El efectivo es el activo más líquido de una compañía. Es esencial para pagar facturas y aprovechar las oportunidades financieras. Las compañías reciben efectivo de una variedad de fuentes, incluidos pagos de clientes, dividendos en inversiones y ventas de equipos y suministros, entre muchas otras fuentes. La mayoría de las cuentas en efectivo de las empresas experimentan numerosas transacciones a lo largo del período contable. Registran información detallada sobre estas transacciones en el libro de caja.
Libro mayor subsidiario
Las empresas utilizan tanto el libro mayor general como los libros auxiliares para realizar un seguimiento de las transacciones financieras de la empresa. El libro mayor contiene información de la cuenta para cada cuenta que usa una empresa. Los libros de contabilidad subsidiarios proporcionan información detallada sobre cuentas específicas. Un libro de caja representa un tipo de libro auxiliar. Un libro mayor de efectivo registra información detallada para cuentas de efectivo separadas. Estas cuentas se pueden separar según las cuentas bancarias individuales o según las ubicaciones individuales.
Cuenta Específica
Algunas empresas mantienen varias cuentas bancarias. Cada cuenta bancaria se puede utilizar para controlar funciones específicas dentro de la empresa. Muchas compañías, por ejemplo, usan una cuenta bancaria estrictamente para la nómina, emitiendo todos los elementos de la nómina y depositando fondos suficientes periódicamente para cubrir todos los artículos emitidos. Un libro mayor de efectivo mantiene una lista de transacciones por separado y un saldo corriente para cada cuenta bancaria individual. Cada vez que la compañía emite el pago de, o realiza un depósito en, una cuenta particular, registra ese pago en la cuenta del libro mayor correspondiente.
Ubicación específica
Algunas compañías mantienen cuentas de efectivo separadas para ubicaciones individuales de la compañía. Cada cuenta de efectivo se utiliza para controlar transacciones de efectivo específicas aplicables a una ubicación en particular. El libro mayor de efectivo mantiene una lista de transacciones por separado y un saldo corriente para cada ubicación. Cuando una ubicación emite un pago o registra un depósito, la transacción se registra en la cuenta del libro mayor correspondiente.
Saldo en efectivo
La suma de todos los saldos de las cuentas del libro mayor de efectivo debe ser igual al saldo total de efectivo registrado en el libro mayor general de la compañía. Al final del mes, la compañía revisa cada cuenta del libro mayor de efectivo y concilia el saldo de la cuenta con la documentación de respaldo, que incluye elementos como extractos bancarios, recibos de depósito y cheques cancelados. Después de conciliar cada cuenta del libro de caja, la compañía suma los saldos de todas las cuentas de efectivo y compara este total con el saldo de la cuenta de efectivo principal. Cualquier discrepancia debe ser investigada.
