La mayoría de las compañías modernas tienen métodos electrónicos o computarizados para rastrear las horas trabajadas de los empleados. Esto no siempre es cierto para las empresas más pequeñas y es raro para los contratistas independientes. Es importante que realice un seguimiento preciso de las horas de los empleados trabajadas para fines de nómina, así como para los registros de impuestos. Encuentre el sistema que funcione para usted y apéguese a él constantemente durante todo el año para obtener los mejores y más precisos registros.
Estudie varios métodos de seguimiento y decida cuál funciona mejor para su lugar de trabajo. Muchas empresas muy pequeñas se las arreglan con un registro de papeleo, con la hoja de cada semana en una carpeta de anillas. Si tiene una computadora en el sitio, es posible que desee utilizar un programa de Excel diseñado para registrar la nómina. Elija el método que sea más fácil de usar para todos.
Escriba todas las reglas sobre el seguimiento de las horas y publíquelas en un lugar destacado. Incluya detalles sobre qué hacer si se está registrando temprano o tarde, si usará tiempo militar o civil, las reglas para redondear los minutos y cualquier otra regulación que desee hacer cumplir.
Mantenga el ítem de mantenimiento de registros donde todos tengan acceso a él. Mantenga una carpeta con hojas de tiempo en un estante en la oficina o encima del registro principal. Permita que todos accedan a la computadora con el programa Excel oa las hojas de tiempo si un administrador los transferirá al programa.
Verifique su método de seguimiento semanalmente para registrar el total de horas para cada empleado. Busque errores en el mantenimiento de registros, como los empleados que se olvidan de registrar o retirar, e implemente métodos para corregir estos problemas.
