Cualquier forma legítima de reducir sus impuestos es bienvenida y puede ayudarlo a ser más rentable al final del año. Una de las deducciones más útiles es su asignación para el uso comercial de su vehículo personal, o vehículos de la empresa, pero registrar todos esos viajes de manera tradicional, en papel, es bastante tedioso. Las aplicaciones Mileage Tracker pueden ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para registrar sus viajes, permitiéndole ser más productivo.
¿Por qué las empresas rastrean el kilometraje?
Existen tantas razones para rastrear el kilometraje como empresas, pero la más fundamental es controlar sus gastos deducibles. Un registro de kilometraje bien guardado puede proporcionar grandes ahorros en el momento de impuestos, y eso vale el costo mínimo de una aplicación. También hay beneficios menos obvios. Si mantiene una flota de vehículos de reparto, por ejemplo, un vistazo a los registros del rastreador de millas puede indicarle cuál de sus conductores planifica sus rutas de manera más eficiente. Puede aprovechar ese conocimiento para ayudar a sus conductores menos experimentados o menos analíticos a hacer un mejor uso de sus vehículos.Si mantiene una fuerza de ventas de campo, sus registros le dan una idea de qué tan agresivo y activo es cada vendedor. Los registros de seguimiento de millas pueden incluso ayudarlo a realizar un seguimiento de la proporción de conducción de ciudad a carretera para los vehículos que posee la empresa, lo que le brinda un mayor control sobre el mantenimiento y reemplazo de los mismos.
Reglas del IRS para el seguimiento de millas
El IRS tiene muchas reglas sobre lo que puede y no puede deducir. Su viaje de la mañana no es deducible, por ejemplo, pero el kilometraje entre la oficina principal y las oficinas satélite es. También se puede deducir cualquier millaje que realice al ir y venir de conferencias, sitios de clientes o sesiones de capacitación obligatorias. Para reclamar sus gastos de kilometraje, deberá hacer un seguimiento de la fecha y el propósito de cada viaje, sus puntos de inicio y finalización, el kilometraje inicial y final y cualquier costo de estacionamiento, peajes u otros gastos en que incurra. Tiene dos opciones para reclamar la deducción: use la tasa de millaje estándar establecida cada año por el IRS o realice un seguimiento de sus costos reales. La tarifa estándar incluye asignaciones por mantenimiento y depreciación, por lo que no puede reclamarlas por separado. Si no está seguro de qué opción utilizar, haga un seguimiento de sus gastos reales para un período elegido y compárelos con la tarifa estándar. Hacer un seguimiento de los gastos reales es mucho más trabajo, lo cual es una buena razón para usar una aplicación de seguimiento, pero en algunos casos, puede darle una deducción mayor.
Las mejores aplicaciones de seguimiento de kilometraje
La mayoría de las aplicaciones de seguimiento de kilometraje siguen el mismo patrón, utilizando el GPS de su teléfono para registrar automáticamente los puntos de inicio y final de su viaje. Después de haber ingresado a un destino una vez, las aplicaciones lo recuerdan y lo registran automáticamente en el futuro. Las diferencias entre ellos se encuentran en los detalles finos y en la distribución de la interfaz.
Milla IQ: Mile IQ es famoso por su facilidad de uso. Registra automáticamente cada viaje y los clasifica como de negocios o personales al deslizar hacia la izquierda o hacia la derecha. Los datos de su viaje se guardan automáticamente en la nube, por lo que no perderá su registro si su teléfono se pierde o se rompe, y puede ver sus datos y generar informes en cualquier computadora o dispositivo móvil. Hay una versión gratuita de la aplicación que permite hasta 40 viajes por mes, o puede comprar la versión premium por mes o año, según sea necesario.
Triplog: Si necesita una herramienta más robusta, Triplog podría ajustarse a la factura. Si tiene que rastrear su propio automóvil, un equipo de ventas en vehículos personales o una flota propiedad de la compañía o cualquier combinación de esas cosas, Triplog lo tiene cubierto. La versión Enterprise, para la gestión de flotas, intercambiará datos directamente con programas de contabilidad como Quickbooks o Concur. Para usuarios más exigentes, la interfaz de programación de aplicaciones de Triplog, o API, hace posible personalizar a medida cómo se utilizan los datos del programa.
Hurdlr: Hurdlr tiene una opción para casi cualquier empresario, ya sea que su dinero provenga de un concierto paralelo de viaje compartido o de una flota completa. La versión gratuita de la aplicación es adecuada para el uso casual o lateral, la versión Premium paga agrega informes mejorados y la posibilidad de establecer sus propias horas de trabajo, por lo que deja de rastrear sus viajes cuando deja de trabajar y, como Triplog, hay una Versión empresarial y una API para operadores de flotas y usuarios avanzados. Lo mejor de todo es que calculará automáticamente sus impuestos estatales y federales en tiempo real para que siempre sepa dónde se encuentra.
Milla Catcher: Si recién estás comenzando y tu presupuesto es ajustado, Mile Catcher podría ser tu nuevo mejor amigo. La versión gratuita de la aplicación ofrece un registro de viaje ilimitado de por vida e informes ilimitados, por lo que es todo lo que necesita para que su nueva empresa despegue. A medida que sus necesidades crezcan, puede actualizar a la versión Premium, que proporciona una serie de funciones adicionales, incluido el acceso a todos sus datos a través del portal web de la compañía, la clasificación automática de viajes repetidos, la clasificación masiva de viajes de forma retroactiva hasta 60 días más tarde y lo que le permite delegar la administración de su cuenta a un contador o administrador.
Autómatas de Quickbooks: Si ya está utilizando la edición de empleo por cuenta propia del popular programa de contabilidad Quickbooks, un poderoso registro de kilometraje viene como parte del paquete. Supervisa y registra sus viajes como cualquier otro rastreador de millas, pero como es parte de su conjunto de contabilidad general, puede hacer otras cosas extremadamente útiles, como agregar el costo de un viaje específico a la factura que genera para ese cliente. Maneja todos sus otros gastos deducibles también y rastrea sus pagos de impuestos trimestrales por usted. Si opta por el paquete con TurboTax, puede transferir sin problemas su información de millas a su Anexo C.
