Montar una manada en su inventario es una de las cosas más difíciles de manejar un negocio. Desde el punto de vista operativo, siempre querrá saber cuánto producto está disponible para vender y cuándo obtener más. Sus contadores también necesitarán inventarios precisos, para que puedan mantener sus libros en orden y brindarle la información que necesita para tomar decisiones comerciales. En la mayoría de los casos, pero no en todos, probablemente querrá hacerlo a través de un sistema de inventario perpetuo.
Sistema de inventario periódico
Hay dos maneras de manejar su control de inventario. Una es a través de lo que se llama un sistema de inventario periódico, lo que significa que al final de un período determinado: un mes, un trimestre, un año o lo que sea que funcione en su situación, usted cierra sus puertas y cuenta físicamente cualquier inventario que tenga a mano.. A efectos contables, llamará a esto el inventario de cierre para su período. Su recuento de inventario anterior fue el inventario inicial para este período. Agregará todas sus compras al inventario inicial, restará todas las ventas y, en un mundo ideal, el resultado se parecerá mucho a su inventario final. Por supuesto, no vivimos en un mundo ideal, y en la práctica, cuanto más tiempo pase entre los inventarios, más discrepancias surgirán. Bajo el sistema de inventario periódico, la cantidad de inventario solo es precisa una vez que se cuenta, lo cual Es un gran inconveniente.
Sistema de inventario perpetuo
El sistema de inventario perpetuo requiere mucha más configuración, pero una vez que está en su lugar, es mucho más fácil de operar. Cada pieza de inventario que posee se ingresa en su sistema informático a medida que se compra. Cuando sale del inventario, cuando se vende o se usa, se deduce automáticamente del inventario disponible en su sistema informático. Si su modelo de negocio gira en torno a saber lo que tiene y cuándo tendrá que pedir más, lo que se aplica a casi todas las empresas, el uso del método de inventario perpetuo ofrece muchas ventajas.
Inventario Periódico Versus Perpetuo
El enfoque que adoptará para administrar su inventario depende de su situación. Si está contento de operar de manera "familiar", manteniendo su negocio pequeño y su inventario bajo, un sistema de inventario periódico podría ser todo lo que necesita. La configuración es mínima y puede contar su inventario con la frecuencia que considere necesaria. Si sus planes para su empresa implican mucho crecimiento, querrá implementar el método de inventario perpetuo lo antes posible, idealmente desde el primer día.
El inconveniente es que el método de inventario perpetuo es complicado de configurar y requiere una inversión significativa en computadoras, software y experiencia. Si está ejecutando con un presupuesto ajustado, como suele ser el caso de las nuevas empresas, esa inversión inicial puede ser más de lo que puede administrar cómodamente. A veces, tendrá que conformarse con un sistema de inventario y contabilidad que proporcione una gestión de inventario perpetuo básica a corto plazo, pero puede actualizarse a una oferta más completa a medida que su negocio e ingresos crezcan.
No es perfecto
El punto central de un sistema de inventario perpetuo es que siempre tendrá un recuento preciso y actualizado de los artículos disponibles. Eso es ampliamente cierto, pero en el mundo real, siempre hay una brecha entre la teoría y la práctica. Perderás producto por rotura y robo; los proveedores le facturarán incorrectamente, recibirá pedidos que superen o queden cortos en unas pocas piezas, el personal de ventas realizará el cobro de las ventas o los reembolsos de manera incorrecta, etc. Las buenas prácticas de capacitación, seguridad y manejo de inventario pueden ayudar a mantener eso al mínimo, pero aún así tendrá que hacer un conteo real cada cierto tiempo para verificar los números con los que está trabajando.
Puede optar por hacer un inventario físico completo al menos una vez al año, o puede optar por "recuentos de ciclos" continuos. Eso solo significa que elegirá ciertas partes de su inventario para contar regularmente en busca de discrepancias. Puede concentrarse solo en los artículos de mayor valor o mayor volumen, porque son los que tienen más probabilidades de darle problemas, o puede contar todo su inventario poco a poco durante el año y ajustar su inventario cuando encuentre errores..
Inventario perpetuo en entornos minoristas / mayoristas
El mejor caso para los sistemas de inventario perpetuo es en el comercio minorista. Cuando su cliente lleva un producto al mostrador, lo llamará con algún tipo de escáner, o quizás ingresando manualmente un número de pieza. Escanear es mejor, siempre que sea posible porque reduce la posibilidad de errores. Una vez que se complete la venta, su sistema reducirá el inventario disponible para permitir lo que está saliendo por la puerta en la mano de su cliente.
Si uno de sus otros vendedores busca ese producto desde una computadora en otro departamento, el total recién revisado es lo que se mostrará en la pantalla. Su sistema también puede pedirle que ordene más cuando sus suministros se agoten o incluso haga el pedido automáticamente. Los mejores sistemas hacen un seguimiento de los descuentos de sus proveedores y también los mínimos de pedido, por lo que puede configurarlos para que no ordenen 950 unidades si hay un descuento de 1,000. Los mayoristas trabajan de la misma manera, excepto que compran a los fabricantes y distribuidores y venden a los minoristas.
Inventario Perpetuo en Entornos de Fabricación / Producción.
Si está en el negocio de hacer productos, en lugar de solo venderlos, utilizará un sistema de inventario perpetuo de manera un poco diferente. En este caso, los artículos en su inventario son materias primas o subconjuntos, y finalmente se convertirán en productos terminados. También deberá realizar un seguimiento de sus materias primas mientras están en el camino de convertirse en productos terminados, lo que puede demorar entre uno o dos segundos o varios años, según el producto. En ese estado, se cuentan como trabajo en proceso. Con un eficiente sistema de inventario perpetuo, nunca debe quedarse sin materias primas y sabrá cuántos productos terminados tiene disponibles para la venta. Más importante aún, también sabrá cuáles fueron sus costos de fabricación, incluso si sus materiales fluctúan en costo.
Contabilidad LIFO y FIFO
La gestión de su inventario físico siempre debe asegurarse de que el producto más antiguo en sus estantes se venda primero, incluso si no es especialmente perecedero. El empaque se desvanece con el tiempo, las cajas se dañan y hasta las uñas de acero eventualmente se oxidan. Sin embargo, para propósitos de contabilidad perpetua, usted decide si considera que cada pieza de inventario es la más antigua actualmente en la mano o la más reciente en la mano. Estos sistemas se denominan primero en entrar, primero en salir y último en entrar, primero en salir, o FIFO y LIFO para abreviar.Si los precios suben, el producto más antiguo siempre será el más barato y el producto más nuevo siempre será el más costoso. Si los precios están cayendo, lo contrario es cierto. Eso tiene algunas implicaciones importantes para la forma en que contabiliza sus costos.
LIFO, FIFO y COGS
Supongamos, para fines de demostración, que el artículo más antiguo de su inventario se compró a $ 85, el más nuevo le cuesta $ 95 y usted vende a $ 110. Si trabaja sobre una base FIFO, su ganancia es de $ 110 menos el costo de $ 85 o $ 25. Si trabaja sobre una base LIFO, solo contará $ 15 en la misma venta. Si su objetivo es informar los beneficios más altos posibles, tal vez para impresionar o influenciar a los posibles inversores, puede que le resulte ventajoso utilizar el método FIFO. Si desea mantener sus ganancias registradas bajo control para minimizar su factura de impuestos, el método LIFO podría, en este caso hipotético, tener más sentido. Puedes usar cualquiera de los dos métodos, siempre y cuando seas consistente. En cuanto a realizar un seguimiento de su costo real de los productos vendidos en el comercio minorista, o el costo de producción en la fabricación, puede optar por un método de promedio ponderado que haga un seguimiento de sus costos reales a medida que aumentan y disminuyen.
