Escribir cartas de rechazo de ofertas es una parte común, aunque no le gusta, de administrar un negocio. Una carta de rechazo de la oferta es escrita por una compañía para informar a otra compañía que la oferta realizada por la compañía no fue aceptada. Al escribir este tipo de carta, tenga en cuenta que su mensaje debe ser cortés y directo. Debe explicar los motivos por los que se rechazó la oferta y también debe transmitir que las futuras ofertas de esta compañía con mucho gusto serán consideradas.
Preparar el título de la carta. Incluya la fecha, el nombre de la compañía, el nombre de la persona de contacto y la dirección de la compañía cuya oferta fue rechazada.
Dirigir la carta de manera apropiada y respetuosa. La carta debe ser dirigida usando la palabra "Estimado" y el nombre del contacto debe aparecer a continuación.
Comience la carta agradeciendo a la compañía por la oferta. Una carta de rechazo de oferta debe ser educada y debe agradecer específicamente a la compañía por ofrecer la oferta. También puede incluir la fecha y el trabajo para el que se realizó la oferta.Si corresponde, incluya una oración que indique que quedó impresionado por ciertos detalles de la oferta y enumere cuáles son.
Rechazar la oferta de la empresa. Indique de manera educada que la oferta realizada por esta empresa no ha sido aceptada y que la oferta de otra empresa sí lo ha hecho.
Ofrezca razones para el rechazo. Después de indicar que la oferta fue rechazada, dé a la compañía uno o dos motivos con respecto a los detalles de por qué se tomó esta decisión. Puede ser debido a precios o productos de menor calidad, o porque esta empresa en particular no está bien establecida. Esto ofrece una oportunidad para que la empresa licitadora conozca el problema y tenga la oportunidad de corregirlo en futuras decisiones comerciales.
Alentar a la empresa a ofertar nuevamente en el futuro. Cierre la carta dejando la puerta abierta para futuras oportunidades. Esto le permite a la empresa ofertante saber que las ofertas futuras son bienvenidas y que siempre existe la posibilidad de que una oferta futura sea considerada y posiblemente aceptada.
Firma la carta. Use la palabra "Sinceramente" al cerrar la carta y firme su nombre. Adjunte una tarjeta de presentación junto con la carta, alentando aún más a la empresa licitadora a que continúe licitando en proyectos futuros.
