Conocer a su público es clave para escribir una carta para presentar a su empresa u organización. Su intención es otro hecho esencial al escribir una comunicación comercial efectiva que transmita al lector el propósito y la estructura de su organización. El propósito de una carta de presentación va desde anunciar la llegada de su compañía en el mapa de la comunidad a una organización caritativa que solicita el apoyo financiero y en especie de los donantes y voluntarios.
Reclute al ejecutivo de más alto rango de su empresa, así como a alguien familiarizado con los conceptos de marketing o un miembro del personal con la responsabilidad de comercializar la organización para crear una carta de presentación. El ejecutivo o fundador de su empresa puede dar una idea sobre el propósito de la empresa y por qué se fundó, y su gurú de marketing puede aclarar cómo atraer a la base de clientes de la empresa.
Vota por el mejor formato para tu carta de presentación. Si su organización tiene una red de medios sociales sólida, así como una base de clientes que prefiere la comunicación tradicional, redacte dos versiones de su carta de presentación. Cree un mensaje que se vuelva viral y otro que sea más apropiado para la difusión de copias impresas.
Construye tu primer párrafo con la audiencia en mente. Llamamiento a filántropos con una apertura como "Cada año, la Fundación ABC ayuda a miles de mujeres desplazadas a reconstruir sus vidas". Sin embargo, los futuros propietarios de negocios apreciarán la inclinación empresarial de una introducción que explica los humildes comienzos de la organización, como, por ejemplo, "XYZ Corporation comenzó en el garaje de Steve Wilson como un hobby dos décadas antes de que el estadounidense promedio pudiera comprar una computadora en casa". Utilice el resto de su primer párrafo para describir el origen o la fundación de su organización.
Redacte el segundo párrafo de su carta de presentación para explicar lo que hace su empresa u organización; si capacita a trabajadores subempleados o desempleados, describa los tipos de capacitación laboral que brinda. Del mismo modo, si vende productos a mercados globales, describa las diferentes naciones que su empresa impacta a través de la distribución de sus productos a clientes de todo el mundo.
Cree una imagen de la estructura de su organización en su tercer párrafo. Evite simplemente referirse a un organigrama: su carta de presentación no debe tener archivos adjuntos. Describa el equipo de liderazgo ejecutivo y cómo cada miembro del equipo participa en el desarrollo de la estrategia de la empresa. Cuéntele a sus lectores sobre las funciones departamentales de su compañía y cómo interactúan los departamentos. Reconoce tu capital humano; explique cómo las calificaciones y experiencia de sus empleados y cómo contribuyen al éxito de la organización. "Los empleados de XYZ Corporation tienen una experiencia combinada de 75 años en redes informáticas y desarrollo de software" es un ejemplo de reconocimiento de la experiencia profesional de sus empleados.
Envuelva su carta en un cuarto párrafo replanteando el propósito de su introducción. Si es nuevo en la comunidad empresarial, invite a los clientes e incluso a otras empresas a pasar por su tienda o visitar su sitio web. Para obtener una carta de presentación que solicite una donación, reitere el propósito de su organización, sus éxitos pasados y solicite donaciones. Involucre a sus lectores en descubrir más sobre su empresa y organización.
Prepare una línea de firmas para el ejecutivo de más alto rango o el líder de la organización de su empresa. Siempre que sea posible, prepare copias de la carta para firmas individuales y originales, que agregan un toque cálido y personal a la comunicación empresarial.
