Cuando planifique una reunión en un hotel, querrá asegurarse de que el departamento de ventas capte las necesidades de su grupo correctamente para que no se le cobre en exceso. Su contacto en el hotel creará un resumen de grupo para su reunión para compartir con otros departamentos y garantizará que se proporcione todo lo que necesite en el hotel. Un resumen del grupo es un perfil que incluye el propósito de su organización de reunirse en el hotel, el número de personas que asisten, el número de dormitorios y espacios de estacionamiento requeridos, la restauración y otras necesidades funcionales en las que el hotel será fundamental. Este perfil debe crearse aproximadamente 14 días antes de su evento, por lo que debe ajustar su línea de tiempo en consecuencia.
Escriba todo lo que necesitará para la reunión y comuníquelo a su contacto de ventas del hotel para asegurarse de que el hotel tenga los recursos para satisfacer sus necesidades. Las comidas, los bocadillos, los espacios de estacionamiento, las salas de descanso y las salas de noche son ejemplos de elementos que debe compartir con el contacto de ventas. Esto le dará una idea preliminar de su visión de la reunión y el papel del hotel para que funcione sin problemas. Él puede proporcionar un formulario estándar para que usted complete para capturar esta información.
Cree fechas de vencimiento para los registros de reuniones de participantes con respecto a la línea de tiempo que su contacto de ventas del hotel necesita para informar al personal de sus necesidades de reunión. Use incentivos para alentar el registro temprano, incluyendo tarifas de registro con descuento o beneficios de conferencia. Asegúrese de que los participantes sepan qué está disponible para usar en el hotel y considere incluir el registro para actividades adicionales en su formulario. Los tratamientos de spa, las cenas para no reuniones y las actividades de excursiones son elementos que puede incluir si el hotel tiene los recursos para proporcionarlos y cumplen con el alcance de su reunión.
Comuníquese con su contacto de ventas una vez que supere su fecha de vencimiento final para asegurarse de que cuente con la cantidad de personas que asisten y lo que se necesitará del hotel. Base cualquier número adicional en la comunicación que reciba de los posibles participantes que quieran asistir pero deseen registrarse en el sitio, y números históricos para el registro en el sitio.
Solicite una revisión de su grupo reanudar dos semanas antes de su reunión. Para entonces, el currículum del grupo se habrá creado y estará listo para ser compartido con el resto del hotel. Desea asegurarse de que los números y las actividades capturadas por el contacto de ventas coincidan con sus números y actividades planificadas para la reunión. Haga preguntas para asegurarse de que comprende cada artículo de línea que está revisando. Traiga cualquier discrepancia a su contacto de ventas inmediatamente.
Revise su factura del hotel y compárela con la información que revisó en el currículum de su grupo y la información de registro de su organización una vez que finalice la reunión. Compruebe si hay inexactitudes y sobrecargas. Si encuentra alguno, comuníquese con su contacto de ventas y con el gerente de ventas para que puedan corregirse en consecuencia.
Consejos
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Solicite una copia física de su currículum de grupo antes de su reunión para mantenerlo en sus registros. Revise ejemplos de formularios de currículum de grupo para tener una idea de lo que necesitará el departamento de ventas del hotel con anticipación. Comunique cualquier cambio importante que afectará su asistencia a la reunión lo antes posible.
