Para una empresa, los procedimientos de cuentas por pagar de fin de mes son ahorradores de dinero, ya que permiten a los jefes de departamento y jefes funcionales determinar cuánto debe el negocio y descubrir la mejor y más rápida manera de pagar las cuentas operativas. Estos procedimientos incluyen actividades tan diversas como la verificación de los datos del libro mayor, el recuento de inventarios y la determinación de qué proveedores pagar primero y qué proveedores pueden esperar el pago.
Comprobar datos del libro mayor
Al final del mes, profundice en el libro mayor de cuentas corporativas por pagar para determinar cuánto debe la compañía en general. Puede obtener el monto total de la responsabilidad combinando varios resúmenes de datos, algunos de los cuales incluyen un balance de prueba, revistas de proveedores y un balance general. Tome el número total de la deuda, establezca los pasivos de los proveedores aparte del dinero que deben los prestamistas, determine cuánto le deben a los empleados y calcule las remesas para enviar a los proveedores de servicios, como propietarios, compañías de seguros, empresas de servicios públicos y contratistas de mantenimiento.
Contar inventarios
Una vez que tenga el monto total de responsabilidad de la compañía, verifique que cada uno de sus componentes sea exacto. Es fácil verificar la precisión de los datos de los estados de cuenta del prestamista y los montos de las facturas del proveedor de servicios: simplemente consulte las facturas que recibió el negocio al final del mes. Confirmar que el dinero adeudado por los recibos de inventario es correcto podría ser un poco complicado, por lo que es posible que deba dirigirse a los almacenes corporativos, solicitar la ayuda de los capataces de almacenamiento, contar los artículos del inventario uno por uno y reconciliar el conteo físico con la cantidad que se muestra en las facturas de los proveedores.
Determinar la prioridad de pago
Si trabaja en el departamento de cuentas por pagar de una empresa, el período de fin de mes puede presentar una serie de actividades en los frentes de verificación, análisis y pago de facturas. Prepare un cronograma de vencimiento para determinar cuántos días se retrasa el negocio en los pagos. Preste especial atención a los proveedores en las categorías "60 días atrasados" y "90 días atrasados": esas son aquellas de las que pronto recibirá llamadas de cobranza hostiles, si aún no lo ha hecho. Consulte con su supervisor para configurar la lista oficial de proveedores para pagar según la prioridad operativa o de liquidez, y envíe esa lista al departamento de tesorería de la empresa.
Preparar informe de cuentas por pagar después de remesas
Después de que una empresa paga a los proveedores, el personal del departamento de contabilidad suele preparar un informe de remesas posteriores al pago para evaluar los pasivos corporativos y pensar en cosas como la solvencia, la solvencia y la gestión estratégica. Esta última práctica es importante para verificar que la capacidad crediticia de la organización sea favorable, para cultivar vínculos mejores y más estrechos con los proveedores y para garantizar que ningún pago atrasado anule la reputación financiera general de la compañía.
