La contabilidad de gestión es una de las herramientas más poderosas que puede utilizar en un negocio. Por lo general, la gerencia superior y los ejecutivos de la empresa lo utilizan para ayudarles a tomar decisiones estratégicas con respecto a departamentos específicos, líneas de productos o el negocio en general. Estas cuentas generalmente se preparan mensualmente y le brindan una instantánea del estado de la compañía que está al día. Implican indicadores clave de rendimiento en toda la organización.
Hay un secreto importante para preparar cuentas de administración: precisión con sus datos. Una vez que tiene un presupuesto que está actualizado para cada brazo y función de la organización, luego mira los datos históricos de la compañía para averiguar cómo se comparan esos datos con los pronósticos y el presupuesto. Esto te ayudará a hacer dos cosas simultáneamente. Por un lado, te ayudará a detectar una tendencia indeseable antes de que vaya demasiado lejos y sea casi imposible de controlar. Por otro lado, confirmará si el negocio generalmente va por buen camino cuando se trata de cumplir con sus objetivos financieros y operativos.
El aspecto contable de las cuentas de gestión
El primer paso es asegurarse de que su contabilidad esté actualizada. Todas las entradas y salidas deben registrarse correctamente. Puede hacer esto de varias maneras, como una línea de productos específica o un departamento específico. Puede solicitar la ayuda del software de administración financiera para facilitar el proceso si es una pequeña empresa. Para una empresa más grande, es posible que necesite utilizar un software de planificación de recursos empresariales. Esto también implicará contar con las políticas correctas para garantizar una contabilidad precisa y precisa y un ejemplo de informe financiero mensual para guiar la preparación de los informes. Debe haber un presupuesto preparado por cada departamento e informes para cada período que muestren las transacciones financieras que se han realizado en ese período.
Informes de Gastos
Una vez que los informes son tan precisos como pueden ser, recopile todos los informes sobre los gastos del negocio. Debe revisar todas las compras realizadas por todos los departamentos en un período determinado, ya sea a crédito o no. Cada departamento también debe tener una cuenta detallada de cómo gastó su dinero en cosas tales como cuentas por pagar, suministros de oficina, mantenimiento, bonos y salarios.
Informes de ingresos
También debe reunir informes sobre los ingresos que ha recibido la empresa, incluidos los ingresos por ventas, inversiones y cuentas por cobrar. Reúna los detalles del departamento de ventas, incluida la venta de cada producto y los ingresos de cada avenida de ventas. Use una hoja de trabajo de cuentas por cobrar. Usted necesita saber cómo la empresa está generando sus ingresos y cuán rentable es ese ingreso de acuerdo con la vía de ventas, la ubicación y el producto en sí.
Juntándolo todo
Una vez que tenga toda esta información, cópiela en un informe completo que cubra todo el negocio. Los informes de cada departamento deben compararse con sus previsiones y presupuestos, y el informe para toda la organización debe compararse con el presupuesto y las previsiones de toda la organización.
También debe comparar los informes de gastos e ingresos con los registros bancarios para conciliar los dos. Esto es para asegurar que sus informes sean precisos. Cualquier discrepancia en sus cuentas de administración indicará una contabilidad inadecuada, lo que a veces puede significar que alguna actividad fraudulenta está en curso.
