Los eventos son herramientas importantes para las empresas para diversos propósitos; Algunos pueden ser internos y enfocados en el personal, mientras que otros son para marketing. De cualquier manera, el mismo tipo de planificación entra en el evento y los mismos detalles deben ser tomados en cuenta para que el evento sea un éxito. Los eventos requieren una cuidadosa planificación y preparación. Seguir un sistema prescrito puede ayudar a asegurar que su evento se desarrolle sin problemas.
Determine su meta para el evento. Si está planeando un seminario de marketing, sus responsabilidades serán diferentes a las de planear una barbacoa de la empresa. Asegúrese de obtener instrucciones extremadamente detalladas sobre lo que se espera; hay componentes prácticos, como la cantidad de personas que acuden y el tamaño que debe tener el lugar, y factores orientados a la comercialización, como si el evento está destinado a ganar clientes para la empresa o si es un beneficio para la administración u otro personal.
Crear un presupuesto. Alguien debe pagar por el evento, y necesitará aprobación antes de comenzar. Tenga en cuenta su tiempo, el salón, cualquier comida o decoración, oradores o actividades, y cualquier otra consideración que considere necesaria. Prepare todo en un formato organizado y respételo cuando haga los arreglos.
Establecer la agenda. Prepare un calendario detallado y asigne la cantidad de tiempo correcta para cada actividad. Incorpore un programa completo de principio a fin, con comentarios de apertura y cierre si es necesario.
Plan logistico. Alquile un lugar, pida comida, contrate un orador e imprima invitaciones. Visite el lugar para obtener una visión concreta del diseño, de modo que pueda imaginar dónde se instalará la comida y cómo organizar los asientos y las mesas. Trate de mantenerse dentro de su presupuesto, pero haga las modificaciones necesarias, siempre verifique con poderes superiores antes de hacer cualquier compromiso.
Publicita el evento. Cómo lograr esto dependerá en gran medida del tipo de evento que esté planeando. Para un evento interno, es probable que un correo electrónico de la compañía o unos pocos carteles colgados en los lugares correctos sean suficientes. Un evento de marketing requerirá un plan de marketing completo, posiblemente con anuncios y algo de marketing directo como ayuda.
Consejos
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Use un programa de software para rastrear sus planes; la planificación de un evento requiere excelentes habilidades de organización. Proporcione al supervisor actualizaciones diarias o semanales sobre su progreso para que estén al tanto de lo que está sucediendo.
Advertencia
No intente abarrotar sus preparaciones demasiado cerca del evento. Date el tiempo que necesitas para que sea un éxito.
