El presupuesto de una compañía, a veces referido como su pronóstico o plan financiero, es una predicción de los gastos necesarios para operar la compañía y los ingresos que se generarán a través de estas operaciones. Ser capaz de presupuestar con precisión es una habilidad crítica para la administración de una empresa. Las grandes variaciones del plan pueden significar graves deficiencias en el flujo de efectivo que podrían poner en riesgo la supervivencia de la empresa. La prueba de la precisión de un presupuesto se produce cuando los resultados financieros reales están disponibles y se comparan con los números del presupuesto.
Presupuesto completo
Un proceso de presupuesto completo y completo da como resultado un presupuesto más preciso. Es importante que cada gasto de rubro de línea necesario para ejecutar ese tipo de negocio se incorpore en el presupuesto. Las empresas de nueva creación, en particular, a menudo se olvidan de incluir elementos de gastos, a veces importantes como los seguros o las tarifas legales. Piense en los gastos como recursos: las herramientas que usted y sus empleados necesitan para dirigir el negocio. Imagine el funcionamiento diario de la empresa y los costos asociados con cada tarea que desea realizar.
Suposiciones razonables
La precisión del presupuesto se ve afectada cuando el equipo de administración crea el plan con supuestos erróneos que subestiman en gran medida el costo de administración de la empresa, o son demasiado optimistas en el pronóstico del crecimiento de los ingresos. La obtención de suposiciones sólidas requiere una gran profundidad de investigación. Los gerentes que son responsables de partes del presupuesto deben ser capaces de proporcionar a la alta gerencia una lógica sólida sobre cómo calcularon estos supuestos. Se debe alentar la información estadística y de entrada de todos los miembros de la organización durante el proceso de preparación del presupuesto. Por ejemplo, los gerentes de marketing tendrían la información más precisa sobre el costo de la publicidad o el costo de tener personal de ventas en la carretera.
Presupuesto conservador
En general, las sorpresas positivas en las variaciones del presupuesto son preferibles a las negativas. Las desviaciones negativas se consideran como fallas en el proceso de presupuestación, y en la administración de la empresa, mientras que las desviaciones positivas pueden hacer que los gerentes reciban bonificaciones al final del año. Una forma de aumentar la probabilidad de variaciones positivas es hacer un presupuesto conservador. Reconocer que pueden ocurrir eventos desfavorables y hacer un presupuesto para ellos puede ayudar a evitar sorpresas desagradables. Incluir fondos extra en el presupuesto para cubrir lo inesperado. Esto puede ayudar a evitar grandes variaciones generales del presupuesto.
Las variaciones en los rangos estrechos
Las compañías tienen un enfoque final: la ganancia neta es el número más importante para los altos ejecutivos de una organización. Si la ganancia neta está cerca de lo que se pronosticó, están satisfechos. Aun así, se deben analizar todas las variaciones de los elementos de línea de ingresos y gastos. Una gran variación positiva en una categoría puede negar una enorme negativa en otra categoría para un mes o trimestre determinado. Las causas de cada uno de estos deben analizarse en caso de que indiquen un cambio en el entorno empresarial que deba abordarse con un cambio en la estrategia. Si la varianza positiva fue un evento único y la varianza negativa se repite, la compañía podría estar en problemas. Los presupuestos más precisos son aquellos en los que las variaciones de elementos de línea están en rangos estrechos, ni significativamente más altos ni más bajos que el presupuesto.
