Cada empresa tiene diferentes reglas sobre las reuniones. Algunos siguen un proceso informal, mientras que otros requieren una estructura más formal. Como gerente o propietario de un negocio, es importante saber cómo llevar a cabo y finalizar reuniones formales e informales. Esto mejorará la comunicación y conducirá a un resultado más productivo.
¿Qué significa aplazar una reunión?
El término "aplazamiento" viene de las palabras latinas Anuncio (para y Diurno (diario). Aunque muchas personas usan el término indistintamente para finalizar una reunión, "suspender" en realidad significa trasladar una reunión o un tema de la agenda a otro día. Por ejemplo, los miembros de la junta de una empresa pueden suspender una reunión cuando simplemente no es posible discutir los problemas en cuestión porque falta información clave. La clausura significa que la reunión se reanudará más adelante, cuando todos estén preparados para discutir el tema en cuestión. No es lo mismo que terminar o concluir una reunión, cuando se resuelven todos los problemas.
¿Cuáles son las Reglas de Proceso para Reuniones?
Algunas organizaciones, en particular los tribunales de justicia, universidades, agencias gubernamentales y grandes organizaciones siguen las reglas establecidas para la realización de reuniones formales. Bajo las Reglas de orden de Robert recién revisadas, por ejemplo, cualquier persona puede aprobar una moción para suspender una reunión en ciertas circunstancias, por ejemplo:
- En ausencia de quórum.
- Según lo establecido en los estatutos de la organización.
- Cuando los miembros del consejo llegan al final de la agenda.
- En caso de una emergencia o peligro inmediato, como las alarmas de incendio que se activan en el edificio.
Si bien es poco probable que las empresas más pequeñas sigan las reglas de Robert, sí proporcionan un marco sencillo para aplazar "oficialmente" una reunión.
Procedimientos para levantar la sesión
Una reunión se puede levantar al principio o en cualquier etapa. Si usted es el presidente, haga un plan para asegurarse de que todo salga bien. Después de discutir la agenda, verifique si alguien desea hacer una moción para levantar la reunión. Pide uno diciendo "¿Oigo una moción para aplazar?" La moción para levantar la sesión debe especificar claramente la hora y la fecha de la próxima reunión, así como cualquier asunto urgente que requiera una sesión especial antes de la próxima reunión general. Bajo las reglas de Robert, la moción debe ser secundada y no puede ser enmendada o debatida.
Una reunión puede ser aplazada sin una moción si el quórum no está presente o en caso de una emergencia. En caso de que ese día sea un día festivo, la reunión se puede suspender hasta el siguiente día hábil, a la misma hora y lugar. Una reunión aplazada seguirá el mismo orden de trabajo que la reunión original. En las observaciones finales, el presidente puede discutir el día y la hora de la próxima reunión. También puede proporcionar información de contacto, agradecer a los participantes y hacer recordatorios de última hora. En caso de que el aplazamiento sea de 90 días o más, cada participante recibirá una notificación de la fecha y el lugar.
Levantamiento de una reunión menos formal
No todas las reuniones son formales; por lo tanto, no todas las reuniones requieren una moción para levantar la sesión. Las reuniones de ventas son un buen ejemplo.Son ciertamente importantes, y se espera que asistan todos los representantes de ventas. Pero el propósito de las reuniones de ventas es que el gerente de ventas transmita información al personal, quizás ofrezca consejos y aliento, o amoneste a aquellos que no cumplieron los objetivos o no entregaron los documentos necesarios. Sin embargo, no habrá votación durante la reunión, ya que la opinión del gerente de ventas es la que importa. Después de llevar a cabo una reunión en la que una persona está a cargo, sería tonto pedir una moción para aplazar la sesión. El gerente de ventas puede preguntar si hay alguna pregunta, y después de responderlas, simplemente diga, "Eso es todo lo que quería cubrir hoy. ¡Tome algunos de estos folletos nuevos al salir y úselos para explicar los increíbles beneficios de este gran producto!"
Las reuniones donde los gerentes se reúnen para discutir problemas y soluciones son otro ejemplo. Los gerentes no tienen tiempo para una reunión formal con mociones y segundos, ni necesitan una. Saben de qué se trata la reunión, por lo que no es necesaria una agenda. Nadie está tomando minutos. Continuarán discutiendo estos temas en la próxima reunión, así que técnicamente podrían suspender la reunión. Pero un final formal de la reunión sería incómodo e inapropiado. Es probable que la reunión se programe durante un tiempo limitado, como 30 o 60 minutos. Cuando se acabe el tiempo, alguien dirá, "Retomemos esta discusión el mes que viene" mientras que otros se lanzan por la puerta para volver al trabajo.
