La planificación y la programación van de la mano. Un plan es la teoría o los detalles de cómo se realizará algo como un proyecto. Se utiliza un plan para crear una hoja de ruta para el logro de un objetivo. Un horario, cuando está vinculado a un plan, es la asignación de horarios y fechas a pasos específicos del plan.
Planificación
Un plan requiere un resultado y es la hoja de ruta para pasar del momento actual al objetivo futuro. Los planes pueden ser a corto o largo plazo. Siempre involucran detalles y pasos específicos que guían el plan de principio a fin. Los planes siempre deben hacer espacio para eventos imprevistos; por ejemplo, si una parte del plan está supeditada a un factor externo, el plan debe dar cuenta de tal evento.
Programación
La programación es el proceso de determinar los tiempos y las fechas para lograr objetivos específicos. Los horarios, como los planes, pueden ser a largo o corto plazo. A menudo, los cronogramas a corto plazo son muy importantes y están vinculados a los cronogramas a largo plazo. Cuando se trabaja con un calendario organizativo o institucional, es importante que los diferentes actores que trabajan en un proyecto coordinen sus horarios y tengan acceso a los horarios de los demás para garantizar un flujo de trabajo sin problemas.
Vinculación de planes a horarios
Tomar un plan prefabricado y convertirlo en un plan de acción puede ser una tarea muy compleja dependiendo del alcance del proyecto. Los planes deben ser muy detallados y completos. Las estimaciones deben ser precisas al determinar líneas de tiempo. Err en el lado de la precaución. Si no se proporciona una estimación adecuada, se podría retrasar todo el programa.
Variaciones y contingencias
Cualquier plan programado debe contener provisiones para variaciones imprevistas. Las cosas surgen, y el plan debe tener una disposición para hacer frente a tales sucesos. Por ejemplo, si una empresa está fabricando un nuevo producto y contando con un proveedor externo para piezas y ese proveedor retrasa el envío, ¿entonces qué? El plan debe tener una solución para lidiar con este evento. Una solución podría ser trabajar en otra fase del proyecto que se estaba guardando para más adelante.
Tecnología
La gestión de proyectos a gran escala puede ser difícil de organizar, especialmente cuando se administran diferentes partes, empleados y recursos. Hay algunos programas de software excelentes como Microsoft Project que ayudan en este proceso. Este software puede ayudar tanto en la planificación como en la programación, a la vez que permite que el proyecto sea flexible con los cambios realizados sobre la marcha, mientras se coordina con los involucrados en el proyecto.
