Desea que sus empleados aprovechen el tiempo de vacaciones a su discreción, pero es su trabajo asegurarse de tener empleados en todos los departamentos durante todo el año para que los negocios normales puedan continuar. La única forma de coordinar las vacaciones de los empleados es crear un calendario maestro de vacaciones. Puede usar una variedad de programas de software en línea o en su computadora para comparar horarios y administrar adecuadamente el tiempo de vacaciones de los empleados. También puede mantener un calendario de papel si prefiere ese método.
Artículos que necesitarás
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Programa de calendario
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Plantilla de calendario
Calendario electronico
Navegue hasta el software de calendario elegido en su computadora o en Internet. Hay varios programas disponibles para crear un calendario electrónico que incluye programas de procesamiento de textos, software de calendario o programas en línea.
Seleccione la opción para agregar un nuevo calendario y agregue un nombre para el calendario principal de vacaciones de la compañía. Guárdelo en su disco duro o en la ubicación deseada en su red o en Internet según la selección del software. Bloquee cualquier día o semana en que los empleados no puedan tomar vacaciones o informar a los gerentes de esta opción.
Cree los perfiles para su software elegido que determinan los privilegios y las opciones que tiene la gente. Por ejemplo, usted y su copia de seguridad necesitan derechos administrativos globales para realizar todos los cambios, pero es posible que los administradores solo necesiten agregar eventos con tiempos de inicio y finalización que luego apruebe. Agregue usuarios y sus nombres de usuario al programa y adjúntelos el perfil correcto. Permita que los administradores creen sus contraseñas individuales, o agregue una genérica que puedan cambiar. Finalmente, para hacer que el calendario sea accesible para todos los empleados, cree un perfil y una contraseña con solo las opciones de visualización que cualquier empleado pueda usar. Si tiene muchos empleados, es posible que desee crear varios usuarios genéricos y contraseñas que tengan opciones de visualización.
Haga una plantilla electrónica que los empleados puedan usar para solicitar tiempo de vacaciones a sus gerentes. Añadir un lugar para la aprobación de su gerente. Puede hacer esta plantilla desde un programa de procesamiento de textos o de hojas de cálculo. Ponga esta plantilla a disposición de todos los gerentes para que la den a sus empleados cuando necesiten solicitar vacaciones.
Exigir a los gerentes de departamento aprobar las solicitudes de vacaciones hechas por los empleados. Haga que el administrador ingrese las solicitudes de vacaciones en el calendario electrónico, pero pídales que le envíen una copia de la solicitud de vacaciones aprobada. Algunas empresas requieren que los gerentes envíen estas solicitudes a medida que ingresan, mientras que otras pueden requerir actualizaciones de solicitudes de vacaciones al calendario en un día específico de la semana. Revise y apruebe las vacaciones agregadas según sea necesario.
Imprima una copia del calendario maestro de vacaciones con regularidad y publíquela en el salón para empleados, la cocina o la sala de descanso.
Mantenga un registro de todas las solicitudes de vacaciones para asegurarse de que los empleados tengan el tiempo en los libros para las vacaciones. Imprima las solicitudes de vacaciones aprobadas y guarde una copia en sus archivos personales. Reenvíe una copia electrónica de la solicitud de vacaciones a la nómina para sus registros.
Calendario de papel
Descargue un calendario gratuito de Internet o seleccione una plantilla de calendario de su programa de software elegido. Imprime una copia de este calendario. También puede obtener plantillas de calendario en blanco en las tiendas de suministros de oficina, si es necesario. Publique el calendario en una ubicación central, como la cocina de la oficina, la sala de descanso o la sala de correo.
Bloquee las semanas en que los empleados no puedan tomar vacaciones. Puede atenuar estas áreas o poner una X grande en los días en que los empleados no pueden despegar.
Exigir a los empleados que escriban sus solicitudes de tiempo libre y las envíen a su gerente para su aprobación. Una vez que el gerente aprueba, la solicitud se reenvía a usted. Luego, verifique el calendario para asegurarse de que todas las áreas de su empresa tengan la cantidad necesaria de empleados antes de aprobar la solicitud de tiempo libre.
Agregue las vacaciones aprobadas al calendario de la empresa según sea necesario. Reenvíe las solicitudes de vacaciones aprobadas a nómina y guarde una copia para el archivo personal del empleado.
Consejos
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Antes de establecer un calendario de vacaciones de la compañía, revise la política de la compañía y la sección de procedimientos para las vacaciones. Si no tiene uno, deberá crear la política y los procedimientos prácticos para solicitar vacaciones siguiendo los procedimientos elegidos para los calendarios electrónicos o impresos.
Asegúrese de que la política incluya información que indique que las solicitudes están sujetas a la aprobación del administrador y al tiempo de vacaciones disponible. Para aclarar cualquier problema con la política, es posible que desee incluir un lenguaje que describa la base de imparcialidad por orden de llegada, pero indique cuándo varios empleados solicitan días de descanso durante el mismo período al mismo tiempo, las vacaciones son otorgadas por antigüedad.
Incluya el formulario de solicitud de tiempo libre en la sección de procedimientos del manual del empleado. Reparta copias actualizadas para incluirlas en el manual según sea necesario.
Advertencia
Revise su política y procedimientos para asegurarse de que cumplan con las leyes estatales y federales. Si bien las empresas no están obligadas a dar vacaciones a los empleados, cuando lo hacen, deben cumplir con las leyes federales y estatales en la administración del programa.
Incluya un cuadro de acumulación de vacaciones en las políticas para que los empleados comprendan a qué cantidad de vacaciones tienen derecho por sus años de servicio.
