Establecer buy-in
El proceso de la cartera de proyectos es un método que puede maximizar el potencial de salida de todos los proyectos realizados por su organización en un momento dado, sujeto a limitaciones de recursos limitadas. Antes de comenzar los esfuerzos de gestión de su cartera de proyectos, establezca un entorno de comprensión y cooperación entre los tomadores de decisiones clave de su organización. El proceso de la cartera de proyectos puede incluir la terminación de proyectos actuales que pueden ser exitosos y oportunos en favor de proyectos que tienen un mayor impacto económico o estratégico en sus operaciones. Es importante que los gerentes entiendan este concepto para evitar cualquier sentimiento de resentimiento cuando esto suceda. Fomente una actitud de equipo hacia la selección de proyectos en lugar de identificar pequeños grupos de empleados con proyectos específicos. Esto evitará que surjan sentimientos de rechazo en los equipos de proyectos que son reasignados o divididos entre nuevos proyectos.
Priorizar
Durante el proceso de administración de la cartera de proyectos, asignará recursos que incluyen tiempo, dinero, productividad de los empleados y tecnología a aquellos proyectos que contribuyan más a la rentabilidad de su empresa. Antes de considerar cualquier proyecto específico, desarrolle una lista de prioridades según las cuales juzgar cada uno. Supervise continuamente su lista de prioridades y adáptela a los objetivos estratégicos cambiantes y los climas empresariales en evolución. Los elementos por los cuales priorizar sus proyectos pueden incluir el costo, la contribución a los ingresos, el impacto de marketing, los marcos de tiempo y el logro de objetivos específicos.
Determinar la capacidad y la demanda
Todas las organizaciones enfrentan el problema de utilizar recursos limitados de la manera más efectiva. Recopile información sobre su capacidad de recursos y las demandas de recursos de cada proyecto antes de usar su lista de prioridades para determinar qué proyectos emprender. La demanda total de recursos de todos los proyectos elegidos no puede exceder la capacidad de recursos de su empresa. Por ejemplo, si su empresa tiene diez computadoras y veinte empleados disponibles para trabajar en proyectos, no puede elegir una cartera de proyectos que requiera veintitrés empleados y once computadoras. Las restricciones presupuestarias también son un factor importante al determinar la combinación óptima de proyectos.
Optimizar la cartera de proyectos.
Equipado con su lista de prioridades e información relacionada con la capacidad de recursos y las demandas de recursos de proyectos individuales, ahora está listo para elegir un conjunto de proyectos para emprender que maximizarán la relevancia estratégica para su empresa. Tenga en cuenta que los proyectos que no se seleccionan inicialmente no se eliminan necesariamente; se pueden emprender proyectos de menor prioridad cuando los recursos se liberan al completar proyectos de mayor prioridad.
Existen varios paquetes de software para ayudarlo en el proceso de la cartera de proyectos, pero para carteras de proyectos más simples se puede usar un árbol de decisiones para establecer todas las posibilidades relacionadas con la combinación de proyectos elegidos. Siga el enlace al final de este artículo para ver un ejemplo de un árbol de decisión del proyecto.
Primero, haga una lista de cada proyecto, junto con su costo total y los requisitos para empleados, tecnología y otros recursos. Luego, seleccione los proyectos que obtengan el puntaje más alto de acuerdo con las prioridades de su proyecto, y luego seleccione una cartera de proyectos para ser sometidos. Recuerde, la demanda total de recursos de todos los proyectos elegidos debe ser inferior a su capacidad total de recursos. A medida que se introducen nuevos proyectos potenciales en su organización y se completan los proyectos actuales, vuelva a revisar el proceso de la cartera de proyectos para decidir qué nuevos proyectos merecen los nuevos recursos disponibles en función de su lista actualizada de prioridades y capacidades de recursos.
