Los sistemas de información contable (AIS, por sus siglas en inglés) han revolucionado la manera en que las empresas se realizan desde una perspectiva global. Una vez que se ingresa la información financiera en el AIS, se pueden generar informes y estados financieros en múltiples niveles de negocios para garantizar la rentabilidad.
Para que el software AIS presente informes y estados financieros precisos, la información contable debe ingresarse en el AIS de manera correcta y eficiente.
Los hechos
Los sistemas de información contable (AIS) son tan buenos como la información ingresada en el sistema. Si bien el software AIS computarizado ha reducido en gran medida las horas de trabajo necesarias para registrar y tabular la información contable, el software todavía debe ser examinado y mantenido diariamente para registrar transacciones financieras.
Todas las transacciones financieras tienen tres requisitos principales para garantizar una contabilidad adecuada de las operaciones comerciales: puntualidad, precisión y validez. Si las transacciones financieras no cumplen con estas pautas, la información ingresada en el software AIS dará lugar a estados financieros preparados de manera inadecuada y al fallo de AIS.
Oportunidad
Todas las transacciones financieras deben ser oportunas; Los ingresos y los gastos relacionados se producen en el mismo período, las facturas se registran en el mes en que se reciben y las entradas mensuales de cierre se realizan antes del cierre del período contable en el AIS.
Permitir que la información financiera se ingrese en el AIS en diferentes períodos contables o meses calendario distorsionará los informes financieros producidos por el AIS. También creará estados financieros que no reflejen adecuadamente los ingresos y gastos que se produjeron durante el período contable.
Exactitud
Una vez que las transacciones financieras se reciben de manera oportuna, deben ser inspeccionadas para verificar su exactitud. Los informes de costos laborales, los desembolsos de efectivo y los recibos de efectivo deben revisarse para garantizar que los montos que figuran en la documentación son precisos. La revisión de las transacciones financieras puede llevar a una revisión de otras funciones contables si se cometen errores consistentes.
Si se publica información inexacta en el AIS, será necesario realizar conciliaciones de cuenta para encontrar errores en las transacciones financieras.
Validez
La medición de las transacciones financieras para determinar su validez es un paso importante cuando se registra información en el AIS. Los requisitos de validez se satisfacen una vez que se determina que la transacción es precisa, confiable y relevante para las operaciones comerciales. Las auditorías de firmas contables externas generalmente se centran en la validez de la información financiera ingresada en el AIS; el registro de información no válida es un error crítico y aparecerá como una deficiencia contable en los informes de auditoría.
Flujo de trabajo contable
La información financiera debe seguir los pasos adecuados para cumplir con los requisitos de puntualidad, precisión y validez. Cada oficina de contabilidad debe tener un flujo de trabajo para asegurar que todas las transacciones financieras puedan ingresarse en el AIS y los informes financieros se ejecuten antes de que finalice el período contable. Los flujos de trabajo eficientes también tendrán cada documento manejado solo una vez durante cada proceso, eliminando el trabajo incrementado por el manejo excesivo de las transacciones financieras.
Fraude intencional
Si bien las transacciones financieras pueden cumplir con los requisitos contables de puntualidad, precisión y validez, algunas empresas se involucran en fraudes voluntarios para promover la salud financiera de su empresa. El software AIS fue pensado como un registro computarizado que es difícil de manipular, pero aún puede hacerse. El uso de cuentas especiales que ocultan transacciones, la creación de entidades separadas para ocultar deudas y el uso de ex auditores para diseñar un AIS de la empresa son todas formas de crear información fraudulenta con un AIS.
