Las políticas y procedimientos financieros de las iglesias han sido durante mucho tiempo polémicos. Las iglesias deben adherirse a políticas y procedimientos estrictos para asegurar al personal ya la congregación que sus donaciones se están manejando adecuadamente, especialmente con la redacción de cheques. Al establecer políticas, examine los estatutos de la iglesia y la constitución de las políticas existentes. Muchas iglesias requieren que los miembros de cierta edad voten los apéndices a las políticas de la iglesia.
Las políticas
Las políticas de escritura de cheques, también llamadas políticas de desembolso de efectivo, deben eliminar cualquier duda en la mente de su gente. La cuenta corriente de la iglesia debe mantener un saldo mínimo en todo momento. Las políticas podrían incluir que el secretario financiero escriba los cheques en un día determinado de la semana, que será firmado por el secretario y un oficial elegido.
Los cheques sobre un monto fijo, por ejemplo, $ 1,000, deben requerir tres firmas o la aprobación de una persona específica. Si una persona solicita un reembolso, la solicitud debe enviarse con un recibo y firma del aprobador. Si las tarjetas de crédito son necesarias, todas las tarjetas de crédito deben pagarse al final del mes para evitar cargos financieros. Cualquier gasto relacionado con viajes y entretenimiento de negocios debe tener pautas claras. La oficina financiera de la iglesia debe aprovechar los descuentos bancarios que se ofrecen por el pago anticipado o en su totalidad.
Procedimientos
Las políticas son "lo que" hace una empresa, los procedimientos son "cómo". Invertir en un sistema contable sin fines de lucro. Muchos sistemas están disponibles específicamente para las iglesias y sus necesidades. Los procedimientos deben incluir requerir dos firmantes para todos los cheques que se escriben para establecer la responsabilidad.
Un miembro del personal puede ejecutar la nómina, y otro puede aprobarlo. El director financiero debe revisar todos los informes del libro mayor (una lista detallada de transacciones) semanalmente o quincenalmente. Dependiendo de la forma en que se establezca su iglesia, debe presentar a su junta de diáconos o ancianos los informes detallados de ingresos y gastos cada mes. El CFO o un diácono deben conciliar el extracto bancario con su programa de contabilidad.
Problemas
Modele las políticas y procedimientos de una iglesia después de las políticas y procedimientos de las compañías con fines de lucro, si es posible. Si bien los salarios y los beneficios deben ser confidenciales, varias personas de la junta directiva deben decidir cuánto le pagan al pastor y al personal. Los cheques nunca deben escribirse para "portador" o "efectivo". Los cheques nunca deben ser firmados antes de estar preparados. Si surge algún problema o inquietud, debe buscar el consejo de un contador público certificado.
