La programación es una de esas tareas administrativas mundanas que nadie quiere hacer; sin embargo, el hecho de no desarrollar una forma sistemática de registrar fechas e hitos importantes puede arruinar los planes mejor establecidos. Un calendario maestro debe incluir fechas importantes, ser automatizado e incluir un sistema de control para notificar a las personas sobre las próximas fechas. Para crear un calendario maestro de manera efectiva, debe ser intuitivo, eficiente y tener procedimientos bien escritos para todos los usuarios.
Designe a una persona para que se responsabilice del mantenimiento y la copia de seguridad. Esta persona debe ser responsable de revisar e ingresar las fechas clave en el calendario antes de la distribución.
Introduzca las fechas finales y los plazos. Las fechas finales son quizás la razón más importante para crear y mantener un calendario maestro comunal. Estas fechas deben destacarse e ingresarse en negrita, en color o en mayúsculas.
Trabaje con profesionales y personal de apoyo para determinar las fechas de la cita antes de la fecha límite. Esto depende de la actividad y organización. Por ejemplo, es posible que desee proporcionar un recordatorio una semana antes de una reunión de presupuestos importantes. Sin embargo, una hora feliz de grupo solo puede requerir un recordatorio una hora antes del evento. También querrá aprovechar el tiempo para viajar si el evento no está en la oficina inmediata.
Determinar un proceso para informar a los usuarios de los cambios. Esto puede ser un proceso formal o informal. Sin embargo, debe estar claramente delineado en los procedimientos. También deberá proporcionar una forma de confirmar el cambio. Esto podría ser un correo electrónico rápido con una solicitud de confirmación para todo el personal o los asistentes a la reunión.
Proporcionar una opción para incluir fechas de seguimiento. Las fechas de seguimiento son fechas que surgen como resultado de otra reunión. Es decir, se adjuntan a una reunión original. Un ejemplo sería un AR (acción requerida) para que las finanzas se completen antes de la próxima reunión. Ser capaz de adjuntar fechas de seguimiento a la reunión original es una buena manera de automatizar el proceso y brindar más eficiencia a la próxima reunión o evento.
Imprima el calendario maestro tanto a diario como semanalmente y distribúyalo. Esto es opcional dependiendo de la organización.
Coloque el calendario en una ubicación central. Esto puede ser en línea, en un archivo compartido o en un tablón de anuncios compartido.
