Si está administrando una pequeña empresa, deberá mantener registros para mantener su estado corporativo. Incluso si elige no incorporar su pequeña empresa, simplemente tiene sentido mantener registros comerciales. Si alguna vez desea vender su negocio o hacer un seguimiento de lo que ha hecho en el pasado, necesitará tener datos de referencia. Aquí es cómo mantener registros para una pequeña empresa.
Artículos que necesitarás
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Dos carpetas de tres anillos
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Índice de pestañas para cada carpeta
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Acceso a Internet
Compra dos carpetas de tres anillos y pestañas de índice. Utilizará una carpeta para sus registros oficiales (los requeridos por la oficina del Secretario de Estado para mantener el estado corporativo de su empresa) y la otra para los registros comerciales diarios.
Investigue qué registros deben mantenerse en la carpeta oficial. Visite el sitio web de la Secretaría de Estado para obtener una lista de los registros que exige la ley. La mayoría de los estados requieren que se mantenga un mínimo de los siguientes registros en la carpeta oficial: artículos de incorporación u organización, actas de reuniones, resoluciones, certificados y el sello de la compañía.
Determine qué registros adicionales se deben mantener. Esos registros se mantendrán en la segunda carpeta. Los siguientes son ejemplos de registros que deben mantenerse en la carpeta de registros: * Registros contables Solicitudes y permisos Contratos celebrados por la empresa. Políticas de seguros de la empresa. Certificados de membresia Nombres y direcciones de todos los miembros o accionistas y sus intereses Nombres de los oficiales Acuerdo de operación o estatutos y cualquier modificación Transacciones de acciones * Presentaciones estatales (como informes anuales)
Etiqueta las pestañas de índice. Cree fichas de índice para todos los registros que mantendrá en cada carpeta.
Coloque los registros detrás de sus pestañas de índice correspondientes. Ordene todos sus documentos y coloque los registros comerciales detrás de cada pestaña correspondiente. Alfabetizar las pestañas de índice facilitará la búsqueda de los registros que necesita.
Documentar las decisiones de negocios a medida que transcurren. Cree un registro en papel para cada decisión y transacción que realice su pequeña empresa. Mantenga un registro escrito de las decisiones comerciales, tanto con las actas de las reuniones oficiales como con un registro no oficial de las decisiones tomadas en la administración diaria de la empresa. Asegúrese de fechar todos los registros.
Mantener los registros actualizados. Configurar las carpetas es solo el primer paso. Debe mantener la información actualizada, manteniendo al menos tres años de resolución de miembros o accionistas.
Consejos
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Los minutos de muestra y otros registros comerciales están disponibles en línea. También puede comprar plantillas de registro de negocios genéricas de varias compañías que se especializan en incorporar nuevos negocios.
Advertencia
Si no mantiene registros adecuados para su pequeña empresa, su empresa podría correr el riesgo de perder su estado corporativo.
