Los cuatro componentes de comunicación son codificación, decodificación, medio de transmisión y retroalimentación. El remitente de un mensaje de comunicación personal o de negocios lo codifica y lo transmite a través de uno o más medios al receptor, quien lo decodifica y responde proporcionando comentarios. En los negocios, las comunicaciones efectivas hacen los tratos, permiten a los gerentes motivar a sus empleados y ayudan a las empresas a interactuar con sus partes interesadas. Las malas comunicaciones pueden resultar en una baja moral, pérdida de productividad y falta de confianza.
Codificación
El primer componente de comunicación es la codificación, que es la traducción de ideas y conceptos en símbolos y gestos. El remitente comienza por decidir el mensaje a transmitir. Las buenas ideas a menudo se pierden si el proceso de codificación es defectuoso. Por ejemplo, las conversaciones confusas con hechos irrelevantes y lógica complicada podrían hacer que sea imposible tener un diálogo claro y productivo sobre los hechos, según el profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, John P. Kotter, y el profesor de la Universidad de British Columbia, Lorne A. Whitehead. Las estrategias de comunicación engañosas, tales como la moción de miedo, pueden crear ansiedad sobre los riesgos imaginarios que también pueden poner a las personas en contra de una buena idea. El autor de negocios Theodore Kinni escribió en Harvard Business School Working Knowledge que el poder de las comunicaciones puede maximizarse interpretando los hechos y no solo recitándolos, y utilizando emociones y símbolos para amplificar los mensajes y conectarse instantáneamente con los empleados.
Medio
El mensaje codificado se transmite a través de un medio o canal. Las dos categorías básicas del canal de negocios son orales y escritas. Las comunicaciones orales se pueden realizar por teléfono o utilizando tecnologías basadas en Internet, como teleconferencias virtuales y transmisiones por Internet. La comunicación escrita incluye informes y notas en medios tradicionales en papel o en medios electrónicos. Los canales orales son más rápidos porque el remitente y el receptor pueden usar señales verbales y no verbales para transmitir mensajes y proporcionar respuestas casi instantáneamente. Esta es la razón por la que los ejecutivos viajan por todo el mundo para concluir acuerdos comerciales porque establecer un toque personal y la confianza puede ser difícil mediante el uso de correos electrónicos y reuniones virtuales.
Descodificación
La decodificación es el trabajo del receptor del mensaje. Implica interpretar los mensajes verbales y no verbales transmitidos por el remitente. Para una comunicación empresarial exitosa, los procesos de codificación y decodificación deben estar sincronizados. Esto requiere confianza entre el receptor y el remitente. Las diferencias culturales a menudo desempeñan un papel en la construcción de esta confianza, especialmente en la interpretación de las comunicaciones no verbales. Por ejemplo, señalar con un dedo es aceptable en Norteamérica, pero se considera grosero en muchas partes de Asia.
Realimentación
La retroalimentación es el paso final en el proceso de comunicación en el que el receptor responde al mensaje del remitente. Esta señal puede ser verbal, por ejemplo, "Sí, creo que es una idea excelente", o no verbal, como un suspiro o una pausa larga para indicar desacuerdo. La retroalimentación permite al remitente tomar medidas correctivas retransmitiendo o reformulando un mensaje mal entendido. Sin embargo, la retroalimentación debe proporcionarse rápidamente porque los retrasos pueden matar las ideas de negocios y llevar a la pérdida de oportunidades de negocios.
