"Trabajo" solía significar el lugar al que ibas todos los días tanto como lo que hacías allí. "Ir a trabajar" significaba vestirse, salir por la puerta y tomar un auto o transporte público a un edificio donde pasaba todo el día adentro, excepto, tal vez, salir a almorzar. Hoy en día, muchas personas trabajan desde una mesa en su cafetería local o su comedor, o desde un escritorio instalado en lo que solía ser un dormitorio. Pero no son autónomos ni autónomos. Se conectan con compañeros de trabajo en todo el país o incluso con el mundo tan fácilmente como entrar en el siguiente cubículo. Bienvenido al negocio virtual.
Definición de negocio virtual
El significado de la frase "negocio virtual" ha cambiado dramáticamente a través de los años. Hace tan solo 10 años, una compañía podía llamarse virtual si subcontrataba parte de su trabajo a personas que trabajaban en otra ciudad. Otros permitieron que ciertos puestos de trabajo tuvieran "equipos virtuales" junto con sus equipos internos. Las palabras de moda de los tiempos eran "teletrabajo" y "teletrabajo". Más recientemente, el rumor ha consistido en permitir que algunos empleados "trabajen de forma remota".
Hoy en día, cada vez más empresas se conocen como "100 por ciento virtual". Esto significa que no hay una oficina principal a la que acudir, y todos en la empresa trabajan de forma remota, generalmente por su cuenta en lugar de en grupos. Los empleados a menudo se extienden por todo el país, e incluso en otros países también. Su ubicación no es importante, siempre y cuando tengan un teléfono y un acceso constante a Internet.
Algunos no pueden imaginar no tener un lugar de ladrillo y cemento donde todos van a trabajar. Pero, funciona tan bien para otros que cada vez más empresas están empezando a rodar para convertirse en 100% virtuales, también.
¿Cómo funciona un negocio virtual?
La comunicación es la clave para hacer que el negocio virtual funcione bien. Hoy en día, es común que las personas revisen su correo electrónico y realicen llamadas telefónicas varias veces al día, desde donde se encuentren. Uno de los principales beneficios de la tecnología de teléfonos inteligentes es poder mantenerse en contacto fácilmente cuando estás en movimiento. Los empleados virtuales deben acostumbrarse a revisar los mensajes varias veces al día. Cuando un cliente, compañero de trabajo o jefe dice: "Te envié un correo electrónico", la respuesta ya no puede ser: "No lo he visto; estoy fuera de la oficina". Como mínimo, la respuesta debería ser: "Déjame revisar mi correo electrónico".
Anteriormente, cuando un empleado quería trabajar desde su casa, los gerentes e incluso los compañeros de trabajo desconfiaban de cuánto trabajo se estaba haciendo. La comunicación diaria elimina ese miedo. Los empleados pueden decirse fácilmente entre ellos en qué están trabajando y cuánto han logrado, así como consultar con sus gerentes.
Los archivos pueden ser compartidos a través de correo electrónico. Las imágenes tales como cuadros, gráficos y material gráfico se pueden escanear y enviar en un archivo directamente desde un teléfono inteligente. Con los documentos frente a cada persona involucrada, pueden realizar una llamada de conferencia para discutirlo como si estuvieran todos juntos en una sala de conferencias. Ni siquiera tiene que ser una llamada de conferencia formal. Dos personas que tienen una conversación pueden parchear en otras personas con las que quieren hablar.
Al igual que los compañeros de trabajo y los gerentes de una oficina física estarían preocupados si el cubículo de alguien permaneciera sin uso durante el día sin que el empleado llamara al hospital o le avisara a alguien que no estaba en un cliente, nadie en un negocio virtual debería estar ausente durante el día.
Sin embargo, hay una cierta cantidad de confianza requerida en el negocio virtual. La gerencia no debería pasar todo el tiempo haciendo un seguimiento de las personas. El punto es ser productivo, dondequiera que estés. Y eso es fácil de discernir. Si el trabajo se realiza dentro del plazo establecido, los trabajadores son productivos. Muchos propietarios o gerentes de negocios virtuales dicen que la productividad de su empresa aumentó una vez que se convirtieron en un negocio virtual.
Contratar a los empleados adecuados
No todas las personas lo harán bien en un entorno de negocios virtual. Algunas personas necesitan caminar por la puerta de su lugar de trabajo para entrar en la mentalidad de estar "en el trabajo". Les gusta tener el zumbido de gente ocupada a su alrededor. No pueden ser tan productivos sentados solos, solos en una habitación y la cafetería local no es un sustituto viable para ellos.
Ciertos rasgos de personalidad indican que una persona probablemente podría funcionar bien en un negocio virtual:
- Independiente y seguro trabajando por su cuenta.
- Autodirigido, tomando la iniciativa sin ser dicho.
- Apasionado por el trabajo, y ganas de trabajar.
- Confiable, leal y dedicado.
La pregunta es, por supuesto, ¿cómo reconoces estos rasgos en los solicitantes? Comience con los empleados actuales. Conoces a los que trabajan bien de manera independiente y a los que acuden a ti para obtener aprobación en todo. Los que han permanecido en el trabajo durante años y son productivos en lugar de dedicar tiempo, son leales y dedicados. Puede confiar en que ellos hagan el trabajo, y no hay razón para esperar que no continúen con su ética de trabajo cuando trabajan virtualmente.
Cuando entreviste a nuevos postulantes para trabajos virtuales, los rasgos de independencia, autodirección, pasión y confianza son una buena manera de limitar sus opciones. Luego haces lo que siempre has hecho al contratar: ve con tu instinto.
Pros y contras de la edad
Muchas personas dicen que los trabajadores más jóvenes que están acostumbrados a hacer todo lo posible en línea son ideales para trabajar en un negocio virtual. Los llamados Millennials, por ejemplo, que el Centro de Investigación Pew decidió recientemente que nacieron entre 1981 y 1996, se ajustan a esa descripción.
Sin embargo, las etiquetas pueden ser peligrosas. Es cierto que la mayoría de las personas en ese rango de edad son tecnológicamente inclinadas. No solo conocen la tecnología, sino que también suelen adaptarse fácilmente a la nueva tecnología. Pero, en primer lugar, eso es un gran rango de edad. Segundo, los rasgos de personalidad aún deben ser considerados.
Solo usted puede determinar cuánta experiencia se requiere para cada trabajo y, en cierta medida, la experiencia llega con la edad. Alguien que tiene 22 años y acaba de salir de la universidad probablemente no tendrá la madurez de un joven de 35 años y ciertamente no es la experiencia. Sin embargo, un nuevo graduado puede tener una pasión por el trabajo y la exuberancia en general que puede recorrer un largo camino en cualquier entorno de trabajo.
Sin embargo, es arriesgado suponer que los empleados virtuales deben ser jóvenes. Los trabajadores de más edad, por ejemplo, los llamados "baby boomers" nacidos entre 1946 y 1964, a menudo se consideran fuera de su elemento en lo que respecta a la tecnología. Por supuesto, es natural aferrarse a lo familiar. Pero eso no significa que todos los solicitantes de "cierta edad" no puedan ser excelentes empleados virtuales.
Primero, algunos son muy buenos con la tecnología y les encanta. Aquellos que no lo son pueden aprender cualquier dispositivo que use su compañía. En segundo lugar, los trabajadores mayores tienden a permanecer en empleos más tiempo y pueden ser más leales y comprometidos en general. Incluso los que están en o cerca de la edad de jubilación suelen estar contentos de estar trabajando. No están buscando promociones o usando el trabajo como un trampolín.
Si tanto los trabajadores más jóvenes como los mayores pueden aportar beneficios a un negocio virtual, tampoco se olvide de los intermediarios. El hecho es que la edad es probablemente el menor factor a considerar cuando se contrata para trabajos virtuales. Tener empleados de todas las edades ofrece beneficios significativos. Los trabajadores más jóvenes generalmente se muestran felices de mostrar cómo usar la tecnología a cualquier persona que necesite ayuda. Los trabajadores de más edad tienen años de experiencia y conocimientos que pueden compartir para brindar información sobre muchas situaciones laborales.
Trabajos que funcionan bien virtualmente
Si bien casi cualquier trabajo se puede hacer virtualmente, algunas categorías se pueden adaptar más fácilmente. Aquellos que han empleado con éxito trabajadores virtuales, ya sea a tiempo completo o parcial, incluyen:
Creativo: Las empresas centradas en las artes creativas y la escritura, como la publicidad y la publicación, siempre han recurrido a especialistas fuera de su empresa cuando surgió la necesidad. No podían permitirse el lujo de mantener artistas talentosos en el personal, y trabajar con ellos prácticamente les permitió contratar personas con diferentes especialidades y talentos para cada tarea.
Financiar: Los trabajos que se basan principalmente en números, como contadores y planificadores financieros, pueden realizarse desde cualquier lugar. Simplemente envíeles por correo electrónico los archivos o documentos financieros con breves explicaciones, y pueden tomarlos desde allí. Están acostumbrados a trabajar solos y, por lo general, no son personas que necesitan tener otras personas a su alrededor para ser productivos.
Ventas: Los vendedores externos siempre han sido confiados para trabajar mientras están fuera de la oficina. Ahí es donde están sus clientes y prospectos. Es fácil decir si son productivos a través de sus números de ventas.
Internet: La esencia misma de los trabajos en Internet los hace ideales para negocios virtuales. Los diseñadores web, los desarrolladores de software o cualquier trabajo realizado para Internet se pueden realizar virtualmente.
Educación: Las universidades e incluso las escuelas secundarias han tenido clases en línea durante algún tiempo, y algunas ahora están completamente en línea. ¿Quién no ha tomado una clase de entrenamiento en línea? Se está convirtiendo en la forma más popular de entrenar para cualquier cosa, ya sea un nuevo trabajo, un nuevo producto o un nuevo procedimiento. Numerosas compañías de tutoría ofrecen tutoría en línea, incluso cuando el alumno y el maestro están a miles de millas de distancia.
Servicio al cliente: Muchas empresas tienen representantes de servicio al cliente virtual. El cliente probablemente imagina que está llamando a un departamento físico en la compañía, pero no hay razón para que los representantes no puedan trabajar desde su casa. Todo lo que necesita es un teléfono, acceso a Internet a un manual de servicio al cliente, extensiones telefónicas en caso de que necesiten transferir la llamada y la capacidad de usar un auricular donde se encuentren.
Mesa de ayuda: Al igual que el servicio al cliente, el "servicio de asistencia" responde preguntas para una compañía de TI o cualquier otra que necesite explicar los detalles a un cliente confundido. Ese escritorio puede estar en cualquier lugar donde puedas poner una laptop y una persona.
Muchos trabajos pueden adaptarse para trabajar virtualmente o una combinación de reunirse en persona y trabajar de forma remota. Por supuesto, industrias como la fabricación, donde los productos físicos se fabrican en una instalación, requieren que el trabajo se realice en las instalaciones. Pero eso no significa que las ventas, los servicios administrativos, financieros y de gestión de las instalaciones no puedan realizarse de manera virtual.
Dirección de Negocio Virtual
Si desea dar la impresión de tener una oficina física o simplemente darles a sus clientes un lugar para enviar correos y paquetes, numerosas empresas brindan este servicio. Por lo general, cobran mensualmente según la cantidad de correo que recibe. Le darán una dirección, la posibilidad de ver su correo en línea y decidir qué hacer con cada pieza. Las opciones van desde destruirlo hasta reenviarlo físicamente a una dirección que proporcione.
Gestión de negocios virtuales
Los gerentes y propietarios también deben ajustar su forma de pensar para operar un negocio virtual con éxito. El mejor estilo de gestión para todos, incluidos los gerentes, es una combinación de comunicación, flexibilidad y confianza.
Muchas compañías establecen algún tipo de "reunión de todos los participantes" para que se realice de manera regular. Tal vez sea una llamada de conferencia el lunes por la mañana para discutir los objetivos de cada persona para la semana. Como no les está pidiendo que se presenten en persona, todos los que no están enfermos deberían poder "asistir" a una llamada de conferencia.
Decida cómo quiere que cada empleado se reporte y cuándo, durante el resto de la semana. Si le dice a todos los empleados que lo llamen todos los días para decirle dónde están y qué están logrando, su trabajo se verá afectado por las llamadas telefónicas durante todo el día. Pedirles que le envíen un correo electrónico con la información le permite leerlo a su conveniencia. Una lista de verificación semanal que incluya todos los nombres será fácil de marcar cuando cada uno informe ese día.
Pero, hay un elemento adicional de confianza requerido de los gerentes en un negocio virtual. No puedes mirar y ver quién está en sus cubículos en un momento dado. Tienes que poder confiar en que los empleados están haciendo lo que dicen que están haciendo. Si la productividad es la misma o mejor de lo que era, su negocio virtual está funcionando.
