La comunicación tradicional del proyecto tuvo lugar dentro de una estructura claramente definida, utilizando canales como correo interno, teléfonos, memorandos y reuniones formales. Las comunicaciones modernas de proyectos utilizan tecnología como el correo electrónico, la intranet y las redes sociales para compartir información dentro de una estructura de equipo más flexible. Las necesidades de comunicación han cambiado de acuerdo con el surgimiento de nuevos enfoques para la gestión de proyectos y la necesidad de informar a un grupo más amplio de partes interesadas.
Metodología
Un equipo de proyecto tradicional procesó el proyecto en etapas separadas, completando cada etapa antes de comenzar la siguiente. El equipo documentó cada etapa y obtuvo una aprobación antes de avanzar. De acuerdo con el Proyecto Smart, la práctica moderna es adoptar una metodología de proyecto ágil en la que las etapas del proyecto puedan superponerse a medida que los miembros del equipo procesan ciclos individuales, modificándolos en línea con cualquier comentario. Esto complica la comunicación, poniendo énfasis en las actualizaciones de estado y el fácil acceso a la información más reciente del proyecto.
Equipo
Un equipo de proyecto moderno incluye un amplio grupo de miembros permanentes y temporales. Además de los miembros del personal interno, un equipo también puede incluir consultores, proveedores, socios comerciales y empresas que prestan servicios de TI. El gerente del proyecto debe garantizar que todos los miembros del equipo tengan acceso seguro a la comunicación del proyecto durante el período de su participación. Según Project Place, un proyecto es un sistema social temporal donde el éxito depende de la colaboración, la comunicación y el compromiso a través del intercambio transparente de información.
Partes interesadas
Los proyectos modernos tienen un grupo mucho más amplio de partes interesadas. Además de comunicarse con los miembros del equipo y los patrocinadores, los gerentes de proyecto reconocen la importancia de mantener a todos los interesados, incluida la comunidad, los reguladores, las agencias gubernamentales y los inversores totalmente informados. Según la consultora de gestión de Cornwell, las comunicaciones ineficaces contribuyen a la falta de éxito en más del 65 por ciento de los proyectos fallidos.
Los canales
La comunicación moderna del proyecto aprovecha las comunicaciones en red para mejorar la colaboración. El correo electrónico y la mensajería instantánea permiten a los miembros del equipo compartir información de forma rápida y sencilla, en lugar de depender de canales en papel, como notas internas o faxes. Los portales de proyectos proporcionan un único punto de acceso seguro para toda la información y documentación del proyecto a través de Internet. La videoconferencia hace posible que los miembros del equipo establezcan reuniones de progreso, incluso cuando los miembros del equipo se encuentran en diferentes lugares. Las tecnologías como los blogs y las redes sociales mejoran aún más las comunicaciones del proyecto, creando un sentido de comunidad y permitiendo a los interesados proporcionar comentarios que pueden influir en el proyecto.
