Una política de nómina describe el proceso de nómina en lo que se refiere a la administración de salarios, el horario, los horarios de nómina y los métodos de pago. Los procedimientos documentados garantizan un proceso de aprobación claro y definido, actividades de nómina eficientes, disponibilidad de formularios y controles apropiados. Una organización con una política y procedimientos de nómina establecidos puede asegurar a los empleados el pago preciso y oportuno de los sueldos y salarios.
Significado
La nómina es uno de los mayores gastos en cualquier organización. Una política de nómina establece controles y saldos internos para controlar y proteger este gasto. Reduce la incidencia de errores y la posibilidad de fraude. En las grandes empresas, el proceso de nómina implica mucho tiempo y recursos. Los procedimientos de nómina crean eficiencias en términos de recopilación de tiempo, procesamiento de documentos, entrada de datos, pago y mantenimiento de registros. Al incorporar la automatización y los avances en la tecnología de sistemas, los procedimientos pueden ser rentables y ahorrar dinero a la empresa.
Propósito
Una política de nómina garantiza que los empleados siempre recibirán el pago correcto en el momento adecuado. Asegura que la compañía cumpla con las leyes federales, estatales y locales, especialmente aquellas que se refieren a impuestos, Medicare, Seguridad Social y estándares laborales justos. El cumplimiento de la legislación ayudará a la empresa a evitar el pago de multas. Los procedimientos de nómina también apoyan la implementación de estructuras y sistemas de compensación establecidos, presupuestos de departamento y acuerdos de negociación colectiva.
Caracteristicas
Una política de nómina define las responsabilidades y responsabilidades del personal y los gerentes de nómina. Dado que la nómina implica información confidencial, la política debe especificar los niveles de acceso y seguridad. También identifica la capacitación requerida por los diferentes grupos de empleados. Los procedimientos de nómina detallan el proceso desde el momento en que se contrata al empleado. Incluyen actividades de nómina y formularios requeridos para procesar nuevas contrataciones, cambios de empleo, actualizaciones de información, pagos especiales, deducciones, informes de tiempo y terminación.
Consideraciones
Para minimizar el riesgo de fraude, la política de nómina debe incluir controles internos. Una forma de control es la separación de deberes. Por ejemplo, si hay dos empleados involucrados en el procesamiento de la nómina, uno prepararía los documentos de la nómina, mientras que el otro lo autorizaría y aprobaría. Una autoridad de aprobación debe revisar toda la información sobre pagos y licencias. Otro grupo o departamento como contabilidad puede auditar las transacciones de nómina. Los procedimientos de nómina también deben proteger la confidencialidad de la información de nómina, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a ellos.
Responsabilidades
El departamento de nómina es responsable de administrar el flujo de trabajo de nómina para garantizar un procesamiento eficiente y oportuno de la nómina. Establece los cronogramas de nómina y los plazos para la presentación de documentos de nómina. El personal de nómina asigna y controla el acceso a la información en el sistema de nómina. Ingresan información en el sistema y hacen los cambios necesarios. Los gerentes deben asegurarse de que los documentos de nómina requeridos se completen y envíen dentro de los plazos establecidos. Los empleados son responsables de revisar los pagos y las deducciones, y de avisar al departamento de nóminas de cualquier discrepancia. También deben mantener su información actualizada.
