Un manual de capacitación para empleados sirve para muchos más propósitos que acompañar la capacitación de nuevos empleados. Los manuales de capacitación bien elaborados proporcionan contenido de capacitación por escrito, habilitan las funciones de los departamentos en ausencia de empleados clave, brindan información valiosa a los nuevos empleados y codifican las reglas y pautas del lugar de trabajo. Los departamentos de recursos humanos que desarrollan manuales de capacitación para empleados también encuentran más fácil brindar orientación en el lugar de trabajo y capacitación para empleados con materiales escritos.
Contenido de entrenamiento
Las compañías que brindan orientación a los empleados a menudo brindan nuevas contrataciones con un manual para empleados como una forma de manual de capacitación. Los manuales para empleados contienen reglas y pautas de trabajo con las que los empleados deben estar familiarizados antes de asumir sus obligaciones y responsabilidades laborales. Los manuales de los empleados generalmente tienen formularios de reconocimiento que los empleados deben firmar para indicar la recepción y el entendimiento de las políticas de la compañía. Los formularios firmados se colocan en el archivo de personal de cada empleado y forman parte del registro de empleo completo. Los manuales de capacitación para empleados o los manuales para empleados brindan a los empleados el apoyo tan necesario para aprender las reglas del lugar de trabajo y sirven como material de referencia en caso de que surjan preguntas sobre las políticas de la empresa.
Gestión de la calidad
Las organizaciones con múltiples sitios de trabajo utilizan manuales de capacitación de empleados para estandarizar los procesos en el lugar de trabajo. Un manual de capacitación para empleados que contiene las mejores prácticas o prácticas pasadas que han demostrado ser exitosas es valioso para los empleadores que tienen lugares de trabajo distribuidos en una amplia región geográfica. La estandarización de los procesos de la empresa es esencial para el desempeño consistente y la gestión de la calidad.
Transición a Paperless
Cuando una empresa pasa de ser una empresa que se basa en documentación escrita a una basada en tecnología, un manual de capacitación para empleados puede ser valioso para los expertos en tecnología de la información. Por ejemplo, un especialista en sistemas de información de recursos humanos responsable de codificar los procesos de reclutamiento de la empresa puede consultar el manual de capacitación de empleados para desarrollar un proceso de reclutamiento y selección basado en computadora. Las compañías que realizan la transición del papel a las funciones basadas en computadora podrían encontrar que los manuales de capacitación de los empleados proporcionan una parte sustancial de la información que se puede convertir al formato web para usar en la intranet de la empresa.
Referencia historica
Los procesos de la empresa cambian con el tiempo; sin embargo, un registro histórico de prácticas pasadas puede ser una buena base para construir procesos nuevos y actualizados. A las organizaciones que mantienen registros escritos, como los manuales de capacitación de los empleados, les resulta más fácil formular nuevos procesos y crear documentación de nuevos procesos. Los manuales de capacitación de los empleados son documentos importantes como referencia histórica.
Manuales de proceso
Muchas empresas desarrollan manuales de capacitación para empleados que contienen procesos de trabajo específicos. Los manuales de procesos facilitan la capacitación de nuevos empleados y la sustitución de las funciones laborales de los empleados. Algunos departamentos tienen manuales para empleados para cada posición dentro del departamento o sección, y otros manuales contienen descripciones de todos los procesos departamentales en un volumen. Los empleados son de gran ayuda en el desarrollo de estos manuales. Aprecian la importancia de un manual de capacitación para empleados y tienen conocimiento de primera mano de los procesos necesarios para describir los pasos para realizar tareas laborales específicas. Los manuales de capacitación para empleados son útiles cuando un empleado está ausente, está de licencia o no puede realizar la tarea del trabajo o capacita a otro empleado sobre cómo hacer el trabajo.
