Los empleadores utilizan el Formulario W-4 del IRS de un empleado para determinar el monto del impuesto federal sobre la renta que se debe retener de su salario. Este formulario le proporciona al empleador el estado civil y el número de dependientes que el empleado reclama. El empleador también puede retener un monto adicional en dólares, según lo especificado por el empleado. Este formulario vital generalmente se incluye en el papeleo completado por los empleados recién contratados.
Requerimientos
Se requiere que los empleadores tengan un W-4 completo archivado para cada empleado. Este formulario debe completarse antes de que un empleado comience a trabajar y entrar en vigencia para el primer período de pago del empleado. Los formularios también están disponibles en español. Un empleador puede recibir formularios W-4 electrónicamente.
Vencimiento
Los formularios W-4 no caducan; permanecerán vigentes hasta que el empleado complete otro W-4. Los empleados a los que no se les exige que retengan sus impuestos deben completar un nuevo formulario W-4 antes del 16 de febrero de cada año. Si el empleado no vuelve a presentar un formulario W-4 que continúa con su estado exento, el empleador debe retener el impuesto sobre la renta como si fuera soltero y no tiene dependientes.
Revisión del IRS
El IRS puede solicitar inspeccionar los formularios W-4 de un empleador. Si el IRS envía un representante a la oficina de un empleador, revisarán los formularios W-4 originales para algunos o todos los empleados de la empresa. Alternativamente, el IRS puede pedirle al empleador que envíe copias impresas o electrónicas de los formularios W-4 para empleados selectos o para toda la fuerza laboral. Después de la revisión, el IRS puede informar al empleador que un empleado no tiene derecho a la retención que había reclamado. La notificación enviada por el IRS informará al empleador de la retención correcta para ese empleado y la fecha en que el empleador debe hacer la transición a esa retención.
Formularios sustitutos
Un empleador puede usar una forma de su propio diseño como sustituto siempre que contenga el idioma exacto como el Formulario W-4 del IRS. El formulario de sustitución se requiere para cumplir con todos los requisitos del IRS. Los formularios W-4 diseñados por el empleado no son válidos.
Los formularios W-4 pueden descargarse del sitio web del IRS o solicitarse por teléfono: (800) 829-3676. Los formularios también se pueden comprar a granel en las tiendas de artículos de oficina.
