La preparación adecuada de las facturas comerciales hace que sea más probable que a su empresa se le paguen sus productos o servicios a tiempo. Un enfoque minucioso de la facturación también puede ayudarlo a mantener mejores registros y mantener su presupuesto en curso.
Crear un formulario estandarizado
Cree una plantilla de factura comercial que incluya categorías para toda la información relevante. El formulario rellenable debe incluir el membrete o el logotipo de su empresa y la información de contacto, incluidos los números de teléfono y fax y las direcciones de correo electrónico y de sitios web. Incluya los lugares para completar la fecha del pedido y la fecha de la factura, el nombre o número de código de un vendedor y el número de licencia o identificación fiscal de su contratista, si corresponde. Cree columnas que le permitan completar cantidades, descripciones y precios para los artículos vendidos y una línea de pedido para agregar el impuesto a las ventas y calcular el total. Deja un espacio para las notas.
Se específico
Al detallar los servicios o artículos vendidos, sea específico. Incluya números de pieza, códigos de referencia o descripciones que le aclaren a usted y su comprador a qué se refiere la factura. Desglose el trabajo por hora e incluya descripciones de los servicios realizados. Esto le ayuda a rastrear el inventario y el producto de trabajo y le permite al cliente ver una lista detallada de lo que se le está cobrando. En el caso de una disputa, la factura puede aclarar malentendidos y ayudarlo a evitar retrasos en los pagos. Si un número de orden de compra o código de autorización del comprador estuvo involucrado en la transacción, incluya esto también.
Ir en línea
Cree una versión electrónica de su factura comercial para que los procesos de facturación sean más rápidos y eficientes. Las facturas que se generan electrónicamente y se envían por correo electrónico también se pueden rastrear de manera efectiva, especialmente si solicita un "recibo de lectura" para rastrear cuándo el destinatario recibió y abrió el documento. Esto evita posibles reclamos de que una factura se pierda en el correo. Si emite facturas en papel, incluya un sobre con franqueo pagado para alentar el pronto pago.
Proporcionar opciones de pago
Anote en la factura la fecha de vencimiento del pago y enumere las multas o los cargos por pagos atrasados. Incluya instrucciones sobre cómo se puede pagar la factura, como opciones en línea, cheques corporativos, cheques de caja, giros postales o tarjetas de crédito corporativas. Proporcione el número directo a su departamento de contabilidad en el caso de que un cliente quiera realizar un pago en forma de transferencia bancaria o tarjeta de débito por teléfono.
