Hacer que las personas adecuadas se presenten a su reunión de negocios puede hacer o deshacer el evento. Cuando crea una invitación convincente y profesional, convence a los invitados de la importancia de la reunión, la necesidad de su asistencia y el beneficio para ellos.
Personaliza la invitación si estás enviando cartas individuales. Utilice papel con membrete de la empresa o su logotipo si va a enviar tarjetas preimpresas. Para invitaciones por correo electrónico, muestre su logotipo y enlaces a sitios web. Diríjase a cada persona por su nombre y haga que la correspondencia venga de un funcionario de alto rango de la compañía, con su firma.
Liderar con una oración inicial convincente que explica lo que está ocurriendo y por qué la persona está invitada a asistir. Por ejemplo, “Su experiencia en la industria lo convierte en un candidato ideal para nuestro nuevo comité directivo. "Me gustaría invitarlo a reunirse con los promotores y agitadores de nuestra comunidad empresarial en un almuerzo y una presentación".
Mencione la exclusividad de la reunión, el tema que se tratará o los resultados deseados del día. Por ejemplo, "Hemos invitado solo a una docena de los principales directores ejecutivos locales para que formen parte de esta mesa redonda. Nuestro objetivo es hacer una lluvia de ideas de recomendaciones para negocios para entregar a la legislatura estatal el próximo año con respecto a las necesidades únicas de los empresarios en nuestro estado. Queremos que tu voz sea escuchada ".
Tenga en cuenta los oradores invitados, las comidas o las oportunidades de trabajo en red que pueden atraer a profesionales ocupados. Por ejemplo, "escucharemos a los candidatos locales que se postulan para un cargo y proporcionaremos un período para preguntas y respuestas. También proporcionaremos un brunch y una cafetería con servicio de comida ".
Incluya todos los detalles pertinentes de la reunión en una sección resaltada o en negrita de su carta que se destaque para el invitado. La información vital, como la fecha, la hora y el lugar, puede perderse en el cuerpo de una carta. Ponlo todo en una sección para una fácil referencia.
Solicite un RSVP en una fecha específica para que pueda planificar en consecuencia. Ofrezca a los invitados varias formas de confirmar la asistencia, por ejemplo, a través del correo electrónico, el sitio web de la empresa, la tarjeta preimpresa o la llamada telefónica.
Consejos
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Verifique los calendarios de negocios locales y de la comunidad en busca de eventos conflictivos antes de programar una fecha y hora. No desea competir con una función de la Cámara de Comercio, un evento del club Rotary o una gran conferencia o feria comercial.
Envíe las invitaciones por lo menos con un mes de anticipación con avisos recordatorios de dos semanas para que los asistentes tengan tiempo de agregarlo a su agenda. Si se trata de una reunión o conferencia importante en la que las personas deben planificar el viaje y el alojamiento, notifique con al menos seis meses de antelación siempre que sea posible.
