Cuando está dirigiendo un negocio, hay ocasiones en las que tiene que decir no a un cliente, proveedor o asociado. Hacerlo de manera profesional puede ayudar a mantener una buena relación.
Presentación profesional de cartas
Redacte su carta con el membrete de la empresa o papelería y envíe la carta de la persona más adecuada de su organización. Si hay un número de reclamo del cliente, número de pedido de compra o cuenta para referencia, inclúyalo en su correspondencia.
Exponga su caso
Liderar con una nota positiva, como agradecer al cliente por su solicitud, luego ir directo al punto. Por ejemplo, "Gracias por su patrocinio y su carta reciente con respecto al estado de la garantía de su cámara de video modelo XYZ. Después de una extensa investigación, encontramos que no podemos cumplir con la garantía de su cámara de video según lo solicitado ".
Respalde su razonamiento
Indique una razón específica por la que está rechazando la solicitud de un cliente. Por ejemplo, cite la política de la compañía, revise los aspectos destacados del caso o resuma lo que está detrás de su decisión. Incluya adjuntos si es necesario, como copias de contratos, garantías u otros documentos que respalden su posición. Por ejemplo, “Como verá en el acuerdo de garantía adjunto, esta política de servicio completo estuvo vigente durante los primeros 12 meses de propiedad. Según nuestros registros, compró su cámara hace tres años, lo que hace que la reclamación de hoy sea injustificada ".
Ofrecer un compromiso
En algunos casos, no hay espacio para comprometerse o para extender una rama de olivo, pero si desea mantener el negocio del cliente en el camino, ofrezca algún tipo de concesión para ayudar a suavizar el golpe. Por ejemplo, "Nos gustaría ofrecerle un descuento del 25 por ciento en la compra de una nueva cámara de video" o, "Adjunto, encuentre una tarjeta de regalo de $ 50 que se puede canjear por cualquier compra de productos electrónicos en nuestra tienda".
Otros tipos de denegaciones
En el curso de la gestión de su empresa, es posible que tenga que rechazar los términos de los contratos con los proveedores, denegar las solicitudes de los empleados para las vacaciones o escribir correspondencia profesional a otros socios comerciales. Siga las mismas pautas generales descritas anteriormente, adaptando la carta a la situación específica.
Consejos
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Negación del contrato: “Gracias por la oportunidad de renovar nuestro contrato con ABC Refuse Removal. Debido a su reciente aumento en las tarifas, hemos optado por contratar los servicios de otro proveedor ".
Solicitudes de empleados: “Se rechazó su solicitud de tiempo libre pagado durante la última semana de diciembre, ya que esta semana está bloqueada para todos los empleados debido al inventario de fin de año.
Invitaciones de colega: “Gracias por la invitación para servir en su junta directiva. Desafortunadamente, tengo una serie de compromisos profesionales anteriores que me impiden asumir nuevos roles en este momento ".
Envuélvelo
Concluya su carta con una expresión de gratitud por la relación existente seguida de una invitación para seguir discutiendo el asunto si es necesario. Por ejemplo, "Gracias por su negocio.Si tiene preguntas o desea discutir este asunto en mayor detalle, no dude en contactarme directamente ".
