Configure un plan de cuentas como uno de los primeros pasos para comenzar un nuevo negocio. Un plan de cuentas es el listado de todas las cuentas en un libro mayor, y generalmente incluye números de referencia para ayudar a clasificar las cuentas por tipo. El cuadro organiza y rastrea todas las actividades comerciales y hace posible generar informes en una secuencia lógica para rastrear el historial financiero y el progreso del negocio. Aquí es cómo configurar un plan de cuentas básico.
Organice el negocio clasificando los elementos en lo que el negocio posee (activos), lo que el negocio debe (pasivos), el valor del negocio a los propietarios (patrimonio), los ingresos (ingresos) del negocio y lo que el negocio gasta para proporcionar el ingreso. (gastos.)
Asigne a cada cuenta de activos un nombre único, como cheques, ahorros, cuentas por cobrar, inventario, inversiones y activos fijos (o depreciables). Asigne números secuenciales a estas cuentas desde 1000 hasta 1999. El rango de los números de cuenta permite agregar nuevos nombres y números de cuenta a medida que la empresa se expande.
Nombre cada cuenta de responsabilidad civil con un nombre único, como cuentas por pagar, notas por pagar, préstamos por pagar, salarios por pagar e impuestos de nómina por pagar para rastrear cualquier monto que la empresa deba a otros. Estos pueden dividirse aún más en pasivos a corto plazo (montos que deben pagarse dentro de un año comercial o menos) y pasivos a largo plazo (montos que se deben pagar después de un año comercial).
Clasifique cada cuenta de patrimonio con un nombre único. Estas incluyen acciones comunes, capital pagado y ganancias retenidas (si el negocio es una corporación) distribuciones de socios y capital de socios (si se trata de una sociedad), y capital de miembros (si se trata de una LLC). Asigne números secuenciales a estas cuentas de 3000 a 3999.
Asigne nombres únicos a cada cuenta de ingresos, como ventas, ingresos por comisiones, ingresos por alquileres y otros ingresos. Asigne números de cuentas del 4000 al 4999 a estas cuentas. Las cuentas de ingresos rastrean todos los ingresos que la empresa obtiene durante el año.
Determine todos los costos de hacer negocios dentro de un año comercial. Estos son los gastos del negocio y se segregan según la forma en que se relacionan con la producción de ingresos. Por ejemplo, las cuentas de costo de bienes vendidos se relacionan con la fabricación de productos, la producción de servicios y la compra de inventario. Numere estas cuentas del 5000 al 5999. Los gastos generales, incluidos los gastos de oficina, publicidad, contabilidad y legales, obtienen los números de 6000 a 6999, y los salarios y los gastos de nómina obtienen los números de 7000 a 7999.
Separe los ingresos y gastos que no forman parte del curso normal del negocio principal de la empresa. Esta categoría podría incluir los ingresos por actividades tales como los ingresos por intereses de los documentos por cobrar o las ganancias o pérdidas por la venta de activos comerciales. De manera similar, puede haber gastos que no estén relacionados con la producción de los productos o servicios de la compañía, como el gasto por impuesto a la renta o el gasto de la hipoteca. Número de estas cuentas 8000 a 9000.
Consejos
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Las cuentas de activos, pasivos y capital se llaman "cuentas permanentes" porque se transfieren de un año a otro y se ajustan a medida que cambian sus valores. Las cuentas de ingresos y gastos se denominan "cuentas temporales" porque al final de cada año, los ingresos y gastos se calculan para el informe final, luego estas cuentas se "cierran", por lo que los ingresos y gastos del próximo año se pueden realizar un seguimiento adecuado.
