Una declaración de trabajo precisa es clave para establecer una relación exitosa entre su empresa y un contratista de mantenimiento. De acuerdo con el sitio web de FacilitiesNet, establecer expectativas de servicio claras antes de que comience la licitación puede ayudarlo a evitar malentendidos que son la causa más común de fallas en la subcontratación de mantenimiento. Una vez que tenga una oferta ganadora, negocie los términos y escriba un contrato de mantenimiento claro y bien definido.
Requisitos de servicio de mantenimiento
Reemplace los acuerdos tradicionales de nivel de servicio basados en insumos que se ven en la mayoría de los contratos de servicio con requisitos de mantenimiento basados en resultados. A diferencia de los acuerdos de nivel de servicio, que generalmente incluyen listas de tareas y materiales requeridos, los requisitos de mantenimiento definen los indicadores de resultados clave y de rendimiento, pero permiten al contratista determinar qué pasos y materiales son necesarios para alcanzar la meta. Los requisitos basados en resultados son especialmente importantes si está subcontratando instalaciones o servicios de mantenimiento de equipos porque carece de conocimientos o habilidades internos.
Parámetros del contrato
Definir parámetros que permitan una efectiva administración de contratos. Por ejemplo, incluya una cláusula que defina un sistema de orden de trabajo que garantice que el personal de mantenimiento no acepte las solicitudes de mantenimiento directamente de los empleados y también le brinde una forma de monitorear el desempeño del contratista y las solicitudes de mantenimiento urgentes o de emergencia. Incluya una cláusula que especifique quién es responsable de proporcionar, y pagar, las herramientas y los suministros necesarios para realizar el trabajo de mantenimiento.
Priorizar situaciones de emergencia y tiempos de respuesta
Aborde las emergencias de mantenimiento incluyendo un requisito de turno fuera de horario y priorizando los tiempos de respuesta fuera de horario de acuerdo con el grado de urgencia. Dependiendo de los requisitos del servicio de mantenimiento, puede establecer una expectativa de llamada solo entre semana o una que requiera que el contratista esté disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, los 365 días del año. Priorice las llamadas de problemas fuera del horario de oficina como de rutina, urgentes o de emergencia, y establezca los tiempos de respuesta para las llamadas de mantenimiento urgentes y de emergencia. Por ejemplo, categorice el funcionamiento incorrecto del aire acondicionado como urgente y requiera que el personal de mantenimiento de guardia esté en el sitio y trabajando en la reparación dentro de las dos horas.
Describe un modelo de pago
Decida sobre una estructura de pago que funcione para usted y el contratista. Una combinación de tarifa fija y pagos variables funciona bien para la mayoría de los contratos de mantenimiento. Use un modelo de pago de tarifa fija para el mantenimiento de rutina, de servicio y un modelo de pago variable para las llamadas de emergencia urgente y de turno de guardia. Por ejemplo, aumente el pago de una tarifa fija en un 10 por ciento para llamadas urgentes fuera de horario y en un 20 por ciento para llamadas de emergencia. Incluya un modelo de reembolso si planea reembolsar al contratista por todas o un porcentaje de las herramientas y los suministros que proporciona.
