Las empresas que mantienen un inventario utilizan sistemas de inventario para administrar los niveles de inventario en el almacén, así como en la planta. Tales compañías necesitan decidir entre usar sistemas de inventario de período y sistemas de inventario perpetuo. Con cualquiera de los dos sistemas, la compañía todavía necesita realizar un inventario físico al menos una vez al año. Un inventario físico proporciona un par de beneficios para la gestión del negocio.
Sistemas de inventario
Los sistemas de inventario satisfacen las necesidades de una empresa al proporcionar información sobre las cantidades de inventario y los valores en dólares. Muchos sistemas de inventario brindan información sobre la ubicación específica del almacén del inventario y la cantidad almacenada en esa ubicación. Los empleados y gerentes de la planta utilizan esta información para ubicar artículos específicos para enviar a los clientes o para determinar si la compañía necesita reordenar un artículo de inventario específico porque el inventario disponible ha disminuido. Los sistemas de inventario también proporcionan información al departamento de contabilidad con respecto al valor de inventario total que posee la compañía.
Inventario perpetuo
Un sistema de inventario perpetuo se actualiza cada vez que el almacén recibe inventario de los proveedores y cada vez que el almacén envía el inventario a un cliente. El sistema de inventario perpetuo proporciona el saldo de inventario en cualquier momento. Este saldo se actualiza continuamente. Muchas compañías usan escáneres y códigos de barras para registrar fácilmente los cambios en los saldos de inventario. Estas compañías escanean piezas de inventario cuando se envían o se reciben, lo que actualiza automáticamente el saldo en el sistema de inventario.
Inventario físico
Un inventario físico consiste en contar manualmente cada artículo del inventario y compararlo con la cantidad registrada en el sistema de inventario. Algunas compañías separan a los empleados en dos grupos, con un grupo que cuenta cada artículo y el segundo grupo que cuenta cada uno. Esto permite a la compañía comparar los dos conteos con la cantidad registrada en el sistema e identificar problemas potenciales de inventario. Un conteo de inventario físico le permite a la compañía determinar correctamente las cantidades de inventario, identificar los ajustes de inventario necesarios e investigar variaciones.
Ajuste de inventario
A veces, las empresas descubren discrepancias entre las cantidades reales en el inventario y el inventario registrado. Cuando esto ocurre, la compañía registra un ajuste de inventario para corregir el saldo de inventario en el sistema. Las cantidades de ajuste surgen al comparar la cantidad real con la cantidad del sistema. El propósito del ajuste de inventario es hacer que el sistema de inventario sea igual al inventario real que posee la compañía.
Variación de inventario
Después de realizar un inventario físico, una compañía investiga las variaciones de cantidad descubiertas para determinar la razón de las variaciones. Las variaciones suelen surgir como resultado de errores, robos o destrucción de empleados.
