Cómo escribir un plan de proyecto de comunicaciones

Cuando su empresa u organización tenga información importante para comunicarse y sus canales habituales sean insuficientes, planifique un proyecto de comunicaciones tácticas adaptado al contenido y las circunstancias. Los anuncios que se benefician de los planes personalizados suelen ser eventos no rutinarios importantes de una sola vez, como un cambio en el liderazgo ejecutivo, planes de contratación y despidos, cambios en los beneficios de los empleados y reubicación de las instalaciones de la empresa. A menudo involucran audiencias externas e internas. Hacer un plan de proyecto de comunicaciones tácticas ayuda a asegurar que tenga en cuenta las preguntas clave: ¿quién necesita escuchar qué, de quién, por qué medios, cuándo y hacia qué fin? Un plan también identifica tareas, responsabilidades y líneas de tiempo, lo que facilita el trabajo de la gestión de proyectos.

Aclare y confirme antes de planificar. Identifique al "propietario" del proyecto, generalmente la persona que lo asigna, quien lo asesorará y aprobará. Con el propietario de ese proyecto: --Confirme la esencia del contenido del anuncio, el tiempo deseado y los requisitos de confidencialidad. Confirme si existen sensibilidades o circunstancias inusuales, como los requisitos legales o de información de membresía. --Afirmar cómo encaja el proyecto como táctica en las relaciones generales y las estrategias de comunicación. - Póngase de acuerdo con las fuentes para obtener la información más detallada y los comentarios que necesitará, por ejemplo, el gerente de recursos humanos de su empresa o el presidente del comité de búsqueda de ejecutivos. - Identificar los requisitos de aprobación y presentación de informes para su proyecto. Acuerde si administrará el proyecto de manera informal o si estructurará un equipo de proyecto. - Identificar los requisitos de aprobación para los productos de trabajo que se derivan del plan, por ejemplo, la revisión realizada por personal legal, de recursos humanos y financieros o por ejecutivos específicos. - Establezca parámetros para los recursos necesarios, como las expectativas de presupuesto y el uso de agencias externas.

Cristalizar propósito y objetivos. El propósito es lo que usted quiere hacer que ocurra, generalmente comenzando con "Para …" Los objetivos generalmente comienzan con verbos de acción, son lo que usted quiere hacer para cuando, declarados como procesos o resultados deseados. En ese sentido, el objetivo de hacer su anuncio en una fecha determinada es un objetivo. El propósito puede ser "satisfacer las necesidades y preferencias de las partes interesadas para obtener información oportuna y objetiva sobre (tema), de manera que afirme la imagen y los valores de la compañía". Relacione ese propósito con la estrategia global de relaciones públicas y comunicaciones.

Perfil de actores y audiencias. La planificación estratégica muy probablemente ha identificado objetivos de comunicación a grandes rasgos. Para tu proyecto táctico, afina el enfoque. Las partes interesadas son grupos o individuos que se verán afectados por la información específica que pretende transmitir y, por lo tanto, son audiencias clave. Agregue a la lista otras audiencias en las que desea crear, cambiar o afirmar las percepciones. Use una tabla u hoja de cálculo con los siguientes encabezados de columna para resumir su análisis de: - Segmento de audiencia. Asigne a cada uno un nombre y, si es necesario, nota a pie de página de los constituyentes incluidos. Sub-segmentar un grupo si las necesidades de comunicación difieren dentro del grupo. Ejemplo: todos los empleados, empleados de la división afectada, supervisores. Pregunte: "¿Quién necesitará o querrá saber sobre esto, y por qué?" Por ejemplo, considere clientes clave, propietarios de acciones, el público en general, colegas en su industria, cuerpos políticos y proveedores importantes. Elija si los medios de comunicación de noticias serán segmentos específicos o, en cambio, se emplearán como canales para llegar a segmentos como el público en general y la comunidad empresarial. --Necesidad / Mensaje. Aunque la concientización y la comprensión son objetivos para todos los públicos, algunos pueden tener necesidades especiales. Los empleados pueden querer saber cómo se verán afectados por el cierre de una oficina, por ejemplo, o los miembros de la asociación, el proceso por el cual un líder ejecutivo que renuncia se sucederá. Los miembros de la junta, los ejecutivos, los supervisores y los gerentes de cuentas se encuentran entre quienes no solo necesitan las noticias, sino también su plan de comunicación, especialmente si van a desempeñar un papel. Identificar mensajes clave para cada segmento. - Comunicador clave. ¿De quién esperaría o le gustaría a cada segmento escuchar sus noticias? Identifique al vocero para que sea el "rostro" de la comunicación a cada grupo, a quien citaremos en un comunicado de prensa, por ejemplo, o dirija una conferencia con los empleados. Aunque la comunidad empresarial puede esperar escuchar al director ejecutivo, los empleados pueden preferir ser informados por sus supervisores y clientes clave por sus gerentes de cuentas.

Plano de secuencia en cascada y canales. Si alguna vez se sorprendió al enterarse primero de un periódico de grandes cambios que su compañía está planeando, comprende el principio de "sin sorpresas" y la importancia de la información en cascada para garantizar que no se produzcan sorpresas. En una mesa de trabajo temporal o en una hoja de cálculo, haga una lista de sus segmentos objetivo en el orden en que serán informados, a partir de la fecha y la hora en que su información será más conocida (a menudo, la hora de un comunicado de prensa general). Si bien algunas distribuciones pueden ser simultáneas, considere si algunos segmentos necesitan un aviso anticipado de las comunicaciones por venir. Por ejemplo, los supervisores pueden necesitar tiempo para prepararse para las preguntas de los empleados y los miembros de la junta pueden recibir con agrado la notificación de artículos de periódico inminentes. En la columna al lado de cada segmento, identifique los canales a través de los cuales se realizará la comunicación. Los canales son métodos de distribución de información que generalmente incluyen eventos y contenido escrito. Ejemplos: - Para el equipo ejecutivo, los miembros de la junta directiva, los jefes de departamento clave y los supervisores --- avisos anticipados por correo electrónico. --Para empleados --- aviso anticipado por correo electrónico, reuniones departamentales, videoconferencia, contenido del sitio web. --Para los constituyentes clave --- aviso anticipado por fax y correo electrónico, presentación en vivo. --Para el público en general --- distribución de comunicados de prensa generales, conferencia de prensa, contenido del sitio web.

Identificar las garantías necesarias. Las garantías son los materiales utilizados en la ejecución de su plan de proyecto de comunicaciones: documentos y audiovisuales, como fotos y grabaciones. Clasifíquelos como: - Colaterales de fundaciones, para usar con múltiples segmentos. Ejemplos: comunicado de prensa, hoja informativa, preguntas y respuestas, fotografías, contenido del sitio web. --Seguros colaterales, las comunicaciones que van a audiencias específicas que abordan sus necesidades y preferencias y en la "voz" de su portavoz preferido. A menudo, estos son memorandos del comunicador clave del segmento que adjuntan copias de las garantías de la fundación arriba, particularmente los comunicados de prensa. "Quería hacerle saber que nuestra compañía anunciará esta tarde la noticia de que …" Estas garantías también pueden incluir temas de conversación, descripciones de contenido o AV para comunicadores clave, como miembros del equipo ejecutivo y supervisores. - Colaterales de asesoría, memos de usted a otras personas que participarán en el proyecto, informándoles sobre el plan de comunicaciones y sus roles esperados. Adjuntar copias relevantes de colaterales de fundaciones y segmentos. En una tabla u hoja de cálculo, identifique para cada garantía lo siguiente: Nombre, Comunicador clave, Asignado a, Fecha de vencimiento del borrador, Aprobación (es) requerida (s), Fecha de vencimiento final.

Confirmar el apoyo necesario. Identifique qué soporte requerirá el despliegue de su proyecto y confirme su disponibilidad. Si no existe un soporte permanente, use una tabla u hoja de cálculo para detallar cómo obtendrá soporte como el siguiente, identificando el Artículo de Soporte, la Fuente y el Costo: - Elaboración de colaterales - Compilación de listas de distribución con información de contacto para sus segmentos objetivo --Capacidad y responsabilidad de las transmisiones masivas, como correos electrónicos grupales - Disposiciones para reuniones de grupo, conferencias de prensa y otros eventos asociados.

Detalle del proyecto en ejecución. Use una tabla u hoja de cálculo para enumerar y establecer de manera secuencial el tiempo para cada actividad que planea para el despliegue de sus comunicaciones. Identifique quién hará qué y cuándo, y también las garantías que utilizará cada uno. Considere estos encabezados de columna: Número, Fecha y hora, Actividad, Colaterales que se utilizarán, Persona (s) responsable (s) y Estado o Notas. Planifique incluir el Detalle de implementación del proyecto en las garantías de asesoría que proporciona a otras personas que participan en él, como miembros del equipo ejecutivo, supervisores y personal de apoyo.

Planificar el seguimiento del proyecto. Use una tabla o una hoja de cálculo para detallar el seguimiento, como: - Preguntas de anuncios de los interesados, tales como empleados y medios de comunicación - Evaluación del proyecto, que probablemente incluya el éxito de la ejecución del proyecto y evaluaciones subjetivas de la respuesta de la audiencia

Hacer un presupuesto. Identifique los costos anticipados de acuerdo con las políticas financieras de su organización. Es posible que solo necesite identificar aquellos que no están incluidos en el presupuesto existente para el soporte general de comunicaciones.

Obtenga su plan de proyecto aprobado. Proporcione su trabajo al propietario del proyecto para su aprobación antes de comenzar la ejecución y solicite sugerencias de mejora. Prefacio de su documento de propuesta con un breve resumen ejecutivo. Siga este esquema e incorpore sus tablas / hojas de cálculo en lugar de la narrativa detallada: - Resumen ejecutivo - Propósito y objetivos del proyecto --Considerantes y audiencias (tabla o hoja de cálculo) - Detalle de despliegue de las comunicaciones (tabla o hoja de cálculo) --Collaterales (tabla u hoja de cálculo) - Planes de seguimiento - Soporte necesario - Presupuesto

Consejos

Si la confidencialidad lo permite, consulte con las partes interesadas y miembros de la audiencia o con quienes trabajan con ellos para comprender mejor sus necesidades e intereses de información. Además de sus canales de comunicación habituales, planee eventos especiales para noticias no rutinarias que denoten su "especialidad".