Los presupuestos de capital son los documentos de control clave cuando se trata de la planificación financiera para inversiones a largo plazo, como compras de equipos importantes, compras de terrenos, renovaciones o edificios nuevos. El presupuesto de capital identifica cuánto se gastará en todo el proyecto, y se realiza un seguimiento de cada elemento de línea por separado. Explica cómo la empresa pagará el proyecto de capital y determina el tiempo y el método de recuperación.
Determinar el alcance del producto
El presupuesto de capital permite a los planificadores de proyectos definir el alcance financiero de un proyecto. Debido a que el presupuesto de capital comienza mucho antes de que comience el proyecto, se detalla la cantidad de dinero que el negocio planea gastar en cada aspecto individual del proyecto. Por ejemplo, con una renovación, determina cuánto está dispuesto a gastar para mejorar la accesibilidad para discapacitados o instalar unidades de calefacción de bajo consumo. El presupuesto de capital también determina el alcance en términos de la cantidad de tiempo que tomará el proyecto, ya que también los presupuestos de mano de obra y el posible tiempo de inactividad.
Determinar las fuentes de financiamiento
Mientras que el presupuesto de capital explica los detalles de los gastos del proyecto, también detalla de dónde proviene el dinero para pagar el proyecto. Estas fuentes pueden incluir una cuenta de inversión de capital, efectivo, préstamos bancarios, subvenciones gubernamentales o sin fines de lucro u ofertas de acciones. La mayoría de las veces, un proyecto requerirá una combinación de esos canales de financiamiento. El proceso de presupuesto de capital identifica la cantidad de dinero que se necesitará de cada fuente y los costos asociados con el uso de ese método de financiamiento.
Determinar el método de recuperación
Un elemento importante del presupuesto de capital es determinar el tiempo de recuperación del proyecto. La mayoría de las empresas esperan que un nuevo edificio, un nuevo equipo o una renovación se paguen por sí mismos. Algunos proyectos se pagarán por sí mismos más rápido que otros. Como hay varias formas de calcular el método de amortización, algunas relacionadas con el valor presente del dinero y la inflación, el presupuesto de capital tendrá que identificar qué método planea utilizar la empresa. También incluirá una estimación de cuánto tiempo llevará la empresa obtener un retorno de su inversión de capital.
Controle los costos del proyecto
Los presupuestos de capital actúan como documentos de control a lo largo de la vida del proyecto. A medida que el proyecto avanza, los gerentes del proyecto hacen un seguimiento de los costos e intentan garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. Cuando hay un excedente o un menor significativo, los gerentes del proyecto deben proporcionar explicaciones de las variaciones y la empresa debe asegurarse de que tiene dinero para completar el proyecto. Típicamente, se mantiene un presupuesto de capital para un proyecto específico hasta que se completa el período de recuperación.
Proyectos en marcha
Los presupuestos de capital también se utilizan para compras de capital en curso. Estos incluyen reparaciones importantes, actualizaciones de computadoras y mantenimiento preventivo. Debido a que algunos de estos tipos de gastos ocurren en una base de emergencia, el presupuesto de capital permite que una empresa se prepare en una crisis y no tenga que incurrir en deudas adicionales. Este tipo de presupuesto de capital crea un fondo que reserva dinero para los gastos de capital necesarios, ya sea que puedan anticiparse o no.
