A veces la idea de compilar políticas y procedimientos puede parecer abrumadora. Sin embargo, una comprensión fundamental de este documento y su propósito puede ayudar. El primer paso es aprender la definición de estos términos y lo que los hace diferentes.
Consejos
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Una política proporciona una visión general del objetivo de la empresa. Un procedimiento muestra a los empleados exactamente lo que deben hacer para lograr el objetivo.
Política vs. Proceso
La principal diferencia entre una política y un procedimiento es lo que comunica a su personal. Una política ofrece una visión general de la postura de la empresa sobre un tema. Un proceso o política proporciona a los empleados instrucciones sobre cómo implementar la política.
Cualquier política en su negocio debe ser concisa y simple. Debe transmitir un objetivo claro que incluso un empleado nuevo puede entender. Solo las políticas que siguen estas pautas pueden mantener a su empresa en el buen camino.
Los procedimientos entonces apoyan las políticas que tiene vigentes. El proceso debe ser claro y cubrir casi cualquier variación de un problema. Por ejemplo, un procedimiento de devolución debe incluir qué hacer si el cliente tiene un recibo, no tiene comprobante de compra o ha utilizado el artículo en cuestión. Las viñetas y los párrafos cortos pueden hacer que el proceso sea fácil de leer y prestar atención.
Un ejemplo a seguir
Las pautas y procedimientos de TI son importantes en muchas empresas. Una política común es que los empleados no deben acceder a las redes sociales durante el trabajo. Las pautas pueden decir que la compañía da la bienvenida a los empleados para que accedan a las redes sociales durante los descansos o cuando sea necesario para sus funciones de trabajo.
Los procedimientos para hacer cumplir esa política pueden incluir formas de informar el uso inapropiado de la computadora y los pasos que los supervisores pueden tomar para detener el comportamiento. Puede describir la cadena de mando que deben seguir estos informes y lo que los empleados pueden esperar si continúan violando la política.
Tipos de directrices
Debe crear procedimientos y políticas para cada área de su negocio.Cuando los empleados tienen preguntas sobre cómo interactuar con los clientes, entre ellos, con la administración o con el equipo, deben poder consultar las pautas.
Muchas compañías tienen políticas generales de conducta de los empleados que establecen reglas sobre cómo el personal debe vestirse, actuar y actuar en el trabajo. Otras áreas importantes a cubrir son la disciplina, la igualdad de trato, el acoso sexual, la asistencia, el desempeño laboral y la seguridad en el lugar de trabajo.
No siempre uno a uno
Los procedimientos a menudo respaldan las políticas de la empresa. Sin embargo, no siempre existe una proporción de procesos y procedimientos de uno a uno. Por ejemplo, puede crear políticas que establezcan que su personal debe estar libre de uso ilegal de sustancias, nunca debe acosar sexualmente a otros empleados y no puede retirar dinero del registro. Luego, es posible que tenga un procedimiento que cubra cómo manejar cualquier informe de estos comportamientos.
Por qué crear procedimientos y políticas
Cualquier negocio con empleados necesita políticas y procedimientos para guiar a los trabajadores. Estas pautas ayudan a garantizar que todos en la empresa respondan de la misma manera al mismo evento. Esta consistencia le permite a usted, el dueño del negocio, alejarse a veces. Puede asumir otras tareas e incluso tener un día libre cuando sabe que sus empleados pueden ocuparse de los negocios.
También puede hacer que los clientes regresen y construir una imagen de marca positiva. Por ejemplo, los clientes que experimentan diferentes políticas de devolución cada vez que ingresan pueden cultivar sentimientos negativos acerca de su marca. Sin embargo, los clientes que saben qué esperar saben que pueden contar con su negocio.
Proteja su negocio
Otra razón para escribir políticas claras y pautas de procedimiento es proteger a su compañía de acciones legales. Un ejemplo destacado de esto son las directrices disciplinarias. Debe describir las expectativas de los empleados, los procesos disciplinarios y cuándo deberá despedir a los miembros del personal.
Siga su proceso cada vez que un empleado viole sus políticas. Si tiene que eliminar a alguien de su personal, puede mantener a raya las demandas por despido injustificado. La documentación de su proceso le da evidencia de que actuó legalmente.
