La forma en que una empresa se ejecuta directamente afecta a los éxitos y fracasos que tendrá. Cuando el equipo de administración identifica objetivos sólidos a largo plazo para la organización, además de formas innovadoras de lograrlos, la organización en su conjunto tiene la motivación y el impulso para trabajar hacia ese resultado.
Imagine trabajar para una organización en la que el equipo de alta dirección no reconoció ningún plan de crecimiento ni metas a largo plazo. ¿Qué pasaría con esa empresa? Puede mantenerse durante algunos meses, pero la falta de planificación o intervención estratégica podría llevar a su desaparición. Del mismo modo, no contar con la dirección de la alta gerencia puede hacer que los empleados pierdan la confianza en la empresa. La planificación de la organización, que incluye estrategias para todos los niveles de la empresa, es imperativa para el éxito del negocio.
Definición de planificación de la organización
La planificación de la organización comienza cuando el equipo directivo superior identifica los objetivos a corto y largo plazo de la empresa. Una vez que esos objetivos se han definido y refinado para que sean claros y alcanzables, es esencial formular estrategias y planes específicos para alcanzar esos objetivos. La planificación de la organización garantiza que haya una visión para el negocio para que los empleados sepan y entiendan cómo sus trabajos diarios contribuyen a la compañía en general.
Los objetivos que establece una empresa deben ser lo suficientemente realistas para ser implementados dentro de los recursos de la organización. Es bueno alcanzar las estrellas, pero al mismo tiempo, los objetivos también deben ser alcanzables. No poder alcanzar objetivos que están fuera de alcance puede ser desmoralizador para la empresa. Un buen objetivo también debe ser cuantitativamente medible. De esta manera, la compañía puede seguir su progreso a lo largo del año fiscal, verificando qué tan lejos han llegado y cuánto más les queda por recorrer. También es importante trazar un marco de tiempo para alcanzar la meta, como en un año fiscal o un trimestre. De esta manera, la empresa puede establecer plazos de proyectos para mantener a todos en el buen camino.
Además de definir los objetivos y desarrollar planes para alcanzarlos, la planificación de la organización abarca la asignación de personal y recursos.Las personas adecuadas deben estar en su lugar para desempeñar sus funciones, y los recursos necesarios, incluidas las finanzas, deben estar disponibles para la organización para que puedan implementar con éxito los planes establecidos.
Como cada organización es única, ninguna estructura o método de personal funcionará para todas las empresas. Sin embargo, ciertos factores siempre deben considerarse en la planificación de una estructura organizativa efectiva. Las empresas deben investigar y evaluar las fortalezas y debilidades de las diversas opciones de estructura organizativa, como las estructuras funcionales, divisionales o matriciales, y considerar cuál las configurará para alcanzar mejor sus objetivos organizacionales. La compañía también necesitará predecir sus patrones de crecimiento y cómo encajan con sus planes generales. Además, la organización deberá ver qué estructura producirá la eficiencia operativa más significativa y la satisfacción del trabajador.
La planificación de la organización puede aplicarse a cualquier tamaño de una empresa, ya sea una pequeña empresa empresarial o un conglomerado multinacional. En cualquier situación, es crucial para el equipo de administración determinar los objetivos de la empresa y establecer planes para lograrlos, además de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
Tipos de planificación de la organización
Hay muchas formas de clasificar los tipos de planes de organización, aunque muchos de ellos se dividen en cuatro categorías principales: financiera, estratégica, de contingencia y de sucesión. Cada tipo de plan de organización contempla el negocio como un todo, pero a través de la lente de un área en particular. De esta manera, es fácil ver cómo el negocio se desempeñará en muchos escenarios diferentes.
La planificación financiera en una organización tiene como objetivo generar un mayor ingreso o aumentar la participación de mercado del negocio. Además, la planificación financiera puede resolver problemas financieros previsibles que la empresa puede enfrentar en el futuro. La forma en que se estructura un plan financiero depende del nivel de la empresa y los objetivos que desea lograr. Un factor importante de un plan financiero es que debe estar enraizado en la realidad. Al igual que la planificación efectiva de objetivos, el plan financiero debe tener en cuenta la verdadera imagen financiera de la empresa, ahora y en el futuro. El plan también debe ser prospectivo, de modo que pueda detectar cualquier problema potencial que la empresa deba superar.
Tome una pequeña empresa, como una agencia de marketing digital, por ejemplo. Con una plantilla de cinco personas, la empresa está estancada en una meseta y no tiene suficientes recursos humanos para hacer crecer el negocio. Incrementar sus ventas es uno de sus objetivos organizacionales. Sin embargo, si contratan a otro empleado, entonces no tienen las finanzas para pagarlos. Tener un plan financiero claro para esta organización no solo les ayudará a descubrir cómo obtener un recurso adicional, sino también cómo pagar por ellos. Además, tener ese nuevo empleado puede ayudarles a aumentar sus ventas y cumplir con su objetivo organizativo.
Otro tipo de plan de organización es la planificación estratégica, que implica traducir la visión de la empresa en metas y objetivos, con pasos para alcanzarlos. La planificación estratégica no solo mira hacia adentro a la compañía en sí, sino que también se enfoca en el mercado y la industria, así como en los competidores. Este tipo de planificación implica analizar las oportunidades futuras de la empresa y las posibles amenazas entrantes. También requiere conocer plenamente las fortalezas y debilidades de la organización. La planificación estratégica también requiere tener una comprensión de quiénes son los competidores en el mercado, y precisamente cuáles son sus fortalezas y debilidades en comparación con la organización. Tener una visión realista del mercado y la economía en general también es imperativo.
En el caso de la agencia de marketing digital, por ejemplo, parte de su visión estratégica puede ser ofrecer un nuevo servicio, como la redacción de materiales de generación de leads. Si la empresa se ha centrado principalmente en el diseño web y la publicidad en línea hasta ese momento, deberán realizar una investigación exhaustiva en el campo de la redacción para comprender cómo se desenvuelve en la industria. Si sus competidores ofrecen redacción publicitaria como un servicio, entonces puede ser prudente para ellos ofrecerlo también. También pueden necesitar una manera de diferenciar sus servicios de redacción de sus competidores.
Muchas organizaciones también crean planes de contingencia para resultados que están fuera del ámbito de lo normal. Este tipo de planificación de la organización ayuda a mitigar los riesgos potenciales para la empresa e incluso puede ayudarles a evitar eventos que pueden tener efectos catastróficos. Un plan de contingencia sólido está bien investigado y presenta escenarios realistas que pueden tener repercusiones negativas en la empresa, y proporciona una solución paso a paso que la compañía puede implementar en ese escenario. La planificación de contingencia puede salvar a una organización de la caída y puede ayudarla a crecer en tiempos de transición.
Un posible escenario catastrófico para la agencia de marketing digital puede ser que su mayor cliente, que proporciona más del 50 por ciento de sus ingresos, decida firmar con uno de sus competidores. En este caso, la empresa perdería una gran parte de sus ingresos. Si no pueden encontrar una manera de reemplazarlo, es posible que tengan que declararse en bancarrota. Un plan de contingencia, en su caso, brindaría posibles soluciones para este problema, que puede incluir formas de traer de vuelta a ese cliente a la compañía, aumentar sus ingresos a través de otros canales o incluso solicitar un préstamo para alivio a corto plazo. Al tener un plan ya en marcha si su cliente más grande se va, la agencia de marketing digital puede ponerse a trabajar inmediatamente para tratar de resolver su problema, en lugar de perder el tiempo tratando de encontrar un plan mientras están en modo de crisis.
La planificación de la sucesión es otra forma efectiva de planificación de la organización. Esto implica desarrollar una estrategia para poner en práctica cuando un jugador clave en la organización se retire. Si alguien en una función de gestión de toma de decisiones abandona la organización por cualquier motivo, planificado o no, la empresa en su conjunto puede desviarse del camino. Es posible que no puedan cumplir con sus objetivos organizacionales si no cuentan con el liderazgo adecuado. La planificación de la sucesión implica algo más que nombrar un sucesor. Significa entrenar y preparar a esa persona para que ocupe el puesto de liderazgo antes de que surja la necesidad. De esta manera, no hay tiempo de demora para que el sucesor se ponga al día, y la organización puede continuar con sus negocios como de costumbre.
Si el desarrollador web principal de la agencia de marketing digital se fue repentinamente, por ejemplo, la compañía podría no ser capaz de completar sus proyectos existentes o cualquier proyecto nuevo hasta que tuvieran un reemplazo en su lugar. Para una pequeña empresa, esto podría significar que tendrán que cerrar sus puertas. Con un plan de sucesión, pueden haber estado entrenando a un desarrollador junior para asumir el rol. Si esa persona ya estaba preparada para el puesto principal de toma de decisiones, entonces la agencia podría continuar prestando servicios a sus clientes sin ningún problema.
Por qué necesita utilizar la planificación de la organización
La planificación adecuada de la organización permite a la empresa alcanzar su máximo potencial. Al utilizar un enfoque sistemático, las empresas pueden establecer a dónde quieren ir y luego implementar los pasos que pueden seguir para llegar allí. Si una organización está interesada en el crecimiento y no sabe cómo llegar, la planificación de la organización puede ayudar a establecer los pasos que deben seguir, tanto para definir sus objetivos como para alcanzarlos.
La planificación de la organización ayuda a las empresas a ser estratégicas en la forma en que toman decisiones clave. Cuando hay objetivos de la empresa más grandes en su lugar, entonces es más fácil tomar ciertas decisiones cuando se utiliza un método estratégico. Del mismo modo, la planificación de la organización puede ayudar a las empresas a desarrollar sus fortalezas. Si hay áreas específicas en las que la organización sobresale, sería prudente apostar por aquellas más para hacer crecer el negocio. En el otro extremo del espectro, las debilidades de una organización pueden mejorarse utilizando la planificación de la organización. Los elementos de planificación financiera y de contingencia pueden desempeñar un papel importante para superar las debilidades de una empresa.
Preparar a la empresa para el éxito es una de las razones principales por las que deben usar la planificación de la organización. A través del desarrollo de planes y procesos, la empresa puede trabajar para mejorar los procedimientos que se implementan continuamente. Mejorar la forma en que opera la compañía ayuda a darles también una ventaja competitiva, lo que también puede aumentar su negocio.
Cómo mejorar la planificación de la organización
Ningún método de planificación de la organización funciona para una empresa. Muchas veces, una empresa tiene que aplicar diferentes formas de planificación de la organización para encontrar lo que funciona mejor para ellos. Mejorar la planificación de la organización es un trabajo continuo, porque a medida que la empresa crece y cambia, la forma en que la empresa planea cambiar debe cumplir con los nuevos requisitos.
La honestidad y la apertura son aspectos importantes de la planificación de la organización. Es vital tener una visión clara y objetiva de cómo está la organización. De esta manera, es más fácil identificar los problemas o amenazas potenciales que enfrenta la organización, o las debilidades específicas que son evidentes dentro de la empresa. Eliminar los obstáculos internos a los que se enfrentan los empleados les ayuda a centrarse en la tarea en cuestión. Una vez que se eliminan los obstáculos internos, como algunos procedimientos o políticas, los empleados pueden trabajar para mejorar las debilidades de la organización.
Cuando se busca mejorar la planificación de la organización, es imperativo contar con un conjunto de métricas para medir el desempeño del plan. Las métricas pueden proporcionar un gran valor y actuar como una guía para tomar decisiones sobre elementos clave del negocio. La administración puede usar los datos para identificar áreas donde la organización necesita enfocar sus esfuerzos y luego desarrollar estrategias para ajustar las operaciones, lo que lleva a la compañía a mejorar su desempeño general.
