La gestión de la cartera de proyectos es un proceso mediante el cual las organizaciones y las empresas pueden organizar, ver y analizar sus proyectos actuales. Se usa comúnmente para priorizar los diversos proyectos; Por lo general, se clasifican en diferentes categorías, como finanzas, crecimiento y beneficio. Las carteras de proyectos en última instancia permiten a la junta directiva o al director administrativo obtener una visión más amplia y una comprensión más profunda de los compromisos actuales de la empresa.
Compilar un inventario de los proyectos actuales de la empresa. Incluya todas las empresas que la empresa tiene actualmente, sin importar cuán pequeñas sean. Proporcione suficiente información descriptiva para cada proyecto para que puedan compararse y administrarse. Por ejemplo, detalle el costo financiero proyectado del proyecto, los objetivos previstos, los beneficios, la duración estimada y cómo el proyecto respalda la estrategia general de la empresa.
Una empresa de vivienda, por ejemplo, podría compilar un inventario que contenga un proyecto de iniciativa de comportamiento antisocial, un proyecto de regeneración de bienes y una nueva construcción. La compañía también puede escribir que el proyecto de regeneración del patrimonio cuesta $ 1 millón, tomará aproximadamente 3 años para completar y albergará a 800 nuevas familias.
Sube esta información electrónicamente; Esto asegurará que los datos puedan compararse más rápida y eficientemente que por un equipo humano. Los datos electrónicos también pueden transferirse por correo electrónico y entregarse a los directores de la empresa inmediatamente.
Organice una reunión para los directores gerentes de la empresa y los jefes de departamento (equipo de gestión de cartera o PMT). Estas personas tendrán el mayor conocimiento del negocio y podrán tomar decisiones informadas en el mejor interés de la empresa. Pídales antes de la reunión que revisen los datos y absorban la información para discusión.
Asegúrese de que el equipo de la cartera esté de acuerdo con los criterios para priorizar un proyecto. Las cuestiones como las finanzas y los beneficios se usan comúnmente para determinar la prioridad, pero se pueden considerar otras cuestiones como el potencial.
Convocatoria a la reunión y priorizar los proyectos actuales emprendidos por la empresa. Se debe dar prioridad a los proyectos en función de su potencial financiero, de crecimiento y de beneficio. Los proyectos de mayor prioridad requerirán una atención constante, mientras que otros proyectos de menor prioridad se pueden mantener o eliminar de la agenda de la compañía en su totalidad.
Reevalúe la gestión de proyectos de la compañía llamando a la PMT en forma regular. Organice consultorías trimestrales, mensuales o incluso semanales y discuta si ciertos proyectos necesitan más apoyo (por lo tanto, aumentan su prioridad) o si pueden ser eliminados más adelante en la lista.
