Un presupuesto operativo sirve como una hoja de ruta para que las empresas diseñen sus planes financieros para el próximo año. Incluye tanto los ingresos como los gastos, generalmente se presenta en un formato de declaración de ingresos y proporciona una forma valiosa para que la empresa documente los objetivos financieros y las metas para las actividades que desea lograr en el futuro.
Como propietario de un negocio, es posible que necesite un presupuesto para guiar y respaldar las decisiones financieras de su empresa. Existen diferentes tipos de presupuesto según el tipo de gasto que esté planificando, y muchas compañías usan versiones como el presupuesto divisional, el presupuesto por centro de costo, el presupuesto de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba cada año para documentar sus metas para los próximos 12 meses.
¿Qué es un presupuesto operativo?
Un presupuesto operativo es una declaración proyectada de los próximos ingresos y gastos operativos de una empresa. No incluye costos por compras de capital o inversiones, como el costo de construir un almacén. Los presupuestos operativos generalmente se ensamblan mensualmente o trimestralmente y cubren un período de un año.
Los gastos incluyen el costo de ventas (los costos directos para producir un producto) y los gastos operativos relacionados con las ventas y las actividades generales y administrativas de la empresa. Dependiendo del nivel de detalle, un presupuesto operativo también puede incluir la depreciación, amortización, gastos por intereses y gastos fiscales esperados para el próximo año.
Un presupuesto operativo a menudo se ensambla con los gastos línea por línea para que al planificar el presupuesto se pueda refinar por partida. Por ejemplo, si una empresa sabe que pagará a un consultor durante los primeros tres meses del año, es útil tener este detalle de la partida en el presupuesto para que los costos se puedan eliminar del presupuesto para el resto de año. O, si la compañía sabe que su renta aumentará en junio, también puede incluir esto en su presupuesto detallado de partidas individuales.
Las compañías más grandes que tienen muchas divisiones u otras entidades a menudo ensamblan presupuestos operativos separados para cada unidad de negocio y luego los consolidan en un presupuesto maestro de nivel de resumen para la compañía en su conjunto.
¿Cuáles son los diferentes tipos de presupuestos?
Las compañías utilizan diferentes tipos de presupuestos por una variedad de razones, y cada uno de los cuatro tipos o métodos principales funciona para diversas situaciones.
- Presupuesto incremental: Posiblemente el método de presupuestación más simple y usado. Uno simplemente toma los números reales de la compañía del año pasado y los incrementa o disminuye en un porcentaje específico. Por ejemplo, una empresa podría presupuestar un aumento del 10 por ciento en los ingresos por ventas para su producto más vendido y una disminución del 5 por ciento en el gasto en espacio de oficina no utilizado. Este es un método común debido a su facilidad, pero tiende a ignorar las influencias externas, como la inflación. Además, los gerentes podrían estimar el crecimiento de los gastos en un porcentaje más alto para dar la apariencia de que siempre están por debajo del presupuesto. Este método de presupuestación puede desincentivar a los gerentes para hacer esfuerzos para reducir costos o aumentar la eficiencia.
- Presupuesto basado en actividades: Un tipo de presupuesto de arriba hacia abajo con objetivos de producción, como un objetivo de $ 150 millones en ingresos. Los presupuestos de arriba hacia abajo involucran a gerentes de alto nivel que formulan un presupuesto de alto nivel basado en sus objetivos. Este presupuesto se otorga a los gerentes de departamento para determinar las actividades necesarias para alcanzar este objetivo y los costos de realizar esas actividades.
- Presupuesto de la propuesta de valor: Este tipo de presupuesto requiere más reflexión e implica preguntarse si cada ítem del presupuesto crea valor para los clientes, empleados y otras partes interesadas de la empresa.
- Presupuesto de base cero: Este tipo de presupuesto supone que cada departamento comienza con un presupuesto cero y que cada gasto presupuestado debe justificarse antes de agregarse. Si bien este tipo de presupuesto consume mucho tiempo, funciona para las empresas que necesitan reestructurar sus operaciones financieramente o, de lo contrario, deben ejercer un control muy estricto sobre el gasto. Este tipo de presupuesto es más efectivo para los costos discrecionales, en lugar de para los costos operativos centrales que mantienen el negocio en funcionamiento.
Por qué necesita un presupuesto operativo
Las empresas deben poder mantenerse en contacto con el estado financiero actual de la empresa para tener éxito, así como para proyectar lo que esperan en los próximos meses para que puedan planificar los ingresos y gastos del próximo año. Un presupuesto operativo es importante porque le brinda a la administración una forma de establecer y comunicar sus metas y objetivos financieros para los próximos 12 meses, y se puede utilizar para responsabilizar a los empleados y la administración de dichos objetivos. No es infrecuente que las empresas preparen un cronograma que compare el presupuesto con los resultados financieros reales de cada mes, o al menos cada trimestre, para ver cómo el desempeño real de la empresa está siguiendo los objetivos presupuestados.
El presupuesto operativo y el proceso de planificación también brindan una oportunidad para que las empresas se preparen en caso de circunstancias imprevistas. Por ejemplo, una empresa puede establecer sus objetivos de ingresos y gastos y planificarlos para que tenga la suficiente rentabilidad como para poner dinero en un fondo de agobio. El fondo podría utilizarse en caso de una recesión en la economía, la pérdida de un gran proveedor, la pérdida de un cliente frecuente o cualquier otro tipo de problema comercial que pudiera afectar el flujo de efectivo de la compañía de manera negativa.
Crear un presupuesto efectivo es parte arte y parte ciencia. Como propietario de un negocio, tendrá que averiguar dónde establecer la barra en términos de crear un presupuesto que refleje el tipo de rendimiento que su equipo es capaz de realizar, al mismo tiempo que considera lo que su empresa debe hacer para mantenerse en línea con o vencer a sus competidores y compañeros y sobresalir en su mercado. Es importante establecer los objetivos presupuestarios a un nivel suficientemente alto para que el mercado y los inversores perciban a su empresa como un líder y un triunfador, sin embargo, mantenga los objetivos en un nivel lo suficientemente realista como para que no cree una percepción negativa al perder los objetivos.
Ejemplos de presupuesto
Las empresas eligen ensamblar los presupuestos de diferentes maneras, según el tamaño, la estructura, el tipo de negocio y otras consideraciones de la empresa. Por ejemplo, puede decidir juntar un presupuesto por departamento, con categorías como CEO, finanzas, instalaciones o TI. Cada una de estas secciones tendrá los mismos componentes, como nómina, honorarios legales, gastos de computadora y costos de oficina.
Algunas empresas preparan su presupuesto por centro de coste. Un centro de costo es un departamento, en lugar de una división. En una empresa manufacturera, podría ser un departamento de fabricación o un departamento de mantenimiento. Estos departamentos son responsables de los gastos directos de operación y no tienen participación ni control sobre la parte de ventas o de generación de ingresos del negocio. Para este tipo de presupuesto, es difícil calcular el beneficio de cada centro de costo porque requiere que se asignen los ingresos y los gastos generales, como la renta de edificios.
Otro ejemplo de presupuesto es el método de presupuesto de arriba hacia abajo. Este proceso para formular un presupuesto involucra metas y objetivos de configuración de la administración para la compañía en la parte superior y luego los lleva a los gerentes de división de la compañía. Los objetivos del presupuesto son dictados por la gerencia, y los departamentos deben encontrar una manera de estructurar sus presupuestos separados para cumplir con los objetivos y metas establecidos por los ejecutivos principales.
Este tipo de presupuesto tiene el inconveniente de que la gerencia de nivel medio y bajo en las divisiones no se apropian del presupuesto porque no fue creado por ellos y se les impuso. Algunos creen que el presupuesto de arriba hacia abajo no es tan efectivo porque la administración a menudo está desconectada de los detalles de lo que sucede en el campo y con las necesidades operativas diarias de la empresa.
El presupuesto de abajo hacia arriba es el reverso de un presupuesto de arriba hacia abajo, y comienza con las personas en el campo. Cada departamento es responsable de formular su propio presupuesto, y el personal que participa en las operaciones diarias suele ser el que más conoce sobre todas las partidas en los presupuestos departamentales. Por esta razón, los presupuestos ascendentes tienden a ser más detallados y, en muchos casos, más precisos que los presupuestos descendentes. Sin embargo, el presupuesto aún se basa en los objetivos, por lo que incluso con los detalles adicionales, podría ser completamente diferente de los resultados reales de la empresa.
Desafíos presupuestarios: ¿Bolsa de arena o estiramiento?
El presupuesto no es tan fácil como simplemente agregar una tasa de crecimiento o reducción a los ingresos y gastos y luego hacer una copia para cada uno de los 12 meses del próximo año. Especialmente cuando el presupuesto lo construyen las personas en el campo, puede surgir un dilema. Tal vez el equipo debería elaborar un presupuesto que incluya objetivos exigentes, que sean muy optimistas pero que puedan ser difíciles de alcanzar. O tal vez el equipo debería juntar un presupuesto que sea una bolsa de arena, lo que significa que los objetivos son más fáciles de alcanzar.
Este es un tema especialmente delicado cuando los empleados saben que sus bonos están vinculados a su desempeño en comparación con el presupuesto, y pueden probar la ética de la administración, especialmente si un presupuesto con gran cantidad de dinero hace que la empresa tenga un desempeño peor que sus pares o competidores, todo a nombre de Empleados asegurando sus bonificaciones.
Cada enfoque tiene sus problemas potenciales. Si bien hay algo que decir sobre lo poco prometedor y lo que más se cumple, el establecimiento de objetivos estrictos puede empujar a las personas y los equipos fuera de sus zonas de confort para lograr resultados positivos previamente inesperados o inalcanzables.
Si los objetivos del presupuesto son demasiado escandalosos, los empleados comenzarán a ignorar el presupuesto o cuestionarán la mentalidad del liderazgo, y su capacidad para evaluar con precisión las capacidades del personal. Además, si el presupuesto de ingresos se establece en un nivel inalcanzable, y los gastos operativos, como la contratación y los salarios de personal adicional, se ajustan a las ventas infladas, la empresa podría terminar gastando demasiado dinero en recursos subutilizados.
Presupuestos de capital y previsiones
El presupuesto de capital de una empresa puede interactuar con el presupuesto operativo, pero es una fuente de dinero completamente separada. El presupuesto de capital detalla los planes y los ingresos y gastos asociados para proyectos grandes o costosos, como comprar un nuevo equipo de producción, construir un nuevo almacén o invertir, y lanzar un nuevo producto. El presupuesto de capital a menudo también se realiza proyecto por proyecto y puede ser modelado financieramente como un Valor Presente Neto o un cálculo de VAN, o un cálculo de Tasa Interna de Retorno o TIR.
Ambos métodos se usan comúnmente y ofrecen a la administración una forma de evaluar la viabilidad de un proyecto, estimar la cantidad de flujo de efectivo que el producto podría generar, determinar la tasa de rendimiento de la inversión y tomar una decisión sobre si o no para llevar el proyecto. Una empresa puede realizar dos o tres escenarios diferentes de un cálculo de NPV o IRR con varios supuestos para determinar cuál podría generar el mayor beneficio para la compañía.
Muchas empresas también elaboraron un pronóstico junto con su presupuesto operativo. Si bien puede parecer duplicado, el presupuesto representa lo que la empresa quiere lograr, como un cierto porcentaje de aumento en las ventas para el año, una cierta disminución en los gastos o una cierta cantidad de personal adicional contratado.
El pronóstico, por otro lado, representa una idea más cercana a la realidad financiera. La compañía crea un pronóstico a principios de año, y puede parecerse mucho al presupuesto en enero. Sin embargo, a medida que avancen los resultados reales, la compañía actualizará el pronóstico en función de lo que realmente está sucediendo, lo que puede o no se parece al presupuesto. El pronóstico ofrece a la administración una herramienta para ayudar con la planificación a corto plazo y redirigir los esfuerzos si la compañía parece que no puede cumplir con sus objetivos presupuestarios, ya sea para ingresos o gastos.
