En las transacciones comerciales, puede haber ocasiones en que surja un problema que no pueda resolverse fácilmente mediante llamadas telefónicas. Los problemas pueden surgir por la calidad de los productos recibidos, entregas tardías, mal servicio, multas por pagos atrasados o por no completar una tarea en el plazo requerido. Necesita poner sus preocupaciones por escrito.
Revise la orden de compra y el acuerdo de los términos que están en cuestión sobre los bienes o servicios con los que no está satisfecho. Si ya ha hecho llamadas telefónicas, envíe una carta describiendo sus problemas y lo que el proveedor dijo en respuesta.
Escriba una carta al vendedor que describa sus preocupaciones. Guarde copias de todas las cartas que envíe al vendedor. Después de cada contacto, envíe al proveedor un correo electrónico de confirmación en el que se resuman los problemas que se resolvieron satisfactoriamente y cualquier problema pendiente. Esto puede ser una nota corta pero manténgala respetuosa y profesional.
Si no ha recibido una satisfacción completa, debe codificar sus quejas en una carta de insatisfacción más formal a un proveedor. Los elementos importantes que se deben incluir en la carta son: términos del acuerdo, fechas de entrega o desempeño, problemas encontrados y copias de los correos electrónicos que ha enviado con respecto a los problemas.
Si bien siempre es posible resolver un problema con un proveedor, este debe ser el último recurso. Las demandas son costosas y llevan mucho tiempo. Si una demanda es absolutamente necesaria, las cartas de quejas del proveedor serán un gran activo para su caso.
Consejos
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Mantenga el tono profesional y no use sarcasmo o amenazas. El objetivo es resolver los problemas, no exacerbarlos.
