Los recibos de efectivo tienen lugar cuando una empresa recibe un pago en efectivo de la venta de un producto. La compañía puede recibir dinero en efectivo en varias formas, incluidos cargos con tarjeta de crédito, cheques personales, cheques comerciales, transferencias bancarias o transferencias bancarias ACH y cheques de caja o giros postales.
Consejos
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Los recibos de efectivo son cualquier forma de efectivo recibido por una empresa, como los pagos de los clientes (mediante tarjeta de crédito, cheque personal, efectivo, cheque de negocios, giro postal, transferencia bancaria o ACH), ingresos por la venta de activos no operativos, ingresos por intereses, Las ganancias de capital o dividendos pagados de las inversiones o regalías.
Recepción y registro de efectivo
Cuando una empresa tiene recibos de efectivo, un contador debe documentar el efectivo entrante y hacerlo utilizando un diario contable especializado llamado diario de recibos de efectivo. Este diario sirve para rastrear cuándo la empresa recibe efectivo y un contador acredita la cuenta de ventas y carga la cuenta de efectivo. Si una venta se realiza a crédito, como cuando una compañía emite una factura y un cliente tiene 30 días para pagar la factura, esta venta se registra en un diario de ventas por separado.
Muchas empresas, como los restaurantes, hacen un gran volumen de transacciones en efectivo. Una serie de otras herramientas contables ayudan a realizar un seguimiento de los recibos de efectivo, como una hoja de efectivo diaria, un diario de desembolso de efectivo, un fondo de caja chica y conciliaciones bancarias periódicas.
Para las empresas que realizan principalmente ventas en efectivo, la hoja de efectivo diaria proporciona una forma para que la empresa realice un seguimiento de todo el efectivo recibido y todo el efectivo pagado. Al final de cada día hábil, la administración puede contar el efectivo real, compararlo con las transacciones en la hoja de efectivo y luego realizar un depósito bancario diario. Al final de cada día, es importante conciliar cualquier diferencia entre los totales y hacer un seguimiento de la razón. A menudo, se tomó una pequeña cantidad de dinero en efectivo para cubrir un gasto misceláneo, pero no se registró en ninguna parte.
Este sistema básico proporciona los medios para detectar cualquier fraude que resulte en falta de efectivo o errores que resulten en excedentes de efectivo. Una escasez también podría provenir de una transacción que usted pagó y olvidó registrar, pero la hoja de efectivo puede ayudarlo a detectar esto.
El ciclo del efectivo
Los recibos de efectivo desempeñan un papel importante en algo que se llama el ciclo de efectivo, que representa la cantidad de tiempo entre el momento en que una empresa paga en efectivo a sus proveedores de inventario y recibe efectivo de las ventas realizadas a sus clientes. Las compañías usan este ciclo para ayudarles a calcular cuánto efectivo deben usar para financiar sus operaciones en curso, y este importante concepto también ayuda a las compañías a estimar los requisitos que podrían tener para su financiamiento. Esto también se conoce como el ciclo de efectivo a efectivo.
Las empresas utilizan un cálculo para calcular el número de días en su ciclo de efectivo. El cálculo se llama cálculo de efectivo a efectivo, que puede calcularse mediante la siguiente fórmula:
Ciclo de efectivo, o días de efectivo a efectivo = días de inventario en existencia + días de ventas pendientes - días por pagar pendientes
El cálculo del ciclo de efectivo le indica cuánto tiempo lleva convertir el inventario en efectivo. Esto es muy perspicaz para las compañías de fabricación que deben averiguar cuánto tiempo lleva procesar las materias primas en un inventario vendible, completar la venta y cobrar el dinero del cliente. Esta medida de liquidez, o la facilidad con que la empresa puede convertir las materias primas terminadas en efectivo, puede ayudar a la gerencia a detectar ineficiencias en el proceso de producción y ventas.
Ejemplo de efectivo a efectivo
Digamos que usted tiene una empresa que vende widgets, y el inventario tiende a permanecer en su almacén durante unos 40 días antes de vender. Diga también que le vende a sus clientes a crédito y que le pagan dentro de unos 50 días. Tiene facturas que deben pagarse y generalmente las paga en un plazo de 30 días, por lo que tiene un saldo pendiente de pago de 30 días. Su cálculo sería el siguiente:
Ciclo de efectivo: inventario de 40 días + 50 días de ventas pendientes - 30 días de cuentas por pagar = 60 días de efectivo a efectivo
A partir de este resultado, usted concluiría que su empresa necesitará tener suficiente capital de trabajo para cubrir los gastos durante 60 días, ya que toma 60 días obtener los recibos en efectivo de su inventario actual y su actividad de ventas.
Este cálculo es útil, especialmente cuando necesita realizar una remodelación debido a los cambios en la sincronización de sus recibos de efectivo, al administrar un flujo de efectivo limitado durante una situación de quiebra comercial o cuando su empresa desea explorar alternativas de deuda para reducir su costo de endeudamiento.
Desembolso de efectivo
Los desembolsos de efectivo, denominados salidas de efectivo, son montos en efectivo que dejan a la compañía. Algunos ejemplos son cuentas por pagar, gastos operativos y caja chica.
El dinero sale de la compañía y se registra en un diario de desembolsos de efectivo. Desde el diario de desembolsos de efectivo, las transacciones se contabilizan en el libro mayor, el libro de cuentas por pagar y cualquier otro libro mayor que corresponda. Por ejemplo, como propietario de una tienda minorista, puede realizar pagos para comprar un nuevo inventario, pagar cuentas en sus cuentas por pagar y cubrir los gastos salariales.
Los fabricantes hacen desembolsos en efectivo para pagar las materias primas para crear productos y pagar otros costos de producción. Las cuentas de diario de desembolso de efectivo reciben débitos y créditos por cada transacción, y la revista muestra cómo los totales afectan el saldo general de la cuenta de efectivo de la compañía.
Al observar los registros de desembolsos de efectivo en la revista, la administración puede hacer un seguimiento de cuánto dinero sale de la empresa y por qué motivo. El diario de desembolsos de efectivo también muestra el número de cheque de todos los cheques emitidos, lo que facilita la búsqueda de cheques faltantes o problemáticos. En un paquete de software de contabilidad, como QuickBooks, puede ver el diario de desembolsos de efectivo denominado registro de cheques.
Cómo evitar el fraude
Los contadores a menudo mencionan los controles internos, y estas importantes pautas actúan como medidas de seguridad para prevenir el fraude cuando se trata de recibos de efectivo y desembolsos. Las empresas que carecen de los controles internos adecuados pueden encontrar que un empleado utiliza cheques de la empresa para pagar sus facturas personales o realizar transferencias bancarias a sí mismo.
Para garantizar que los desembolsos de efectivo tengan las medidas de seguridad adecuadas para prevenir el fraude, es importante que las empresas se segreguen las tareas para que la misma persona que autoriza o firme un cheque o transferencia bancaria no tenga la capacidad de realizar otras partes de la transacción, como crear el Comprobar o iniciar la transferencia bancaria.
Para las empresas más pequeñas, esto puede ser difícil debido a un personal reducido, y ayuda a acceder a los estados de cuenta bancarios antes que a cualquier otro personal de la compañía, a revisar cada transacción y copia de cheques, a buscar cualquier cosa que parezca inusual, y luego hacer un seguimiento con el banco. si es necesario.
Revisar a los firmantes de cheques autorizados es un paso importante, y esta persona no debe tener acceso a cheques en blanco ni ninguna capacidad para ingresar transacciones en el sistema de contabilidad de la compañía. El uso de un sello de firma para cheques puede crear problemas adicionales porque a menudo es muy fácil para alguien robar el sello y también robar una pila de cheques en blanco.
Algunas compañías requieren que sus cheques requieran dos firmas, generalmente con algún tipo de umbral de dólares, de modo que se puedan usar montos de cheques más pequeños con una sola firma. Esto permite un cierto grado de segregación de funciones cuando se emiten cheques por encima de un cierto monto de umbral. No se olvide de las transferencias bancarias, ya que se han vuelto más populares en los últimos años.
El personal responsable de crear transferencias electrónicas debe estar separado de la persona que libera las transferencias bancarias. Si el personal no permite la separación, puede configurar un sistema donde su banco llame a otra persona dentro de la compañía cada vez que reciba una solicitud de transferencia bancaria.Esta llamada no debe dirigirse a una persona que tenga la capacidad de iniciar transferencias bancarias.
Finalmente, realice una conciliación bancaria mensual con alguien que no esté involucrado en los desembolsos de efectivo. Cualquier transacción inusual o imágenes de cheques deben ser seguidas e investigadas.
¿Cómo se calcula un saldo de caja de apertura?
Los recibos de efectivo de una empresa desempeñan un papel importante en el presupuesto del flujo de efectivo. Es posible que haya escuchado un estado de flujo de efectivo llamado "declaración de fuentes y usos". Los recibos de efectivo de la compañía representan el elemento vital de la compañía, las fuentes de efectivo. Los desembolsos en efectivo de la compañía conforman los usos del efectivo.
Para calcular el saldo de apertura para sus fuentes y utiliza el estado de flujo de efectivo, todo lo que debe hacer es consultar su estado de cuenta bancario en línea o llamar al banco e ingresar la cantidad de dinero que tiene en el banco. A este saldo inicial de efectivo, agregue los recibos de efectivo que ingresen y reste el total de los desembolsos de efectivo que sale de la compañía. El total de estas tres partes es igual a su saldo final, o la cantidad de dinero que le queda. Para un presupuesto, puede resultarle útil mostrar este cálculo mensualmente.
Por ejemplo, su saldo de apertura es el efectivo que tiene el primer día del mes. Su saldo de apertura para el próximo mes es igual al saldo de cierre del mes anterior. Su saldo de apertura de cualquier mes dado siempre es igual a la cantidad que el saldo de cierre del mes anterior.
Como parte de la creación de un estado de flujo de efectivo, especialmente si usa el método directo que incluye el efectivo proveniente de las actividades de operación, inversión y financiamiento, puede preguntar: "¿El efectivo recibido de los clientes es una actividad operativa?" Sí, pero no es tan simple. No todos los clientes pagan en efectivo, por lo que algunas de las ventas de la compañía vienen en forma de cuentas por cobrar desde que la venta se realizó a crédito. En este caso, debe comenzar con el monto total de ventas de la empresa para un mes determinado y ajustarlo según el cambio en el saldo de las cuentas por cobrar de la empresa para obtener el número correcto de recibos de efectivo.
Si las cuentas por cobrar aumentan durante el período en cuestión, deduzca este aumento de su cifra de ventas para calcular la cantidad de recibos en efectivo de los clientes. Si el saldo de sus cuentas por pagar ha disminuido, agregue este monto de disminución a sus ventas totales para calcular el efectivo total recibido de sus clientes.
Tipos de recibos de efectivo
Los recibos de efectivo llegan a un negocio en muchas formas, principalmente de ventas de clientes. Dependiendo del tamaño y el tipo de negocio, estas entradas pueden ser en forma de pagos realizados con tarjeta de crédito, efectivo, giro postal o cheque personal, por ejemplo. Un negocio solo por suscripción puede recibir la mayor parte de sus recibos de efectivo en forma de pagos bancarios ACH. Las empresas también reciben efectivo de actividades distintas de la venta de bienes o servicios, como regalías, ingresos por intereses, dividendos y ganancias de capital de inversiones y ganancias de la venta de diversos activos.
El ingreso es el dinero que una empresa recibe de sus actividades comerciales normales y continuas. Cuando llega el momento de leer los estados financieros e interpretar los recibos de efectivo reales frente a un número calculado, es útil definir algunos de los términos. Por ejemplo, ¿son los ingresos y las ganancias lo mismo? No, porque mientras que los ingresos, también llamados ventas, representan dinero de los clientes, las ganancias representan lo que queda después de usar esos ingresos para pagar los gastos de la empresa.
¿Son los ingresos y las ganancias lo mismo? La ganancia significa esencialmente lo mismo que las ganancias, ya que representa solo la cantidad de dinero restante después de que haya pagado todas las facturas del dinero recibido de sus clientes.
Y por último, ¿son los ingresos y los ingresos lo mismo? Algunas personas pueden usar el término "ingresos" para representar los ingresos por ventas, pero desde el punto de vista de la terminología contable, es más probable que los ingresos signifiquen ingresos operativos. El ingreso operativo es ligeramente diferente de las ganancias o ganancias porque tiene el costo de los bienes y gastos de operación eliminados de las ventas, pero a diferencia de las ganancias o ganancias, el ingreso de operación no incluye los gastos de impuestos y otros gastos no operativos.
