Un contrato de catering es más que una discusión sobre comida, bebidas y decoración en papel. De hecho, un contrato de catering es un acuerdo legal y obligatorio por escrito que describe las expectativas del servicio entre un vendedor de alimentos y un cliente. Un contrato de catering bien redactado proporciona una comprensión clara de las obligaciones, los plazos y las expectativas de pago para que ambas partes ingresen al acuerdo. Al redactar su propio contrato de restauración, asegúrese de administrar todas las expectativas de servicio de alimentos, procedimientos, tarifas, preocupaciones de responsabilidad y fechas de entrega para su negocio de restauración.
Reúna los detalles importantes del cliente necesarios para ejecutar y escribir el contrato de catering. Haga un borrador de un formulario que solicite al cliente la siguiente información: el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del cliente, la fecha y la ubicación específica de la función, la hora de inicio y la duración esperada de la función, y el número de invitados esperado: adultos, niños, y vendedores como fotógrafos y DJs. Inserte esta información en los primeros párrafos del contrato, según corresponda, y luego conserve el formulario para futuras referencias.
Incluya un desglose detallado de los costos de los alimentos y otros servicios proporcionados por el proveedor. Para evitar malentendidos entre el proveedor y el cliente, proporcione la siguiente información: una proporción de personal y servidores con respecto a los huéspedes, el menú y el tipo de servicio prestado (bufé, cena sentada o una combinación de servicios), el costo por persona. tarifa por hora para el personal, el tipo de bebidas que se sirven y cualquier otro detalle pertinente del evento, así como el costo total estimado del evento.
Describa todos los costos por servicio de comida por persona, alquileres, incluidos alquileres de instalaciones, tarifas de instalación, tarifas de limpieza, tarifas por horas extraordinarias, tamaño de las porciones, tarifas por huéspedes adicionales y cargos de la cuenta morosa. Tenga en cuenta también cualquier servicio especial, como comidas en llamas o construcción y vertido de copas de champán, y cualquier tarifa asociada. Si el cliente espera proporcionar bebidas alcohólicas, el contrato debe tener en cuenta cualquier tarifa de descorche.
Inserte un acuerdo de honorarios en el contrato que incluya todos los costos mencionados anteriormente, así como también impuestos y propinas. Esta misma cláusula debe incluir un calendario de pagos. Los contratos de catering estándar incluyen un pago inicial o una tarifa de retención para cubrir los costos de los alimentos básicos e iniciar el acuerdo. Además, el pago final del precio estimado generalmente se espera a más tardar tres días hábiles antes del evento; la fecha exacta debe especificarse en su contrato. También especifique una fecha poco después del evento para la liquidación final de cargos como invitados adicionales, horas extraordinarias, roturas, etc. Su contrato debe indicar claramente su política con respecto a formas de pago aceptables, como efectivo, tarjeta de crédito, cheque o fondos certificados, para su servicios de banquetería.
Los detalles del evento pueden cambiar de forma inesperada, y debe negociar los términos de reembolso o cancelación del acuerdo de restauración. La inclusión de una cláusula que describe la ruptura del acuerdo protege al propietario de la restauración y al cliente de la responsabilidad y los honorarios en curso. Determine los términos relativos al reembolso del depósito o la evaluación de los cargos adicionales para cortar el contrato de restauración.
Describa los pasos necesarios para el incumplimiento de contrato. Antes de firmar el acuerdo, asegúrese de que ambas partes estén al tanto de quién es responsable de los honorarios de los abogados en el caso de una demanda. Además, incluya una opción para buscar la mediación para la resolución de conflictos si desea evitar costos legales.
Consejos
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Evita las ganas de elaborar un contrato informal y amigable. El servicio de cualquier función cuesta una gran cantidad de tiempo y dinero, y debe estar seguro de que está bien pagado por la comida que proporciona y los servicios que presta. Si, por ejemplo, se niega a incluir una provisión para que el cliente pague las horas extraordinarias de los bartenders y el evento se demore, se les pagará a sus bartenders horas extras, pero saldrán de sus fondos, no de los clientes.
Advertencia
Si el cheque de su cliente se devuelve sin pagar por algún motivo, su banco le cobrará una tarifa. Su contrato debe incluir un cargo por los pagos no cumplidos por el banco del cliente o la compañía de tarjeta de crédito.
